Automator arbeidsflyttyper: Forstå forskjellene

Velkommen tilbake til en annen utgave av vår pågående automatiseringsserie. I løpet av de siste ukene har jeg skrevet om Snarveier-appen på iPhone og Automator-appen på Mac. I dag skal jeg bygge videre på den serien ved å bryte ned de forskjellige Automator-arbeidsflyttypene.

Merkelig nok er dette det første innlegget jeg har skrevet så langt der forskning ikke har vært mye hjelp. Jeg kan ikke finne noe om dette emnet, ikke engang fra Apple. Desto større grunn til å skrive dette, men slik at du har informasjonen tilgjengelig!

Det er superviktig å forstå de ulike dokumenttypene som er tilgjengelige for deg i Automator. Tross alt er det første Automator du må gjøre når du oppretter en arbeidsflyt, å velge hvilken type arbeidsflyt du vil lage. Hvis du ikke forstår forskjellene mellom dem, kommer du til å ha vanskelig for å lage arbeidsflyter som går som du forventer at de skal!

Dette kommer til å bli et ganske greit innlegg. Jeg skal begynne med å forklare hva jeg mener med "Automator arbeidsflyttyper", så skal jeg bare gå gjennom hvert av de tilgjengelige alternativene. Jeg vil forklare hva hver type er og når du bør bruke den.

Du kan tenke på dette innlegget som mer som et jukseark enn en typisk artikkel. Bare bokmerk dette innlegget og kom tilbake til det etter behov.

Ok, la oss komme i gang!

Hva er de forskjellige Automator-arbeidsflyttypene?

Hvis du er ny på Automator, vet du kanskje ikke at det finnes forskjellige arbeidsflyttyper, eller til og med det jeg refererer til. Når du først åpner Automator for å opprette en ny arbeidsflyt (ikke redigere en eksisterende), vil du bli presentert med følgende skjermbilde:

Som du kan se på bildet ovenfor, er det åtte alternativer å velge mellom:

• Arbeidsflyt
• applikasjon
• Rask handling
• Skriv ut plugin
• Mappehandling
• Kalenderalarm
• Image Capture Plugin
• Dikteringskommandoer

Hver og en lager en annen type Automator-rutine. Den du sannsynligvis er mest kjent med er applikasjonstypen. Imidlertid har hver enkelt en rolle som mer sannsynlig enn ikke vil komme til nytte på et tidspunkt.

Å forstå hva hver enkelt er for er ikke bare viktig for å velge mellom dem, men det kan også utvide det du trodde Automator var i stand til. For eksempel visste du kanskje ikke at du kan tilordne Automator-rutiner til talekommandoer. Jeg skal dekke hvordan det fungerer senere i denne artikkelen!

For nå, la oss komme inn på den første av Automator-arbeidsflyttypene – arbeidsflyter!

Automator arbeidsflyttyper: Arbeidsflyter

Den første av Automator-arbeidsflyttypene er passende nok arbeidsflyten.

Arbeidsflyter er den mest grunnleggende filtypen du kan lage i Automator. Alt de gjør er å holde et sett med handlinger. Du kan bare kjøre en arbeidsflyt fra Automator. Så det er et selvstendig sett med handlinger.

Du kan tenke på dette som en Photoshop-fil. Du kan eksportere en Photoshop-fil til en haug med forskjellige bildetyper, og du kan bruke disse bildetypene på alle mulige måter. Du kan også lagre bildet som en Photoshop-fil, men hvis du gjør det, kan du bare bruke den filen inne i Photoshop.

Med andre ord er arbeidsflyter den mest begrensede av arbeidsflyttypene. Men det betyr ikke at de er ubrukelige.

Langt ifra, faktisk! Arbeidsflyter kan brukes til å organisere og lage delsett av handlinger. Hvis du for eksempel lager en smart sekvens med trinn, kan du lagre dem som en arbeidsflyt og deretter bruke dem i andre Automator-rutiner.

Noe av det som gjør Workflows nyttig er at de er den eneste arbeidsflyttypen som kan plasseres midt i en annen Automator-rutine som en handling. Du kan lagre en arbeidsflyt, deretter opprette en ny rutine, og deretter dra og slippe den originale arbeidsflytfilen midt i den nye rutinen.

Når skal du bruke arbeidsflyter i Automator

Selv om arbeidsflyter er en grunnleggende og fleksibel arbeidsflyttype, kan det hende du bare bruker dem i sjeldne tilfeller.

Det er fordi arbeidsflyter gjøres betydelig mindre nyttige av kraften som de andre Automator arbeidsflyttypene gir. Mens de andre typene kan kjøres i visse situasjoner, fra kontekstmenyer, eller til og med med stemmen din, er arbeidsflyter begrenset til Automator-appen.

Selv om Automator-appen er flott (det er derfor jeg skriver om den), er målet å bruke så lite tid som mulig på å bruke Automator-appen, slik at den kan gjøre alt arbeidet for deg. Bare av den grunn vil du sannsynligvis unngå å lage arbeidsflyter mesteparten av tiden din i Automator.

Etter min mening er det to ganger å bruke Workflows.

Den første er å legge til en egendefinert handling til Automator. Si for eksempel at du har ideer til flere Automator-rutiner som må få en kopi av hvert telefonnummer i kontaktlisten din. Det kan kreve litt skripting i tillegg til noen handlinger.

I stedet for å lage dette settet med handlinger om og om igjen, kan du bare lage en enkelt arbeidsflyt og dra den inn i dine fremtidige arbeidsflyter. Det kan spare deg for mye tid og kan også gjøre Automator til en kraftigere app.

Det andre scenariet som jeg ser Workflows er nyttig i er når du vil lage rutiner som vil hjelpe deg mens du bruker Automator-appen. Hvis du for eksempel ønsker å få filnavn mens du bruker Automator, vil det være mindre irriterende å kjøre en arbeidsflyt fra Automator-appen.

Automator arbeidsflyttyper: Applikasjoner

Neste på listen over Automator arbeidsflyttyper er applikasjoner. Selv om det ikke er bevis på dette så vidt jeg vet, vil jeg anta at dette er den mest populære arbeidsflyttypen. Tenk på applikasjoner som ditt brød og smør i Automator.

Programmer gir deg et programikon som du kan dobbeltklikke for å kjøre det. Du kan plassere disse ikonene i Finder, på skrivebordet eller til og med i Dock.

Du kan til og med dra-og-slipp filer/mapper på disse ikonene for å bruke dem som input for den arbeidsflyten.

For eksempel tar rutinen i skjermbildet ovenfor filer som input. Deretter legger den ved disse filene til en e-post og sender dem til en klient jeg velger.

Når du skal bruke applikasjoner

Jeg synes du bør bruke applikasjoner hele tiden i Automator. Hvis du ikke vet hvilken type du skal velge, velger du Programmer fra listen over Automator-arbeidsflyttyper.

De er allsidige, enkle og enkle å holde styr på. Hvis du bestemmer deg for at du ikke vil ha dem lenger, kan du dra dem i papirkurven. Hvis du vil redigere dem, kan du åpne dem i Automator.

Du kan plassere applikasjonsarbeidsflyter ved siden av relevant innhold. For eksempel er fakturaapplikasjonen min i mappen der jeg oppbevarer fakturaene mine. Lett!

Du kan også kopiere og lime inn applikasjonsarbeidsflyter hvor du vil. Så hvis jeg ville, kunne jeg bruke forskjellige fakturamapper for hver av mine klienter, og bare kopiere/lime inn applikasjonsikonet i hver av disse mappene.

Den eneste ulempen med applikasjoner er at de ikke er så spesifikke som andre arbeidsflyttyper. Du får ikke tilgang til dem fra høyreklikkmenyen, de kan ikke kjøre på egen hånd, de kan ikke synkronisere med kalenderen din osv. Så jeg ville unngå dem når det er en annen type som passer bedre dine behov.

Ellers er de en stor standard!

Automator arbeidsflyttyper: Raske handlinger

Den tredje arbeidsflyttypen vi skal dekke er Quick Actions. Raske handlinger var min favoritt blant Automator-arbeidsflyttypene, og de er fortsatt høyt der oppe. Jeg har sannsynligvis laget flere hurtighandlinger enn noen annen arbeidsflyttype.

Raske handlinger er arbeidsflyter som kan kjøres fra høyreklikkmenyen. De vises hver gang du høyreklikker på en fil, mappe, bilde eller tekstvalg.

Vanligvis vil de bruke det du har høyreklikket som input for arbeidsflyten. Så hvis du høyreklikker på et bilde, vil det bildet bli sendt til hurtighandlingen. Du kan lage Quick Actions som ikke gjør dette, selv om denne funksjonen er en del av det som gjør Quick Actions så kraftig.

Selv om Quick Actions kan være litt mer begrenset enn noen av de andre typene, er de utrolig praktiske. I stedet for å automatisere prosesser på Mac-en din, tenker jeg på Quick Actions som en måte å legge til nye funksjoner på Mac-en.

Skulle ønske du kunne høyreklikke på et bilde og skalere det ned med 50 %? Nå kan du!

Vil du konvertere mellom filtyper uten å måtte åpne noen applikasjoner? Bare bruk en Quick Action!

Vil du bytte mellom bakgrunnsbilder uten å gå gjennom innstillingene? Bare høyreklikk hvor som helst!

Når du skal bruke hurtighandlinger

Som jeg nettopp har utforsket kort, vil du bruke hurtighandlinger i kontekstuelle situasjoner. Med det mener jeg at disse Automator-arbeidsflyttypene fungerer best når de brukes situasjonsbestemt.

Dette er rutiner du ikke kommer til å bruke hele tiden. Men når du ønsker å bruke dem, vil du ha dem lett tilgjengelig.

Det er fordi hurtighandlinger er tilgjengelig via høyreklikkmenyen. Og som alt annet i høyreklikkmenyen, bør de implementeres med kontekst i tankene. Tross alt er høyreklikkmenyens sekundære navn "kontekstmenyen".

Du kan tenke på hurtighandlinger som å "gjøre noe" med filer og mapper på datamaskinen. Vil du endre den filtypen? Eller endre det dokumentet? Eller omorganisere den mappen? Da vil du sannsynligvis gjøre det ved å høyreklikke i stedet for å se etter et ikon for å dobbeltklikke.

Du tror kanskje at det å kartlegge alle arbeidsflytene dine til raske handlinger er veien å gå. Jeg kan se hvorfor hjernen din kan gå dit. Dette kan imidlertid føre til en rotete og forvirrende høyreklikkmeny.

Hurtighandlinger er også vanskeligere å redigere og slette enn applikasjoner eller arbeidsflyter. Det er fordi du ikke vil ha en fil eller ikon som du enkelt kan finne og justere. Filene for hurtighandlinger er begravet i skjulte mapper på Mac-en. Det er ikke meningen at du skal redigere og justere dem etter at de er opprettet.

Av alle disse grunnene er Quick Actions best egnet til nettopp det: Raske handlinger! Korte ett- eller to-trinns rutiner som du ønsker enkel tilgang til. Og det er det!

Automator arbeidsflyttyper: Print Plugins

Det neste elementet i listen vår over Automator-arbeidsflyttyper er en som jeg riktignok ikke har brukt før. Jeg skriver ikke ut ting så ofte, og jeg eier heller ikke en skriver. De er for mye mas! Så følgende informasjon vil være en annenhåndsopplevelse.

Print Plugins er arbeidsflyter som du kjører fra utskriftsdialogboksen. Det er boksen som vises når du prøver å skrive ut et dokument. Den har alternativer som å velge hvor mange kopier som skal skrives ut og velge mellom svart/hvitt eller farger.

Hvis det høres litt ubrukelig ut, er det fordi det er det. Etter min mening i alle fall. Med mindre du jobber på et kontor der du skriver ut ting hele dagen, virker dette som et merkelig valg for Automator.

Likevel vil du ha tilgang til hele spekteret av Automator-handlinger. Du kan gjøre ting som ikke er relatert til utskrift hvis du vil. Og du får heller ikke tilgang til noen spesielle alternativer som er spesifikke for utskrift.

Den eneste unike funksjonen Print Plugins har, er at de sender dokumentene i utskriftsdialogboksen til Automator som PDF-inndata.

Så hvis du vil gjøre noe som å lagre alle de utskrevne dokumentene dine i en bestemt mappe på Mac-en, konverter dem til bilder, eller legg til en ekstra side på slutten av et dokument før du skriver det ut, dette er for du.

Når skal du bruke Print Plugins

Print Plugins er, etter min mening, de mest begrensede av Automator-arbeidsflyttypene. Hvis du ikke skriver ut ting så ofte, vil du sannsynligvis aldri trenge eller ønske å lage en arbeidsflyt med denne typen. Så hvis du har vanskelig for å tenke på hvorfor du vil bruke denne typen, trenger du sannsynligvis ikke bruke den.

På den annen side, hvis du er noen som allerede får noen ideer for denne arbeidsflyttypen, så er du sannsynligvis målbrukeren.

Spesielt tror jeg målbrukeren for denne arbeidsflyttypen er noen som skriver ut dokumenter ofte. Og hvis du er den personen, har du sannsynligvis flere repeterende utskriftsoppgaver du kan automatisere. Tross alt er utskrift allerede en ganske kjedelig og nesten autonom prosess.

Det er ikke mye annet å si her! Bruk Print Plugins når du vil lage utskriftsrelaterte arbeidsflyter. Ellers velger du noe annet.

Automator arbeidsflyttyper: Mappehandlinger

Contrast Print Plugins er en av Automator-arbeidsflyttypene jeg bruker mest. Mappehandlinger er veldig nyttige for alle slags ting, selv om det tok meg en stund å finne dem.

Denne arbeidsflyttypen er virkelig automatisert. Den kjører i bakgrunnen, så du kjører den aldri manuelt.

I stedet legger du ved mappehandlinger til en mappe du velger. Hver gang nye mapper eller filer legges til i den mappen, vil de vedlagte mappehandlingene kjøre.

Ikke bare vil dette føre til at mappehandlinger kjøres, men de vil også bruke filene/mappene som er lagt til som input.

For eksempel har jeg en mappehandling som automatisk skalerer ned alle bilder på skrivebordet mitt som er større enn 5 MB. Så hver gang jeg legger til bilder på skrivebordet mitt som er større enn den filstørrelsen, krympes de automatisk. Jeg trenger ikke å gjøre noe for å få dette til.

Når skal du bruke mappehandlinger

Det er to situasjoner der mappehandlinger er det beste valget blant Automator-arbeidsflyttypene.

Den første er mer åpenbar. Hvis du vil automatisere visse handlinger i en mappe, vil du bruke mappehandlinger! Dette inkluderer ting som:

• Gi automatisk nytt navn til filer inne i en bestemt mappe
• Opprette en ny mappe i en annen mappe hver måned
• Endre alle filer i en mappe som oppfyller visse kriterier
• Sletting av filer i en mappe etter to måneder
• etc.

Det andre scenariet er litt indirekte. Det er for når du vil lage en helautomatisert rutine.

Mappehandlinger er unike ved at de er en av de eneste Automator-arbeidsflytene som er virkelig autonome. De trenger ikke deg for å få dem til å løpe. Du trenger ikke å huske eller gjøre noe. De bare jobber.

Dette lar deg lage noen ganske komplekse Automator-arbeidsflyter som kjører i bakgrunnen på maskinen din. Det vil kreve litt kreativitet, men det finnes muligheter som er unike for denne arbeidsflyttypen.

Automator arbeidsflyttyper: Kalenderalarmer

Det bringer oss til Kalenderalarmer. Kalenderalarmer er arbeidsflyter som legges til Apple-kalenderen din.

Det tok meg en stund å finne ut nøyaktig hvordan disse fungerte. Jeg var ikke sikker på om de var knyttet til kalenderbegivenhetene dine, var handlinger du kunne utføre på kalenderhendelser, eller om de kjørte på den tiden du valgte.

Svaret ble det siste alternativet! Når du oppretter en kalenderalarm, blir den lagt til i kalenderen din på det tidspunktet du opprettet den. For å se den må du åpne Kalender-appen på Mac.

Når du har bestemt deg for hva denne kalenderalarmen skal gjøre, kan du bestemme når den skal gjøre den. Du kan gjøre dette ved å manipulere det akkurat som du ville gjort med en hvilken som helst annen kalenderhendelse. Dra den rundt, endre dato og klokkeslett, velg hvor lenge den skal vare, angi hvor ofte du vil at den skal gjentas (hvis du vil at den skal gjentas), og mer.

Når skal du bruke kalenderalarmer

Kalenderalarmer er flotte når du vil lage rutiner som skal kjøre hver dag, uke, måned eller år.

Går tilbake til fakturaeksemplet mitt, kan jeg opprette en kalenderalarm som sender fakturaene mine for meg hver uke. Jeg kunne opprettet en annen kalenderalarm som lager en ny faktura til meg i begynnelsen av hver uke også, hvis jeg visste hvordan jeg skulle skrive manuset til den.

Du kan også bruke kalenderalarmer til å gjøre ting som å lukke og åpne bestemte apper til bestemte tider. For eksempel kan du åpne Slack mens du jobber og lukke den når du er ferdig uten å måtte samhandle med den.

En annen situasjon der kalenderalarmer blir nyttige, er når du vil sette automatisering rundt ikke-gjentakende kalenderhendelser. Kanskje du har en avtale på vei, en presentasjon på jobben eller planer for neste helg. Du kan opprette en automatisering som vil sende deg og deltakere i arrangementet et varsel, legge til noe i Notes, og så videre.

Automator arbeidsflyttyper: Image Capture Plugins

I løpet av de tre årene jeg har vært Mac-bruker og -skribent, har jeg aldri møtt Image Capture, enn si Image Capture Plugins. Så for denne også, vil jeg være tydelig på at jeg ikke har hatt mye erfaring med denne arbeidsflyttypen.

For de som (som meg) ikke er klar over Image Capture, er det en funksjon på Mac som vises når du flytter bilder til Macen fra en enhet. Det betyr at du har koblet et kamera direkte til Mac-en og flytter filer fra det til Mac-en. Det kan være et bokstavelig kamera så vel som en iPhone eller iPad.

I likhet med Print Plugins er Image Capture Plugins automatiseringer som bare er tilgjengelige i Image Capture-dialogboksen. De er veldig spesifikke.

Imidlertid, hvis du importerer bilder til Mac-en din ofte, vil du sannsynligvis sparke deg selv at du ikke visste om dette.

Du kan bruke Image Capture-plugins til å automatisk gi nytt navn til bilder når du importerer dem, konverterer dem til en annen bildetype, beskjær dem, endre størrelse på dem, bruk filtre på dem, flytt dem til bestemte mapper og mye mer mer.

Til tross for at jeg er så nisje, kan jeg se at Image Capture Plugins er en av de mest nyttige Automator-arbeidsflyttypene. For fotografer kan dette være en gave fra himmelen.

Når skal du bruke plugins for bildefangst

Igjen, det er ikke mye å si her. Det er ganske klart når du skal bruke Image Capture Plugins over andre Automator-arbeidsflyttyper.

Den beste tiden å bruke Image Capture Plugins er når du ønsker å automatisere en del av rutinen når du bruker Image Capture. Hvis du opplever at du hele tiden endrer navn på filer, beskjærer bestemte bilder hele tiden eller organiserer filene du importerer, kan du sannsynligvis øke hastigheten på alt dette med Image Capture Plugins.

Ellers bør du ikke bruke Image Capture Plugins!

Automator arbeidsflyttyper: Dikteringskommandoer

Den siste av Automator-arbeidsflyttypene er dikteringskommandoer. Vi har referert til disse gjennom dette innlegget, og vi har endelig kommet frem til dem.

Dikteringskommandoer er arbeidsflyter som kjører hver gang du sier nøkkelfrasen deres i Mac-ens dikteringsfunksjon. For å aktivere denne funksjonen, trykk på fn nøkkel to ganger. Godkjenn dialogboksene som vises, og snakk til Mac-en.

Når du oppretter en dikteringskommando, kan du velge en nøkkelfrase øverst i editoren.

Å si den nøkkelfrasen etter aktivering av diktering vil utløse arbeidsflyten du knytter til den frasen.

Utover det er det ingen forskjell mellom dikteringskommandoer og andre Automator-arbeidsflyttyper. Det er aktiveringen som er tydelig.

Når du skal bruke dikteringskommandoer

Det er noen grunner til at du kanskje vil bruke dikteringskommandoer i stedet for mer vanlige Automator-arbeidsflyttyper som hurtighandlinger og applikasjoner.

Den første er den kule faktoren. Du kan sette opp en morsom dikteringskommando og deretter kjøre den foran vennene dine for å imponere dem.

Du kan for eksempel kartlegge denne Terminal-kommandoen, som spiller Star Wars i Terminal-appen, til en dikteringskommando. Deretter, for å imponere vennene dine, kan du si "Datamaskin, spill Star Wars Episode IV".

Du kan også bruke denne Terminal-kommandoen for å ha en samtale med Mac-en. Bare angi en nøkkelfrase som "Hvordan går det med datamaskinen?" Få deretter et automatisk svar til å si: "Helt greit, og deg selv bruker?"

Hvis du spør deg selv: "Hvorfor vil noen gjøre det?" du kan være på feil blogg.

En annen bruk for dikteringskommandoer er å legge til talekommandoer som Siri ennå ikke har. For å være tydelig, kan du ikke kjøre dikteringskommandoer fra Siri. Men siden Siri og Diktering aktiveres på lignende måter, kan du nærme deg Dikteringskommandoer fra en lignende tankegang.

Til slutt kan dikteringskommandoer brukes for tilgjengelighetsformål. Hvis du eller noen du kjenner er avhengig av talekommandoer for å bruke Mac-en, kan dette være ekstremt kraftig for den personen.

Bruk Automator-arbeidsflyttyper for å endre måten du bruker Mac-en på

Og det er det! Det er de åtte forskjellige Automator-arbeidsflyttypene og de forskjellige situasjonene de er best brukt i. Ved å velge og kombinere dem på kreative måter, kan du maksimere produktiviteten på Mac.

Som nevnt har jeg dekket og vil fortsette å dekke flere tips, triks og guider for bruk av Automator- og snarvei-appene på Mac og iPhone i løpet av de neste ukene. Så pass på å stille inn AppleToolBox-bloggen for de innleggene!

Dessuten nærmer vi oss august og september, noe som betyr at iPhone 13-rykter er i ferd med å strømme inn. Sørg for å abonnere på vårt nyhetsbrev for å få siste nytt om alt dette!

Ser deg da!