Slik arkiverer du e-post automatisk på MacBook

Mange av oss synes at arkivering er et unødvendig skritt når det kommer til e-postene våre. De fleste av våre kolleger her på AppleToolBox gjør det ikke engang. De foretrekker å legge igjen innkommende e-poster i innboksen og bruke "Merk som lest" og andre flagg for å indikere handlinger som må utføres på innkommende e-poster. Det vanligste svaret på ikke å arkivere som vi har hørt er "Jeg oppbevarer e-postene mine i innboksen min slik at jeg enkelt kan finne dem".

Arkivering av e-poster gjør det enkelt å administrere tiden din, samt gi litt struktur. Når du arkiverer e-postene du er ferdig med, sitter du igjen med en ren innboks som har e-postene som fortjener din oppmerksomhet. Rotfri! Ikke mer å miste viktige e-poster. I dette innlegget vil vi vise deg en trinnvis guide som du kan bruke til å sette opp arkivpostkassen din og også automatisk arkivere e-postene dine.

Trinn 1. Åpne Mail-programmet og klikk på Postboks > Ny postkasse

Steg 2 Angi et navn for den nye postkassen og velg en plassering fra rullegardinmenyen. Vi foreslår at du bruker "På min Mac" som plassering og gir den et passende navn. Vi vil bruke ATB_Archive som mappenavn i dette eksemplet.

Trinn – 3 Når du har satt opp dette, er postkassen tilgjengelig for deg på venstre side omtrent som alle andre postbokser, og du kan dra og slippe e-postene manuelt når du er ferdig med dem.

Trinn – 4 Nå kommer den morsomme delen med å automatisere arkiveringsprosessen ved å bruke regler. Det er ganske enkelt når du først får taket på det.

Trinn – 5 Klikk på E-post > Innstillinger. Klikk på Regler og velg Legg til regel

Trinn –6 Angi postboksmappen til den du opprettet i trinn 2.

Trinn – 6 Navngi regelen i beskrivelsesboksen og legg til betingelser. Du kan legge til betingelser som e-post som er eldre enn to uker. Trykk på +-knappen for å legge til flere betingelser. Du kan bli ganske spesifikk her, for eksempel "Alle e-poster fra avsender x eller avsender y" er ikke arkivert. Lagre reglene dine.

Trinn – 7 Test det ut og du er ferdig. Så snart e-postene i innboksen din oppfyller reglene du har satt opp, vil Mail automatisk flytte dem ut av innboksen din til den lokale arkivmappen du har satt opp.

Noen ganger er det de enkle tingene som gjør oss mer produktive. Hvis du noen gang har åpnet innboksen din og følt at du trengte en drink, er du ikke alene. Vennligst test funksjonen for automatisk arkivering og sjekk den selv!

Velkommen til rotfrie innboksdager!