Hvordan bruke automator til å utføre vanlige oppgaver uten innblanding

Mens praktisk talt alle vet om Mac OS Xs brukervennlige grunnleggende applikasjoner, er mange mennesker uvitende om en av dens største eiendeler: Automator. Applikasjonen ble introdusert av Apple i 2005 som en del av Mac OS X 10.4 "Tiger"-operativsystemet, designet for å gi et pek-og-klikk-grensesnitt for å automatisere rutineoppgaver. Enten det er å organisere filer, legge inn bilder i bestemte album, logge på bestemte områder av driften system, eller noe helt annet, de ulike panelene og kontrollene i Automator kan få det gjort på bare noen få sekunder.

For de som er nye til Mac OS X, eller de som rett og slett er nye til hvordan Automator fungerer, kan dette gjøres ved å følge noen få enkle trinn. Disse trinnene vil produsere det som er kjent i Mac OS X som en "arbeidsflyt", i stand til å utføre den samme jobben identisk hver gang.

Trinn 1: Åpne Automator-applikasjonen og kom i gang

For å begynne å lage en ny Automator-rutine, åpne Automator-applikasjonen ved enten å bla til den i Finders "Applications"-mappe eller utføre et Spotlight-søk etter applikasjonen.

Så snart Automator åpnes, presenterer den en dialogboks som lar brukerne velge hvilken type dokument de prøver å lage.

I dette tilfellet må brukerne velge alternativet "arbeidsflyt". Dette vil lage et enkelt skript som utfører en rutineoppgave. Andre alternativer, som å lage et program eller til og med en Mac OS X-tjeneste, kan utføres med Automator, men vil bli dekket i en annen opplæring.

Hvis du velger alternativet for å lage en arbeidsflyt, elimineres dialogboksen og avsløre det som egentlig er et tomt lerret fullt av tilgjengelige handlinger og prosedyrer. Dette skaper utgangspunktet for å lage arbeidsflyt.

Trinn 2: Bestem hva som må automatiseres

Før du går inn i selve opprettelsen av en arbeidsflyt, er det viktig for brukere å finne ut nøyaktig hva de vil at arbeidsflyten skal gjøre hver gang den påkalles. For noen mennesker kan dette bestå av å merke iTunes-sanger med et år, sjanger eller artistnavn. For andre kan det innebære å skalere bilder opp eller ned, og for andre igjen kan det innebære å sende en e-post, justere en systeminnstilling eller en annen rutineoppgave.

For å komme i gang, lag en enkel liste over ønsket handling og dens eventuelle utfall. I dette tilfellet oppretter vi en e-post med forhåndsvalgte mottakere og en forhåndsskrevet melding som sendes automatisk når arbeidsflyten startes. Dette er et utmerket alternativ for småbedriftseiere som regelmessig sender e-postutsendelser til kunder for å minne dem om kommende tidsfrister, forfalte betalinger eller annen informasjon. Vår trinnvise serie med mål vil se omtrent ut som følgende eksempel:

1. Åpne Mail.app
2. Lag en e-post med forhåndsskrevet innhold
3. Legg ved bursdagsspesifikke bilder
4. Send innholdet til kontakter som feirer en bursdag

Dette kan virke ganske avansert, men takket være Automators forhåndsvalgte handlinger er det faktisk svært enkelt å automatisk hjelpe forretningskontakter feirer bursdagen sin med en hilsen fra selskapet som bruker en e-postmal og inkluderer en spesiell forfremmelse. Med målene som er oppført i utgangspunktet, vil det være en lek å lage en slik rutine.

Trinn 3: Begynn å sette sammen rutinen stykke-for-stykke

Bruk Automator-sidefeltet, bla gjennom biblioteket med forhåndsbestemte handlinger ved å velge alternativet "Mail" (velg først alternativet Arbeidsflyt).

Dette vil avsløre en liste over tilgjengelige automatiseringsprosedyrer som allerede er definert av Apple eller andre programvareutviklere for bruk med Automator. De som har installert et annet e-postprogram, som Entourage eller Outlook, vil legge merke til spesielle handlinger for de søkerne merket med appens ikon. I dette tilfellet kommer vi til å holde oss strengt til handlinger som fungerer med Mail.app. Av den grunn bør alle valgte handlinger inneholde Apples Mail-ikon like til venstre på etiketten.

Den første handlingen vi skal velge er merket "Ny postmelding" fra OS X 10.8 "Mountain Lion."

Dette alternativet vil avsløre hva som ser ut som et typisk meldingssammensetningsskjema. Brukere vil legge merke til de typiske feltene som brukes til å adressere en melding, samt emne- og brødtekstfelt.

Siden denne meldingen skal sendes til kontakter som feirer en bursdag, på dagen for bursdagen deres, handlingen er avhengig av at hver kontakts fødselsdag er definert i Contacts.app (Adresse Bok). Hvis det har vært det, legg til hver kontakt med en definert fødselsdag i "BCC"-feltet i e-posten. Dette vil sikre at alle meldinger som sendes til flere kontakter ikke vil ofre personvernet til hver kontakts e-postadresse. Det sikrer også at bursdags-e-posten bare sendes til de valgte kontaktene, noe som kan være flott for å segmentere forretnings- og personlige kontakter etter behov.

Med kontaktene oppført i "BCC"-feltet, fortsett og skriv et e-postemne i det aktuelle feltet. La "Melding"-området stå tomt, da dette vil bli tatt hånd om i et senere trinn i prosessen. Velg kontoen som meldingen skal sendes fra, og sørg for at bedriftspost sendes fra en bedrifts-e-postkonto og så videre.

Rutinen kan nå utvides i nye retninger, inkludert å legge til bursdagshilsener og et spesifikt vedlegg. I sidefeltet klikker du på "Send bursdagshilsener" og drar den til arbeidsområdet. Dette vil legge til en ny boks med bursdagsspesifikke bilder og et område for å skrive en melding. Velg et spesifikt bilde, eller be om et tilfeldig bilde for hver mottaker, og skriv deretter en bursdagshilsen i boksen som presenteres. Sørg for at e-posten inneholder en spesiell kampanjekode eller rabatt for å feire anledningen.

Trinn 4 (valgfritt): Registrer handlinger på skjermen for mer avansert automatisering

Skarpe observatører av Automator-grensesnittet vil legge merke til en stor "Record"-knapp i applikasjonens verktøylinje. Dette er egentlig et skjermopptaksprogram som graver litt dypere under panseret. Når den startes, vil den se hva brukeren gjør og replikere det på nøyaktig måte som en Automator-arbeidsflyt. Dette er et flott alternativ hvis, i dette eksemplet, bursdagsmalen levert av Apple bare ikke kuttet den. Hva om brukeren ønsket å legge ved et eget bilde, med firmamerke-temaer og litt mer markedsføringsentrisk design?

Det kan enkelt gjøres ved å trykke på opptak og deretter starte Mail. Mens innspillingen pågår, vil brukerne skrive en ny melding, lage innholdet med bursdagstema, legge ved bursdagsbilder og deretter stoppe opptaket. Bursdagsmeldingen vil bli justert tilsvarende, produsert akkurat som skjermopptaket spores mens brukeren laget sin tilpassede e-post.

Dette fungerer også veldig bra for å ta opp ting som applikasjonsfiltre, bildestørrelse, PDF-filtrering, og en hel rekke andre oppgaver som kan utføres lettere enn diktert ved hjelp av dra-og-slipp elementer.

Trinn 5: Lagre dokumentet og kjøre det ved behov

Arbeidsflyten som nettopp ble opprettet, kan vanligvis lagres i en av to former. Hvis brukere velger å lagre den bare som en arbeidsflyt, må de dobbeltklikke på ikonet, åpne arbeidsflyten og trykke på "Kjør"-knappen hver gang de ønsker å utføre handlingene. I dette tilfellet vil disse trinnene bli utført hver gang det er noens bursdag.

Et annet alternativ er å lagre det som et program, og eliminere "Kjør"-knappen fra ligningen helt. Hvis brukere velger å lagre arbeidsflyten som en app, dobbeltklikker du på ikonet og åpner det programmet, vil alle handlinger utføres umiddelbart og uten ytterligere input.

I tilfelle av noe som en bursdags-e-post eller en filtreringsoppgave, kan det faktisk være en flott idé å lagre arbeidsflyten som en applikasjon og deretter legge den til som et oppstartselement i System Preferanser. Dette vil kjøre applikasjonen hver gang datamaskinen starter opp, automatisk se etter forholdene spesifisert i arbeidsflyten og utføre de forespurte handlingene om nødvendig. Med dokumentet lagret som enten en arbeidsflyt eller et program, står brukerne fritt til enten å lage en annen automatisert oppgave eller bare nyte fruktene av arbeidet sitt. Det kunne ikke vært enklere å få Mac OS X til å utføre et bredt antall oppgaver i bakgrunnen, alle med minimal brukerinndata og ofte uten at det kreves noen tilleggshandling.

Avslutningsvis, her er hvordan du enkelt kan lage automatiserte bursdagshilsener:

1. Sett opp adresseboken din. Åpne enkelt adresseboken og gå til Innstillinger og klikk Mal > Legg til felt og velg Bursdag.

Eller du kan også legge til en fødselsdag for en bestemt kontakt. Bare start adresseboken og gå til en kontakt som du vil legge til en bursdag til. Klikk på Kort-menyen og velg Bursdag fra alternativet Legg til felt.

2. Åpne Automator, velg Application og klikk Velg.

3. Klikk på Kontakter og Finn personer med fødselsdager

4. Klikk nå på Mail og send bursdagshilsener. Merk at to handlinger i arbeidsflyten (se nedenfor) er koblet sammen.

5. Lagre arbeidsflyten ved å velge Fil > Lagre….

6. Nå for å bruke denne arbeidsflyten, klikk ganske enkelt på "bursdag"-ikonet (som du nettopp har lagret). Automator finner personene med bursdager og lar deg sende deg en hilsen.

I slekt:

Mac-feilsøking og hjelp

Mac OS X Gone Maverick

Mac OS X: Diktering fungerer ikke; hvordan fikse