Slik arkiverer og sikkerhetskopierer du e-poster på din Mac

Ingen liker en rotete innboks. Men det er ikke nødvendig å beholde gamle e-poster i innboksen din bare fordi du er redd for å slette dem. Mail-appen på Mac-en – som de fleste populære e-postapper – lar deg arkivere e-poster for å skjule dem fra innboksen uten å miste dem for alltid.

Hvis innboksen din trenger en vårrengjøring og du er bekymret for å slette noe viktig, kan du finne ut hvordan du arkiverer e-postene dine nedenfor. Vi viser deg også hvordan du sikkerhetskopierer e-poster lokalt, slik at du ikke mister dem selv om du sletter e-postkontoen din.

I slekt:

• Mail fungerer ikke i macOS Catalina, hvordan fikser du det
• Laster e-postappen alltid ned på Mac? Hvordan fikse
• Hvor lagres arkiverte meldinger i Mail på macOS?
• 21 Apple Mail-tips og triks du kanskje ikke har kjent for iOS og macOS

Hva betyr arkivering i e-postappen?

Vi vet alle hva som skjer når du sletter en e-post: den meldingen flyttes til papirkurven før den forsvinner for alltid en kort stund senere.

Når du derimot arkiverer en e-post på Mac-en, flyttes den til en egen mappe, men blir aldri slettet. Du kan se alle dine arkiverte e-poster når som helst ved å bla gjennom arkivmappen. De forblir i den mappen til du velger å slette dem.

Enda mer praktisk kan du søk etter meldinger i Mail-appen og den søker automatisk i arkiverte e-poster så vel som innboksen din.

Tenk på å arkivere en e-post som å lagre den i et arkivskap. Du trenger aldri å se på det igjen, men du vet at du har det hvis du trenger det.

Det er en god idé å arkivere fakturaer, bestillingsbekreftelser, e-poster med kundestøtte og andre offisielle dokumenter du kanskje må referere til igjen i fremtiden.

Hvordan arkivere e-poster i Mail-appen

Det er enkelt å arkivere e-poster i macOS Mail-appen. Bare velg en e-post i innboksen din og klikk på Arkiv ikonet over meldingsforhåndsvisningen, ser det ut som en oppbevaringsboks.

Hvis Mac-en har en berøringslinje over tastaturet, kan du også trykke på Arkiv ikonet som vises på Touch Bar når du velger en e-post.

Alternativt kan du kontrollere og klikke på en e-post og velge Arkiv fra hurtigmenyen.

Du kan også velge en e-post og gå til Melding > Arkiv fra menylinjen.

Eller, for superbrukerne der ute, velg en e-post og trykk Ctrl + Cmd + A for å arkivere den umiddelbart.

Arkiver meldinger som standard

Hvis du vil sveipe over meldinger for å arkivere dem, må du angi det som standardhandling for å forkaste e-poster. For å gjøre dette, start Post app og gå til E-post > Innstillinger fra menylinjen. Gå til Visning fanen, og sett deretter Flytt forkastede meldinger linje til Arkiv.

Nå kan du sveipe til venstre med to fingre over e-poster for raskt å arkivere dem.

Å angi Arkiv som standardhandling betyr også at du kan arkivere e-poster direkte fra et varsel på Mac-en. For å gjøre det, klikk Alternativer > Arkiver når et e-postvarsel vises i øverste høyre hjørne.

Hvis du ikke ser dette alternativet, gå til Systemvalg > Varsler og sørg for Varsler er slått på for Post.

Hvordan finne arkiverte e-poster i Mail-appen

Hovedfordelen med å arkivere e-poster, i stedet for å slette dem, er at de er enkle å finne hvis du noen gang trenger dem i fremtiden. Det er flere måter å finne arkiverte e-poster på din Mac hvis du trenger dem.

Når du arkiverer en e-post i macOS, oppretter Mail-appen en Arkivert-mappe i e-postkontoen din. Annenhver e-post du velger å arkivere fra den kontoen går også inn i denne mappen.

Mail oppretter separate arkivmapper for hver av e-postkontoene dine. Men du kan også se alle dine arkiverte e-poster fra hver konto samtidig i mappen All Archive.

Den raskeste måten å finne en arkivert e-post på er å søke etter den ved å bruke forstørrelsesglass ikonet øverst til høyre i Mail-appen.

Listen over resultater viser hvor hver e-post er plassert og inkluderer e-poster fra arkivmappene dine hvis noen av dem samsvarer med søkeordene.

Alternativt kan du legge til Arkiv-mappene i sidefeltet og bla gjennom dem manuelt for å finne en e-post.

Hvis du ikke kan se en arkivmappe i sidefeltet, klikker du på Legge til knappen ved siden av Favoritter. Velg deretter å legge til Alt arkiv fra listen over postbokser i rullegardinmenyen og klikk OK.

Klikk nå Alt arkiv i sidefeltet for å se alle dine arkiverte e-poster.

Hvis du ikke ser sidefeltet i det hele tatt, trykk Shift + Cmd + M å avsløre det.

Slik sikkerhetskopierer du e-poster på en Mac

Når du bruker Mail til å arkivere e-poster på Mac-en din, blir disse e-postene fortsatt lagret på e-postleverandørens servere. Det betyr at du mister alle dine arkiverte e-poster hvis du sletter e-postkontoen din eller glemmer passordet ditt.

Dette skjer selvfølgelig ikke så ofte. Men hvis du vil være sikker på at du aldri mister de arkiverte e-postene dine, bør du også lage en lokal sikkerhetskopi av dem.

Dette er enkelt å gjøre ved å eksportere Arkiv-postkassen fra Mail-appen.

For å gjøre det, åpne Post og kontroll-klikk på Arkiv eller Alt arkiv postkasse i sidefeltet, og velg deretter Eksporter postkasse.

Velg en destinasjon du vil lagre eksporterte arkiv-e-poster til. Avhengig av hvor mange e-poster du har arkivert i løpet av årene – og hvor mange store vedlegg det er – kan den eksporterte postkassen ta opp ganske mye plass på Mac-en.

Eksportering av en postboks på denne måten sletter ingen meldinger fra e-postkontoen din, den lager bare en lokal kopi av disse e-postene på Mac-en.

Du bør eksportere postkassen regelmessig for å holde en oppdatert sikkerhetskopi av arkiverte e-poster.

Lær enda flere tips for bruk av Mail på en Mac

Arkivering av e-poster på Mac-en er en fin måte å rydde opp i Mail-innboksen uten å miste tilgangen til viktige meldinger. Men arkivering av e-poster er bare én måte å forbedre måten du bruker Mail på din Mac.

Sjekk ut vår liste over Mail tips og triks for å lære mer nyttige ting som hvordan du tilpasser verktøylinjen, reduserer antallet varsler du mottar, eller introduserer smarte regler for å få postkassen til å organisere seg.