Etter å ha gjennomgått nyere programvareoppdateringer til visse versjoner av Microsoft Excel sommeren 2017, tildelte Microsoft sporendringer som en eldre funksjon. For å gjøre det enklere å bruke, kan du legge det til på hurtigtilgangsverktøylinjen for å spore hver fil. Alternativt kan du legge til Excel-båndet ved å opprette en ny gruppe og legge den til i denne nye gruppen.
Som med Word, oppdaterte Microsoft programmet sitt med inkludering av en ny medforfatterfunksjon i for å muliggjøre deling av arbeidsbok på nettet og endringshistorikk blant kolleger, jevnaldrende, venner, familie, etc. Delte arbeidsbøker er designet for å gi brukere tilgang til og redigere sammen når de har fått godkjenning.
La oss for eksempel si at du ba noen om å korrekturlese eller samarbeide om et Excel-prosjekt med deg. Det er en ganske enkel mekanisme ettersom Excel praktisk talt lar deg merke stavefeil (og har en stavekontroll), sette inn kommentarer i margen osv. elektronisk, og relativt likt som et Word-dokument.
Det eneste unntaket å merke seg er at Excel vil fremheve de endrede cellene, mens du i Word vil observere endringer i ord og setninger. Det er imidlertid to ting å ta hensyn til før vi begynner.
Hvis Excel-arket ditt inneholder en tabell, nekter funksjonen Spor endringer å fungere i et regneark. For å tillate bruken, må du aktivere "Spor endringer" på arbeidsbøkene ved først å velge den eksisterende tabellen, og deretter velge "Design-fanen" og deretter velger du "Konverter til området." Hvis du trenger redigeringer fra andre brukere, må arbeidsbøkene deles på et gjensidig tilgjengelig sted.
På grunn av det faktum at versjonene er forskjellige med hensyn til oppdateringsnivået, kan det hende du ikke kan se denne funksjonen på standardbåndet. Men ikke bekymre deg. Bare legg til "Spor endringer"-knappen til båndmenyen selv ved å følge trinnene nedenfor:
- På båndmenyen bruker du musen til å høyreklikke nesten hvor som helst og velge "Tilpass båndet" popup-alternativ.
- Fra "Tilpass båndet"-dialogskjermen, dra musen til "Velg kommandoer fra" rute i høyre panel: en "rullegardinmeny/liste" skal vises hvorfra du må velge enten "Alle kommandoer" eller "Kommandoer ikke i båndet" alternativet.
- Fra parallellen "Tilpass båndet” kommandoen du vil gå inn i en rullegardinmeny. Dette bør i seg selv settes til "Hovedfaner” allerede i standardmodus (dvs. rullelisten under bør vise hovedfanene på forhånd). Etter denne bekreftelsen, klikk på + skilt ved siden av "Anmeldelse" i listen, fortsett å klikke på "Ny gruppe"-valget fra under listen. Dette vil resultere i at det legges til en ny gruppe til "Anmeldelse" Seksjon.
- Deretter, for å gi nytt navn til denne nyopprettede gruppen, høyreklikker du bare på "Ny gruppeLine, endre det til det du vil kalle det og gjerne til og med legge til et ikon hvis du ønsker det. For demonstrasjonens skyld endrer vi det til "Spor endringer." (Excel vil av seg selv legge til en "Tilpasset" merke etter navnet ditt, men bare når det gjelder denne listen.) Hvis du klikker og drar "XYZ Group", kan du flytte den til et annet område i gjennomgangslisten.
- Når du har merket sporendringer-gruppen, fortsett å velge to kommandoer fra kommandolisten tilgjengelig på venstre side:
- “Uthev endringer”
- “Godta/avvis endringer”
For å flytte hver av kommandoene til gruppen, må du klikke på "Legge til"-knapp.
Du vil observere at når New Group nå er på båndet. Deretter må du:
- Truffet "Uthev endringer" kommando.
- “Spor endringer mens du redigerer" vises, bruk musen til å klikke og sjekk den. Gjenta for "Marker endringer på skjermen.”
- For å fullføre, klikk "OK.”
Etter at disse oppgavene er fullført, vil hver eneste endring som gjøres i det ønskede Excel-regnearket spores og uthevet via en unik blå kantindikator og i øvre venstre hjørne en liten blå trekant som vises i den redigerte celler. For ytterligere å imøtekomme brukervennlighet, tildeler programmet en annen farge for å identifisere flerbrukerplattformbruk.
Videre, hvis du flytter musepekeren over en allerede redigert celle, får du tilgang til følgende:
- Dato
- Forfatter
- Tidspunktet da dokumentet ble endret
- Popup-sammendrag av sporede endringer, for å se gjennom før du godtar revisjoner gjort permanent.
Du bør merke deg at bare den siste endringen vil bli arkivert og presentert i dette popup-sammendraget.
Nå, etter at hver potensiell redaktør/deltaker har fullført sin del, kan du gå videre til å godta/avvise foreslåtte endringer i oppgaven.
- Klikk på "Anmeldelse" fra den øvre delen av "Bånd" Meny og klikk på "Aksepter/avvis" kommando.
- Når Excel popup-vinduet bekreftes på nytt med "Lagre arbeidsboken" uttalelse funksjon, klikk "OK.”
- Excel vil merke den opprinnelige redigerte cellen og samtidig vise ved siden av dette markeringen Velg endringer til "Godta eller avslå" dialogboks.
- Du vil være fortrolig med alle gjeldende endringer som gjøres i den viste listen. Fra det nevnte står du fritt til enten å velge den foretrukne redigerte versjonen, eller du kan holde deg til den originale. Velg det som gir mening for deg. Når du har bestemt deg, klikk "Aksepterer” etter å ha valgt den beste versjonen fra listen.
Men hvis du føler at ingen av de oppførte versjonene faller i smak, gjenta prosessen, men erstatt ved å klikke på "Avvis" alternativet. Etter avgjørelse, etter denne kommandoen, vil markøren automatisk gå videre til neste redigerte celle for videre behandling. - Hvis endringen du velger må føre gjennom hele regnearket (for eksempel at alle og-tegn endres til et spesifikt format), klikker du på "Aksepter alt"-knappen. Med denne kommandoen blir alle de valgte redigeringene korrigert og akseptert i det øyeblikket.
- Nå vil du kanskje gå tilbake til å slå "Spor endringer"-funksjonen av. For å gjøre det, gå tilbake til "Gjennomgangsgruppe", og gå mot "Spor endringer" gruppe. Klikk på "Uthev endringer" og ganske enkelt fjern merket for den tidligere avmerkede boksen merket "Spor endringer mens du redigerer...”