Spor og sorter ubesvarte e-poster på Mac-en og øk produktiviteten

Hvis du ikke bare mottar tonnevis av e-poster hver dag, men også svarer på, videresender og sender enda flere, kan det virkelig være vanskelig å følge med. Inspirert av en diskusjon i Apples kundestøtteforum, bestemte vi oss for å hjelpe de som havner i denne situasjonen.

Ved å holde styr på e-poster som du fortsatt trenger å svare på og være i stand til å sortere dem enkelt, kan du øke produktiviteten doble. Og med fleksibiliteten vi viser deg, kan du raskt finne e-postene som venter på svar.

I slekt:

• 21 Apple Mail-tips og triks du kanskje ikke har kjent for iOS og macOS
• Hvordan legge til og bruke favorittemojier og symboler i Mail på Mac
• Alt nytt i Mail for macOS Catalina

Lag en smart postboks

Smarte postkasser er nyttige verktøy for å flytte meldinger automatisk. Mens e-poster forblir på sin opprinnelige plassering, vises de også i en bestemt postboks som du oppretter ved å bruke kriterier; litt som postregler.

For å se hvilke e-poster du ikke har svart på, alt på ett sted, her er hvordan du setter opp den smarte postkassen i Mail-appen på Mac-en din.

1. Klikk Postkasse > Ny smart postkasse fra menylinjen.
2. I popup-vinduet, navngi postkassen din med noe som «ubesvarte e-poster» eller hva du måtte ønske.
3. For Inneholder meldinger som samsvarer med [enhver/alle] av følgende tilstand, plukke alle.
4. I kriteriedelen klikker du på den første rullegardinboksen og velger Meldingen ble ikke besvart.
5. Merk eventuelt boksene for Inkluder meldinger fra papirkurven og fra Sendt.
6. Klikk OK.

Du kan teste dette ut hvis du vil. Send deg selv en e-post, og den skal dukke opp i den nye smarte postkassen din. Svar på den, og den skal forsvinne fra den postkassen. (Du må kanskje gi den noen sekunder for å forsvinne.)

Sorter e-poster i Smart Mailbox

Smartpostkassene fungerer akkurat som de andre du bruker i Mail-appen. Så hvis du bruker det klassiske oppsettet for Mail, kan du sortere ved å bruke kolonnene. Dette gjør det enkelt å sortere ved å klikke på Dato mottatt header og se de nyeste e-postene øverst.

Hvis du bruker standardoppsettet i Mail-appen, kan du fortsatt sortere raskt ved å bruke et par metoder.

Først og lettest klikker du på kolonneoverskriften for meldingslisten og velger Dato og Nyeste melding på toppen. Alternativt kan du klikke Utsikt > Sorter etter og velg Dato og Nyeste melding på toppen derfra.

Rediger din smarte postkasse

Et tips til du kan bruke med den smarte postkassen du lager, er å gjøre den enda smartere! Kanskje du vil se alle de ubesvarte e-postene fra i dag, i går eller denne uken. Det tar bare et minutt å redigere Smart Mailbox.

1. Velg din smarte postkasse og klikk enten Postkasse > Rediger smart postkasse fra menylinjen eller Høyreklikk det og velg Rediger smart postkasse fra kontekstmenyen.
2. I kriterieboksen klikker du på plusstegn-knapp helt til høyre for å legge til et nytt filter.
3. For den første rullegardinboksen, velg Dato mottatt og for den andre velger du dato eller område du vil bruke. Du kan velge mellom alternativer som i dag eller denne uken, er nøyaktig eller er mellom, og er før datoen eller er etter datoen. Disse valgene gir deg stor fleksibilitet.
4. Klikk når du er ferdig OK.

Som når du først oppretter Smart Mailbox med trinnene ovenfor, kan du kjøre en rask test.

Du kan opprette eller redigere smarte postbokser for å inkludere alle slags kriterier som dette. Så hvis du har en sjanse, se gjennom alternativene i tilfelle du ser flere filtre å inkludere. Og hvis mulig, kjør en test og match disse kriteriene for å se om alt fungerer som du forventer.

Er du klar til å øke produktiviteten?

Å la e-poster forbli ubesvarte som ikke burde, kan føre til mange problemer, spesielt for jobben din. Så hvis du finner denne opplæringen nyttig og noe du skal bruke, vennligst gi oss beskjed i kommentarene nedenfor!