Oppgrader Gmail-brukeropplevelsen din med disse syv produktivitetshackene.
Gmail er en av de mest populære e-posttjenestene for personlig bruk. Mange organisasjoner som bruker Google Workspaces tilbyr også Gmail som e-postklient. Som standard tilbyr Google mange interessante funksjoner i Gmail som fungerer som annonsert. Men med noen få små justeringer kan du virkelig bidra til å heve hele Gmail-opplevelsen.
Har du noen gang sendt en e-post, bare for å innse at den var skrivefeil, og du ønsket at du ikke hadde sendt den? Hva med hurtigtaster på Gmail? Visste du at du kunne male svar for rutine e-poster? Hvis du aldri har brydd deg om å tulle rundt i Innstillinger-menyen i Gmail, her er syv enkle måter å bli en superbruker av Gmail.
7 Tastatursnarveier
Gjør alt med tastaturet
Et av de viktigste tegnene på å være en superbruker av ethvert program er å kjenne hurtigtaster, uansett om du er på en Windows-PC, Mac eller Chromebook. Med Gmail er det en båtlast av dem. Google gjør det enkelt for deg å huske hvilken snarvei som gjør hva. Bare treff
Vil du lage dine egne snarveier? Klikk deretter på tannhjulikonet øverst til høyre i Gmail-nettleseren. Gå til Tannhjulikon >Se alle innstillinger > Avansert > Egendefinerte tastatursnarveier og velg Aktiver. Når den er aktivert, vil du se en Tastaturinnstillinger-fane, som viser alle handlingene sammen med tastene som tilsvarer den. Du kan tilpasse dette etter eget ønske og klikke videre Lagre endringer. Bare sørg for at kommandoen du tilpasser ikke kolliderer med andre snarveikommandoer.
6 Angre sending
Hvordan få mer tid til å oppheve sendingen av en e-post?
Vi har alle på et eller annet tidspunkt sendt en e-post i en rush, bare for å innse at vi gikk glipp av noen aspekter som var skal diskuteres i svaret, posten var fylt med skrivefeil, eller enda verre, posten ble sendt til feil mottaker. Gmail tilbyr en standard Angre send-kommando på 5 sekunder, men den kan økes til 30 sekunder.
Klikk på Tannhjulikon >Se alle innstillinger > Generelt > Angre sending. Fra rullegardinmenyen ved siden av, velg mellom 5, 10, 20 og 30 sekunder buffertid, og trykk deretter på Lagre endringer. Nå, hver gang du sender en e-post, vil du se et Angre-alternativ i den flytende svarte linjen som dukker opp etter at du har sendt en e-post.
5 Maler
Bli kvitt å skrive gjentatte e-poster
Det er tider når noen e-poster krever samme eller lignende svar. I en slik situasjon trenger du ikke skrive hele meldingen på nytt hver gang. Du kan i stedet lage malsvar. Klikk på Tannhjulikon >Se alle innstillinger > Avansert > Maler og velg Muliggjøre og Lagre innstillinger.
Nå, hver gang du skriver en overflødig tekst i en Ny melding (sørg for at e-postsignaturen er slettet), kan teksten lagres som en mal ved å klikke Flere alternativer > Maler > Lagre utkast som mal > Lagre som ny mal. Du kan gi malen et navn. Neste gang, når du vil svare med samme tekst, velger du bare den nødvendige malen i stedet for å skrive ut meldingen på nytt.
4 Justering av leseruten
Optimaliser skjermen eiendom
Standardmåten Gmail viser deg meldingene dine på når du åpner dem, utnytter ikke visningseiendommen best mulig. Dette gjelder spesielt hvis du har større skjermer. Dette kan justeres ved å aktivere leseruten.
Klikk på Tannhjulikon > Velg alle innstillinger > Innboks > Aktiver leserute. Velg enten Høyre i innboksen eller Nedenfor innboks mulighet for å få forhåndsvisningsruter for e-postene dine som ikke krever at du mister andre e-poster av syne.
3 Bytte mellom mange signaturer
Avlastning fra å manuelt endre signaturdetaljer
I et profesjonelt oppsett er det relevant å ha en e-signatur. Men til tider vil du kanskje ikke dele visse detaljer fra signaturen din, for eksempel telefonnummeret ditt. Det er kjedelig å manuelt legge til eller fjerne ting fra en signatur. I stedet kan du opprette flere signaturer og ganske enkelt veksle mellom dem avhengig av konteksten eller mottakeren.
Klikk på Tannhjulikon > Velg alle innstillinger > Generelt > Signatur. Klikk på Opprett ny-boksen for å legge til en ny signatur. Eldre signaturer vil dukke opp i boksen til venstre. Du kan velge signaturstandarder fra rullegardinlistene nedenfor: For nye e-poster bruk og Ved svar/videresending bruk. Klikk deretter på Lagre endringer. Nå, når du er i skriveboksen, klikker du på pennsymbolet for å få opp alle signaturene du har lagret. Du kan ganske enkelt velge den du vil bruke.
2 Flere stjerneformater
Smartere måte å kategorisere viktige e-poster på
Enten det er din personlige eller profesjonelle konto, er det noen e-poster du vil stjernemerke for å nå raskt i Stjernemerket-delen av Gmail. Som standard lar Gmail deg bare bruke den gule stjernen. Hvis du har mange stjernemerkede e-poster, kan det også gjøre det kjedelig å raskt finne den rette e-posten du søkte etter.
Klikk på Tannhjulikon > Se alle innstillinger > Generelt> Stjerner. Her kan du velge mellom 1 stjerne, 4 stjerner og alle stjerner, avhengig av dine preferanser, etterfulgt av Lagre endringer. Nå kan du veksle mellom stjernene ved å klikke suksessivt på stjerneikonet. På denne måten kan du få gode visuelle signaler for ulike typer prioriterte e-poster. Holder du musepekeren over stjernen får du vite navnet. Når du er i Stjernemerket-delen og bare vil se e-postene stjernemerket med blå stjerne, skriv ganske enkelt denne kommandoen i Gmails søkeboks: har: blåstjerne. Du kan til og med tilordne visse stjerneikoner for visse typer e-poster.
1 Filtrering av e-post med et eksempel
Superlad innboksen din
Dette er en av de kraftigste funksjonene i Gmail, og hvis den brukes med omhu, kan den virkelig hjelpe deg med å organisere innboksen din, bli kvitt uønskede e-poster og lage mapper for bestemte typer e-poster. Mens Gmail har faner som Markedsføring, Oppdateringer og Sosialt, noen ganger sklir noen e-poster gjennom disse og vises i Primær-fanen. Du vil at fanen Primær kun skal ha de absolutt viktige e-postene.
Klikk på Vis søkealternativer, plassert på høyre side i søkefeltet på Gmail. Nå, avhengig av målet du ønsker å oppnå, kan du legge til detaljene i de respektive feltene for å lage filtre.
La oss si at jeg vil legge til et nyhetsbrev (fra Nettleseren) som vises i Primær-fanen min, til en mappe der jeg har alle nyhetsbrevene jeg abonnerer på. I så fall vil jeg legge til e-postadressen til Nettleseren nyhetsbrev og klikk Opprett filter. På neste skjerm får jeg flere alternativer. jeg valgte Hopp over innboksen, Påfør etiketten (navnet på mappen Nyhetsbrev), og Bruk også filter på samsvarende samtaler. Dette vil sikre at hver e-post fra Nettleseren vil havne i nyhetsbrevmappen min og vil ikke vises i innboksen min.
Du kan gjøre mange ting, for eksempel automatisk arkivering av markedsførings-e-poster, tømme Gmail-innboksen hvis den blir full, sletter automatisk e-poster fra visse e-post-IDer, eller søppelpostmappen, og mye mer.
Tar kontroll over Gmail-kontoen din
De syv hackene diskutert ovenfor vil definitivt øke Gmail-opplevelsen din til en viss grad. Hvis du gjør deg kjent med Innstillinger-menyen til Gmail og Vis søkealternativer, vil du garantert gjøre deg om til en Gmail-superbruker. Å bruke disse tipsene ender også opp med å spare mye tid som ellers ville blitt brukt på overflødige oppgaver. Ikke glem å også sjekke ut hvordan du kan administrere passordene dine med Google.