Midt i nye koronavirusbekymringer og et stadig mer teknologisk nettverk, vokser nettaktivitet som et alternativt kommunikasjonsmiddel for kolleger og studenter for å øke produktiviteten. Flere nettsteder og applikasjoner har vokst i popularitet for å legge til rette for mer effektive former for kommunikasjon og diskusjon både på og utenfor arbeidsplassen.
La oss ta en titt på Gmail og Slack, to applikasjoner, som når de brukes produktivt, i stor grad kan være fordelaktige for bruk på arbeidsplassen.
Produktivitetshack for Gmail
Gmail fungerer som en e-posttjeneste som drives av Google. Gjennom applikasjonen sender og mottar folk e-poster, dokumenter, bilder, videoer og noen ganger til og med klasseromsvarsler. Gmail lar kolleger, lærere og folk generelt kontakte hverandre av ulike grunner med mange forskjellige vedlegg. Selv om det har blitt fastslått at Gmail er et nyttig program, er her flere måter å forbedre Gmail-produktiviteten på:
1. Apper og varsler
Last ned Gmail til smarttelefonen fra App Store eller Google Play Store. Bokmerk det på den bærbare datamaskinen. Forutsatt at du eier en Gmail-konto og sjekker e-postene dine for å kommunisere med andre, gjør disse tingene det enklere for deg å få tilgang til kontoen din og bli derfor mer responsiv og proaktiv når det gjelder å holde seg på toppen av produktiviteten kommunikasjon. Hver gang du mottar en e-post, kan du slå på varsler slik at du kan svare og holde deg oppdatert veldig raskt for de som er veldig viktige.
2. E-postlister
Send gruppe-e-post med e-postlister. Hvis du er direktør eller klubbleder og ønsker å sende en massee-post til flere personer om møter, vil det være nyttig å opprette grupper og send e-posten til en gruppe, i stedet for å skrive inn den individuelle e-posten til hver mottaker for hver enkelt e-post. For å gjøre dette, bruk Google-kontakter, tilgjengelig fra de ni prikkene øverst til høyre på gmail.com. Velg kontaktene du vil opprette en gruppe for, og bruk bokmerkefanen i raden rett under søkefeltet for å gi gruppen et navn. Når du skriver en e-post i Gmail, kan du nå skrive inn navnet på gruppen i stedet for navnet på hver enkelt person du prøver å sende e-post til. Dette vil uunngåelig spare deg for mye tid.
3. Planlegg e-post
Når klokken er 03:37 søndag kveld/mandag morgen, kan du plutselig innse at du har glemt å sende e-post til noen med viktig informasjon, men heller ikke vil sende den på et merkelig tidspunkt. For å unngå å glemme å sende e-posten på et senere tidspunkt, kan du skrive utkast til e-posten og klikke på trekanten til høyre for send-knappen, og deretter velge tidsplan for send. Du kan automatisk sende denne e-posten på et senere tidspunkt, slik at personene som mottar den ikke stiller spørsmål ved søvnplanen din eller glemsomheten din.
Produktivitetshack for Slack
Slack fungerer som en alternativ, mer samarbeidende programvare. Det ligner mer på tekstmeldinger enn på e-post. Slack legger vekt på teamarbeid og integrasjon gjennom mer umiddelbar kommunikasjon. Slack er også et veldig nyttig program, men her er noen flere metoder for å forbedre slakk produktivitet:
1. Apper og varsler
I likhet med Gmail er det å gjøre Slack mer tilgjengelig en nøkkelmåte for å øke produktiviteten din gjennom programvaren. Last ned applikasjonen på telefonen din, og den er også tilgjengelig som applikasjon eller nettlenke for stasjonære/bærbare datamaskiner. Hver gang noen sender en melding, kan du sørge for at du mottar varsler og holder deg oppdatert med viktig informasjon.
2. Stjernekanaler
Hvis du har mange forskjellige kanaler og noen ganger har problemer med å finne den rette, kan det være nyttig å stjernemerke viktige kanaler. På denne måten vises de viktige kanalene helt øverst i venstre kolonne på Slack og gir enkel tilgang. Hvis du oversvømmes av meldinger fra Slack og ikke nødvendigvis anser alle som relevante, kan du endre varslingsinnstillinger i varslingspreferansene for en kanal. Ved å gjøre dette kan du fokusere på å prioritere viktig arbeid og sjekke Slack fra de avgjørende oppdateringene du virkelig trenger.
3. Søk i samtaler
Hvis det er noe veldig viktig nevnt tidligere i kanalen, kan du enkelt se etter det gjennom søkefeltet øverst til høyre. Bare skriv inn nøkkelord og du har enkel tilgang til en fil du en gang lastet opp eller viktig informasjon som noen en gang sendte.
Totalt sett er disse to applikasjonene en utrolig bruk av teknologi for å øke produktiviteten på arbeidsplassen. Gjennom Gmail og Slack blir det så mye enklere for folk å samhandle med hverandre på tvers av forskjellige plattformer og dele viktig informasjon på tvers av et stort nettverk. Ved å bruke noen av disse tipsene ovenfor vil du bli enda mer kunnskapsrik med bruken av disse programmene og produktiviteten din som arbeidende student, pedagog, regissør og teknologisk tilkoblet menneske vil bare øke.