De beste automatorrutinene for Mac

Velkommen tilbake til et annet innlegg i serien min med Automator-veiledninger. Dette er det andre innlegget i denne serien, og i dag skal vi dekke de beste Automator-rutinene for Mac.

Automator er en app jeg har begynt å bruke de siste månedene, og den har allerede forenklet Mac-bruken min i betydelig grad.

I dag vil jeg dele med dere noen av rutinene som har bidratt til å gjøre det mulig. Hvis du er spent på å bruke Automator, men ikke er sikker på hvor du skal begynne, er dette innlegget for deg!

Jeg ville også legge til at jeg vil inkludere beskrivelser samt veiledninger for hver rutine i denne artikkelen. Når jeg undersøkte etter dette innlegget, fant jeg ut at andre lignende artikler bare listet opp ideer for Automator-rutiner i stedet for å vise deg hvordan du gjør dem. Jeg skal forklare begge deler, så dette er en del veiledning, en del inspirerende liste.

Ok, la oss komme inn i det!

Hva er de beste Automator-rutinene for Mac?

Først, i tilfelle dette er ditt første stopp i serien min med Automator-opplæringer, ville jeg gi deg en rask forklaring på hva de beste Automator-rutinene er.

For de som ikke vet, er Automator en innebygd Mac-app. Du får det gratis når du kjøper en Mac, akkurat som Pages eller Numbers.

I motsetning til disse appene har Automator imidlertid en ganske unik funksjon. Den lar deg lage automatiserte rutiner (også kjent som "arbeidsflyter").

For eksempel, si at du sender ut en e-post til en klient hver fredag ​​og fakturerer dem for jobb. Du kan lage en rutine i Automator som automatisk sender denne e-posten for deg.

Det er mye mer med Automator enn bare det, men det er en enkel forklaring. Hvis du vil ha en mer detaljert beskrivelse av hvordan Automator fungerer, sjekk ut dette forrige innlegget Jeg skrev om emnet!

De beste Automator-rutinene for Mac

Greit, med det ute av veien, er vi klare til å utforske de beste Automator-rutinene for Mac. Mens det kan være Automator-rutiner som er bedre for du som ikke er på denne listen, tror jeg at arbeidsflytene nedenfor vil være nyttige for flest mulig brukere.

Dette er alle veldig enkle rutiner, så ikke bli skremt! La oss ta beina fatt og lære noe av det grunnleggende om automatisering av Mac-en din.

Endre skrivebordsbakgrunnen automatisk

Først ut er en som jeg anser for å være mest for moro skyld. Når det er sagt, er det fortsatt ganske kult.

I hovedsak vil dette elementet på listen vår over de beste Automator-rutinene automatisk endre skrivebordsbakgrunnen din til hva du vil, når du vil.

Nå er det verdt å nevne at du kan stille inn skrivebordsbakgrunnen til å blande seg i Systemvalg basert på noen få grunnleggende faktorer, som å endre hver gang du logger på.

Med denne Automator-rutinen vil du imidlertid kunne sette den til å endres uten å måtte åpne Systemvalg.

Du kan for eksempel lage et høyreklikkalternativ som lar deg bytte til en bestemt bakgrunn når du vil. Eller du kan opprette en mappe som automatisk endrer bakgrunnen til det bildet du nettopp slapp inn i den mappen.

Hvordan endre Mac-bakgrunnen med de beste Automator-rutinene

Jeg skal lede deg gjennom begge disse alternativene, og begynner med å legge til et høyreklikkalternativ for å endre bakgrunnen din.

Åpne Automator og lag en Nytt dokument med Rask handling type.

I søkefeltet skriver du "Get Specificed Finder Items" og drar den tilsvarende handlingen inn i redigeringsprogrammet.

Klikk på Legge til… -knappen, og naviger deretter til bildet du vil tilordne til denne rutinen. Dette er bildet som bakgrunnen din endres til når du kjører denne rutinen.

Deretter skriver du "Sett skrivebordsbildet" i søkefeltet og drar den tilsvarende handlingen inn i redigeringsprogrammet. Dette vil ta bildet du nettopp valgte og angi det som bakgrunn.

Velg deretter Fil, Lagre, og gi den nye Quick Action tittelen tilsvarende. Det kommer til å vises som et høyreklikkalternativ, så sørg for at du navngir det noe du vil huske. For eksempel, hvis det er tilordnet et bilde av hunder, kan du gi det et navn som "Endre skrivebordsbakgrunn til hunder".

Og det er det! Du skal nå kunne høyreklikke nesten hvor som helst på din Mac, gå til Tjenester i høyreklikkmenyen, og velg den nyopprettede rutinen.

En ting å vite om hurtighandlinger er at du vanligvis må høyreklikke på en fil, mappe eller tekst for at de skal vises i høyreklikkmenyen. Ellers vil de ikke være tilgjengelige.

For maksimal tilpasning vil jeg anbefale å legge til en annen Quick Action for et annet bilde - la oss si at det er et bakgrunnsbilde av katter. Du kan deretter lagre den hurtighandlingen som "Endre skrivebordsbakgrunn til katter", slik at du kan bytte mellom de to når du vil fra høyreklikkmenyen.

Kopier utklippstavlen til en tekstfil

Den andre på listen vår over de beste Automator-rutinene er en som vil hjelpe deg med å visualisere og lagre innholdet på utklippstavlen. For de som ikke vet, er utklippstavlen der elementene du kopierer/klipper, lagres til du limer dem inn.

Denne Automator-arbeidsflyten tar teksten du har kopiert og lagrer den i en ny tekstfil på skrivebordet ditt. Du kan endre den for å lagre filen hvor du vil, vi bruker bare skrivebordet for enkelhets skyld.

En ting å merke seg er at denne rutinen vil lage en ny tekstfil hver gang du kjører den. Det vil ikke legge til alt du kopierer til den samme tekstfilen; som vil kreve litt skripting, som er litt mer avansert enn vi planlegger å få i dette innlegget.

Hvordan kopiere utklippstavlen til en tekst på Mac-skrivebordet

Først lager du en Nytt dokument i Automator som bruker applikasjon type.

Deretter, i søkefeltet, skriv "Hent innhold fra utklippstavlen" og dra den tilsvarende handlingen inn i Automator-redigeringsprogrammet.

Deretter skriver du "Ny tekstfil" i søkefeltet, og igjen drar du denne handlingen inn i redigeringsprogrammet under Få innholdet på utklippstavlen.

I Lagre som: feltet, kan du angi navnet på filen. Jeg ville valgt noe sånt som "Utklippstavleinnhold". I Hvor: feltet, kan du velge hvor filen skal lagres. Igjen, vi skal overlate dette settet til skrivebordet for enkelhets skyld, men flytt det gjerne dit du vil.

Klikk deretter Fil, deretter Lagre. I motsetning til den forrige rutinen, som var en hurtighandling i høyreklikkmenyen, kommer denne arbeidsflyten til å være et appikon du lagrer. For å kjøre denne arbeidsflyten, dobbeltklikker du på appikonet.

Med det i tankene anbefaler jeg å gi den en tittel og lagre den på et sted som gjør det enkelt å bruke denne tingen. Ærlig talt, skrivebordet er ikke et dårlig alternativ. Og du kan også dra den til Dock hvis du vil.

Når du har lagret den, kopierer du litt tekst og dobbeltklikker på arbeidsflytens appikon. Du bør se en ny tekstfil vises på skrivebordet ditt på bare noen få sekunder.

Og det er det!

Åpne en gruppe nettsteder på en gang

Tredje på listen vår over de beste Automator-rutinene er en av mine favoritter. Det er verdt å nevne at dette er en funksjon som vil bli lagt til i macOS Monterey denne høsten (fanegrupper). Så det vil bare være nyttig de neste månedene med mindre du ikke vil eller kan oppgradere til Monterey.

Når det er sagt, er det fortsatt ganske bra!

Denne arbeidsflyten vil åpne en gruppe forhåndsinnstilte nettsteder når du vil. Du kan for eksempel sette den til å åpne alle dine sosiale mediekontoer. Eller, hvis du bruker et sett med nettsteder for arbeid, kan du åpne alle disse på et øyeblikk.

Det er en annen enkel en å lage, så la oss komme inn i det!

Hvordan åpne en gruppe nettsteder ved å bruke en av de beste Automator-rutinene

Lage en Nytt dokument i Automator og velg applikasjon arbeidsflyttype. Du vet hva du skal gjøre!

I søkefeltet skriver du "Get spesifiserte URL-er" og drar den tilsvarende handlingen inn i Automator-editoren.

Også, i tilfelle du ikke har funnet ut av det ennå, kan du bla gjennom alle handlingene i Automator ved å klikke gjennom alternativene i ruten til venstre i Automator. Jeg tror bare det er raskere å skrive det inn i søkefeltet hvis du allerede vet hvilken handling du trenger. Uansett – tilbake til opplæringen!

Som du kan se på skjermbildet ovenfor, www.apple.com er inkludert i listen over nettsteder som standard. Hvis du ikke vil ha den der, velg den og klikk på Ta bort knapp.

På samme måte kan du legge til nettstedene du vil åpne ved å klikke på Legge til knapp. Hvis du allerede har Safari åpen, Legge til knappen limer automatisk inn URL-en til gjeldende fane i denne delen.

Når du har listet opp alle nettstedene du vil at denne arbeidsflyten skal åpne, skriver du «Vis nettsider» i søkefeltet og slipper den tilsvarende handlingen etter Få spesifiserte URL-er handling.

Alt som gjenstår å gjøre er Fil, Lagre, og navngi denne arbeidsflyten. Deretter dobbeltklikker du på appikonet for denne arbeidsflyten (den vil være plassert der du bestemte deg for å lagre den) og sørg for at den fungerer.

Og det er det! Selv om dette snart vil bli erstattet av en innebygd macOS-funksjon, er jeg sikker på at du kan se hvorfor det er en av de beste Automator-rutinene.

Kopier alle nettadresser fra en tekstdel

Dette er en av mine favoritter på denne listen over de beste Automator-rutinene fordi jeg har laget den! Det stemmer, du vil sannsynligvis ikke finne denne superoriginale, unike Automator-arbeidsflyten noe annet sted.

Bare tuller, selvfølgelig! Dette er en annen enkel rutine som du vil finne deg selv å bruke hele tiden. Jeg gjør i hvert fall.

Denne kommer til å være en annen hurtighandling, som betyr at den vil være i høyreklikkmenyen. Den lar deg velge en tekstblokk og kopiere alle nettadressene i den tekstblokken til en liste. Du kan deretter lime inn disse nettadressene – uten resten av teksten – i en pen liste.

Den ene begrensningen med dette er at det ikke kopierer hyperkoblinger, bare URL-er. For de som ikke vet forskjellen, her er den:

• URL:https://appletoolbox.com
• Hyperkobling:AppleToolBox

Denne arbeidsflyten vil kopiere URL-en ovenfor, men ikke hyperkoblingen. Likevel bruker jeg denne nesten hver dag!

Hvis det ikke høres nyttig ut for deg, ikke bekymre deg! Du kan enkelt sette denne rutinen til å kopiere datoer, e-postadresser, adresser eller telefonnumre i stedet. Dette er hvordan!

Hvordan trekke ut URL-er fra en tekstblokk ved hjelp av Automator

Åpne a Nytt dokument i Automator og velg Rask handling for din arbeidsflyttype.

I søkefeltet skriver du "Trekk ut data fra tekst" og drar denne handlingen inn i redigeringsprogrammet.

I Ekstrakt feltet, finner du en rullegardinmeny som har alternativene jeg nettopp har nevnt ovenfor – URLer, datoer, e-postadresser, adresser og telefonnumre. Jeg kommer til å holde meg til nettadresser, men velg gjerne den du vil bruke mest. Og du kan selvfølgelig alltid lage en egen Quick Action for hver av disse.

Deretter skriver du "Kopier til utklippstavlen" og drar denne handlingen til redigeringsprogrammet som siste trinn.

Endelig, Fil og Lagre denne handlingen med en tittel som er lett å huske. Jeg brukte "Kopier nettadresser". Når den er lagret, kan du markere en haug med tekst og velge denne fra Tjenester delen av høyreklikkmenyen.

Og det er det!

Send enkelt en ny e-post ved å bruke en av de beste Automator-rutinene

Greit, jeg vet at jeg sa at den siste var favoritten min, men i virkeligheten er det sannsynligvis denne. Dette er virkelig en av de beste Automator-rutinene. Uansett hvem du er, kan du sannsynligvis gjøre noe seriøst bruk av denne.

Denne arbeidsflyten vil automatisk sende en e-post til den valgte personen hver gang du kjører den. Du kan også velge emne og innhold i e-posten, noe som gir deg mye kontroll.

Og jeg vil legge til et bonustrinn som jeg liker å bruke, som er å legge til et vedlegg til e-posten automatisk. Jeg bruker dette til å sende fakturaer hver uke, så dette ekstra trinnet er spesielt nyttig for meg!

Hvordan sende en e-post med Automator

Først må du lage en Nytt dokument i Automator ved hjelp av applikasjon arbeidsflyttype.

Deretter skriver du "Ny postmelding" og drar den tilsvarende handlingen inn i redigeringsprogrammet.

Hver gang du kjører denne arbeidsflyten, vil den dukke opp et utkast av e-posten din før du sender den. Så hvis du lar noen av disse feltene stå tomme, har du en ekstra mulighet til å fylle dem ut før du sender meldingen.

Når det er sagt, er målet å fylle ut så mange du kan på forhånd for å øke den automatiske kraften til denne arbeidsflyten.

For meg betyr det å fylle ut Til: og Beskjed: Enger. Jeg fyller også ut Emne: feltet ved hjelp av variabler for gjeldende dato. På den måten vil denne e-posten se litt mindre automatisert ut enn den er.

Du kan finne variabler ved å klikke Variabler øverst til venstre på skjermen. Jeg bruker Denne måneden variabel, etterfulgt av et mellomrom, deretter Gjeldende dag, etterfulgt av et komma og et mellomrom, deretter Dette året. Jeg legger dette i Emne: feltet, slik at e-posten alltid ser oppdatert ut.

Og det handler om det! Du kan lagre denne arbeidsflyten hvor du vil. Jeg bruker min til å sende fakturaer, så jeg har den lagret i mappen "Fakturaer" i Finder.

Som nevnt ønsket jeg å inkludere et bonustrinn for å sende vedlegg automatisk. Jeg bruker denne til å automatisk legge ved en faktura, men du kan selvfølgelig bruke den slik du vil.

For å gjøre dette, skriv "Legg til vedlegg til frontmelding" i søkefeltet og legg til dette i redigeringsprogrammet etter Ny e-postmelding handling.

Og det er det!

Alt du trenger å gjøre herfra er å dra og slippe filen du vil legge ved e-posten din til applikasjonsikonet for denne arbeidsflyten. For eksempel kalte jeg denne arbeidsflyten "Send fakturaer". Så hver uke drar jeg PDF-fakturaene for kundene mine til dette ikonet og trykker på Sende knapp.

Og det er det!

Endre størrelsen på et bilde umiddelbart med et høyreklikk

En annen arbeidsflyt jeg bruker hver dag, nærmer seg slutten av listen over beste Automator-rutiner. Det er en rutine som lar deg høyreklikke på et bilde og redusere/øke størrelsen med den prosentandelen du bestemmer deg for.

For å laste opp bilder til artiklene mine, komprimerer jeg dem vanligvis ved hjelp av TinyPNG. Det er en fin måte å krympe filstørrelser på uten å miste merkbar kvalitet. Problemet med denne nettsiden er imidlertid at den ikke godtar filer som er større enn 5 MB. Så jeg pleide å skalere ned bilder i Photoshop før jeg komprimerte dem med TinyPNG.

Nå bruker jeg bare denne! Jeg har ikke åpnet Photoshop på flere måneder takket være denne hurtighandlingen. Det er en alvorlig tidsbesparelse.

Den eneste tingen jeg vil merke meg er at jeg ikke vil anbefale dette som et alternativ til komprimering. Det er bare å klemme (eller strekke) bildene uten en intelligent komprimeringsalgoritme. Så i motsetning til en komprimeringstjeneste som TinyPNG, vil dette føre til et merkbart fall i kvalitet. Ha dette i bakhodet når du bruker det!

Hvordan endre størrelse på bilder fra høyreklikkmenyen ved å bruke en av de beste Automator-rutinene

Lage en Nytt dokument i Automator ved hjelp av Rask handling type. I søkefeltet skriver du «Skaler bilder» og drar handlingen inn i redigeringsprogrammet.

Du kan se en popup som advarer deg om at dette vil endre bildene du utfører denne handlingen på. Det forteller deg at når du skalerer bildefilene dine til en ny størrelse, kommer de til å bli permanent endret av denne arbeidsflyten.

For meg er det målet med denne arbeidsflyten siden jeg prøver å spare plass på datamaskinen min. Så jeg klikker Ikke legg til. Men hvis du vil beholde det originale bildet på datamaskinen, klikker du Legge til for automatisk å legge til et trinn som vil bevare originalene dine.

Når du har kommet deg gjennom popup-vinduet, vil du legge merke til at denne handlingen er satt til alternativet Til størrelse (piksler). Hvis du har en nøyaktig pikselstørrelse i tankene for å endre størrelsen på bildene dine, fortsett og hold deg til dette. Målet mitt er å skalere bilder ned til halvparten av størrelsen, så jeg endrer dette alternativet til Etter prosent.

Du vil også se at i skjermbildet ovenfor endret jeg prosentandelen fra "100" til "50". Det skalerer bildet ned med 50 %. Hvis du vil øke størrelsen, legg til prosentandelen du vil øke den med til 100. Så hvis du vil at den skal være 50 % større, bruk "150". Hvis du vil doble størrelsen på et bilde, gjør det til "200".

Når du har gjort det, Fil, Lagre, og navngi denne arbeidsflyten hva du vil. Jeg gikk med "Scale Image Down". Når det er lagret, høyreklikk et bilde, gå til Raske handlinger, og du bør se arbeidsflyten din tilgjengelig der.

Og det er det!

Hold nedlastingsmappen ryddig

Sist men ikke minst på denne listen over de beste Automator-rutinene er en som vil holde nedlastingsmappen din organisert. Denne arbeidsflyten flytter filer fra nedlastingsmappen din etter at de har vært der lenge og legger dem i papirkurven.

Denne rutinen kommer også til å bruke en ny arbeidsflyttype som vi ikke har dekket ennå, og det er det Mappehandlinger.

I motsetning til hurtighandlinger og applikasjoner, vil denne typen arbeidsflyt kjøre seg selv. Du trenger ikke å gjøre noe for å få det til å kjøre; den vil gjøre sitt i bakgrunnen hele tiden.

Tenk på det som du ville gjort iCloud Mailbox-regler. Hver gang du legger til en ny fil eller mappe i mappen du bruker mappehandlinger til, vil mappehandlingene kjøre automatisk.

Og selvfølgelig kan du bruke denne rutinen og andre som liker den til hvilken mappe du vil.

Ok, la oss gå!

Hvordan holde nedlastingsmappen ren med en av de beste Automator-rutinene

Først må du lage en Nytt dokument i Automator og velg Mappehandlinger for din arbeidsflyttype.

I søkefeltet skriver du "Finn Finder Items" og drar den inn i redigeringsprogrammet.

Du vil sannsynligvis legge merke til i skjermbildet ovenfor at noen av alternativene mine ser annerledes ut enn dine. La oss endre dem til å matche!

Først endrer du rullegardinmenyen ved siden av Mappehandling mottar filer og mapper lagt til til Nedlastinger mappe. Du kan gjøre dette ved å klikke Annen… fra rullegardinmenyen og naviger til nedlastingsmappen.

Etter det, endre Søk rullegardinmenyen til Nedlastinger mappe.

Deretter endrer du Ethvert innhold rullegardinmenyen til Dato sist endret. I denne rutinen vil dette alternativet slette alle filer/mapper som ikke har blitt endret de siste X dagene. Du kan endre det til Date laget eller Dato sist åpning hvis du vil. Begge vil slette filene/mappen dine etter X dager, men basert på forskjellige faktorer. Vi lar det være kl Dato sist endret!

Når du endrer rullegardinmenyen til et datobasert alternativ, får du en ny rullegardinmeny å velge mellom. Det vil si er i dag å starte. Endre den til er ikke i den siste.

En ny boks vises etter det. Du kan endre den til hvor mange dager/måneder/år du vil. jeg anbefaler 45 dager, men du kan angi det beløpet du vil. Det er hvor lenge filene dine blir værende i nedlastingsmappen før de slettes.

Før vi legger til neste handling, ønsker vi å endre denne en gang til. Klikk på den lille Alternativer knappen og sjekk Ignorer denne handlingens input eske. Hvis du ikke merker av for dette, vil denne rutinen umiddelbart slette alle filer/mapper i nedlastingsmappen din som ikke har blitt endret på 45 dager. Hvis du sjekker det, vil det imidlertid begynne å telle fra du lagrer rutinen.

Det siste trinnet er å skrive "Flytt Finder-elementer til papirkurven" i søkefeltet og dra den tilsvarende handlingen inn i redigeringsprogrammet.

Fil, Lagre, og fullfør!

Slik sletter du hurtighandlinger og andre beste Automator-rutiner fra din Mac

Og det er det! Dette er etter min mening de beste Automator-rutinene for daglig Mac-bruk.

Selvfølgelig kan det komme en tid når du er klar til å slette disse rutinene fra Mac-en.

For rutiner som er lagret som arbeidsflyter og applikasjoner, kan du slette disse ved å finne dem i Finder og dra dem til papirkurven. Lett!

Hvis du prøver å slette hurtighandlinger, kan det imidlertid være litt vanskeligere. Det tok meg en stund å finne informasjon for å slette disse på nettet, så ikke føl deg dårlig hvis du ikke er sikker på hvordan du gjør det! Apple gjorde det litt vondt.

Først, åpne Finner. Klikk deretter på menylinjen Gå, hold alternativ tast og velg Bibliotek. Det er et hemmelig alternativ, så du vil se det forsvinne og dukke opp igjen når du trykker på alternativ nøkkel.

Når du er i Bibliotek, rull ned og åpne Tjenester mappe. Her ser du alt Raske handlinger du har opprettet.

For å slette dem, dra dem til papirkurven. Eller du kan gi dem nytt navn akkurat som du ville gjort med alle andre filer. Og hvis du vil redigere dem i Automator, høyreklikker du dem, klikker Åpne med, og velg Automator.

Og det er det! Nå vet du hvordan du sletter de beste Automator-rutinene og lager dem.

Vil du kunne fortsette å bruke de beste Automator-rutinene etter at snarveier kommer til Mac?

Hvis du så på WWDC21, så vet du at Snarveier-appen på iPhone kommer til Mac. Jeg dekket denne historien i detalj her hvis du vil vite mer.

For de som ikke vet, har Snarveier-appen eksistert på iOS i noen år nå. Det lar brukere lage enkle automatiseringer som integreres med iOS-systemet.

Høres kjent ut?

Det er sant – Snarveier er på mange måter bare en visuell oppdatering for Automator. Min erfaring har vært at snarveier, i det minste på overflaten, er mer begrenset enn Automator. Du kan imidlertid bruke skripting i hver, noe som gir deg nesten ubegrensede alternativer. Så hvis du kan kode, er begrensningene for begge appene ganske overfladiske.

Hvis du er bekymret for at snarveier skal erstatte Automator fullstendig, kan du være rolig. Denne neste macOS-oppdateringen kommer til å kjøre begge appene samtidig - Automator kommer ikke noe sted ennå. Du vil til og med kunne importere de eksisterende Automator-arbeidsflytene dine til snarveier.

Når det er sagt, tror jeg at Apple til slutt vil erstatte Automator med snarveier i en versjon av macOS etter macOS Monterey. Igjen, jeg utforsker dette mer detaljert i hele innlegget mitt om emnet her!

Begynn å bruke de beste Automator-rutinene i dag

Takk for at du sjekket ut dette innlegget om de beste Automator-rutinene for Mac. Jeg har spart mer og mer tid ettersom jeg utforsker Automator på nye måter. Forhåpentligvis ga dette innlegget deg ikke bare noen få arbeidsflyter du kan bruke, men inspirasjonen til å begynne å lage din egen også.

For flere guider, tips og nyheter om alt som gjelder Apple, sjekk ut resten av AppleToolBox-bloggen. Jeg kommer til å dekke flere opplæringsprogrammer og guider for Automator samt snarveier, så sørg for å følge med!