Når du jobber med et dokument med et team, vil filen gå gjennom ulike utkast. Men hva om du likte et tidligere utkast? Hvis du nettopp erstattet den gamle teksten med ny tekst og ikke lagret et utkast av den spesifikke versjonen, kan du anse den som tapt. Men det trenger ikke være slik, takket være Google Docs.
Et av mange nyttige alternativer som Google Docs har, er å se de forskjellige versjonene av dokumentet. På den måten, hvis du fortsatt liker hvordan et tidligere utkast ble opprettet, kan du fortsatt gjenopprette det. Her er to måter du kan se forskjellige versjoner av Google Dokumenter-filen på.
Hvordan bruke forslagsmodus for å se redigeringer
Med forslagsmodus kan du se alle redigeringene laget ditt har gjort i en annen farge, slik at du lettere kan se forskjellen. Du vil også se en oppsummert versjon av endringene på siden, og du kan enten godta eller avslå en foreslått endring.
For å komme i gang, klikk på blyantikonet øverst til høyre og velg alternativet Foreslå.
Når du velger dette alternativet, vil du se en kort melding som forteller deg at det foreslåtte alternativet er aktivert. Hvis du noen gang vil bytte til et annet alternativ, klikker du på den grønne blyanten. Dette alternativet lar deg gjøre nettopp det, foreslår. All teksten du legger til, endrer ikke originalversjonen. Hvis du noen gang vil endre et forslag, klikker du bare på og markøren begynner å blinke.
Hvordan vurdere redigeringsforslag i Google Dokumenter
Når slutten av dagen er kommet, er det på tide å gå gjennom disse forslagene. Klikk på Verktøy-fanen øverst og klikk på Gjennomgå forslag. Du vil se alternativer for å enten godta eller avvise forslagene. Du vil ikke se en liste over forslag der; Google Dokumenter vil fremheve direkte på dokumentet der forslaget er.
Du kan gå gjennom den foreslåtte redigeringen ved å klikke på opp- og nedpilene. Du vet at du er det siden Google Dokumenter fremhever den du er på. Ved å velge Forhåndsvisning Godta alle, vil du se alle de foreslåtte redigeringene i dokumentet, og alt du trenger å gjøre for å godta dem alle er å klikke på den store blå Godta alle-knappen.
Når du velger alternativet Forhåndsvisning avslå alle, vil alle forslagene forsvinne fra dokumentet. For å fullføre klikker du bare på Avvis alle-knappen. Hvis du allerede har godtatt eller avslått forslagene, men angret på at du gjorde det, kan du gå tilbake ved å klikke på tilbakepilen for å gjøre nye endringer.
Versjonshistorikk
Du kan også se forskjellige versjoner av filen din ved å gå til:
- Fil
- Versjonshistorikk
- Se versjonshistorikk
Til høyre ser du alle de forskjellige versjonene av filen. Klikk på prikkene, og du kan navngi den spesifikke versjonen eller lage en kopi av den. Du vil også se ting som siste redigeringsdato og -klokkeslett. Her finner du muligheten til å gjenopprette denne versjonen, men du vil også se den i en stor blå knapp øverst.
Du vil også se navnene på alle de som redigerte filen på en bestemt dato. Ved å aktivere Vis kun navngitte versjoner, kan du raskt finne versjoner du har navngitt. Alle de andre vil bli fjernet, men vil ikke bli slettet.
For å kommentere et forslag du har kommet med, marker teksten du vil kommentere og klikk på Kommentar-alternativet. Det blir den siste på listen. Til gjøre endringer i kommentaren din, klikk på prikkene til høyre og velg Rediger. Du kan også lenke til denne kommentaren og slette den hvis du ombestemmer deg så lenge du er der.
For å svare på en kommentar fra en lagkamerat, klikk på kommentaren. Skriv inn teksten din og klikk på Svar eller Løs-knappen. Når du er klar til å laste ned filen ved å gå til Fil > Last ned, kan du velge mellom et stort utvalg av formater.
Du kan velge mellom:
- Ord
- OpenDocument-format
- Rick tekstformat
- Ren tekst
- nettside
- EPUB
Android
For å gjøre det tidligere nevnte, men på Android-enheten din, må du tilgang til forskjellige alternativer. For å foreslå en redigering og se de to versjonene, trykk på blyant nederst til høyre, men før du begynner å skrive, trykk på prikkene øverst til høyre og velg Foreslå endringer alternativ.
Akkurat som på skrivebordet vil alt du foreslår være i en annen farge.
Hvordan kommentere en Google Docs-fil – Android
Hvis du har noe å si, si det. Du kan kommentere Google Docs-filen på Android-enheten din ved å trykke lenge på n ordet eller setningen du vil kommentere, etterfulgt av prikkene. Du bør nå se alternativet for å legge til kommentar.
Du vet hvor kommentaren din er siden den blir uthevet. Til se kommentaren din og andre, trykk på den. Velg Vis kommentar, og du skal se hva du skrev. Du kan redigere, slette eller få en delbar lenke for kommentaren ved å trykke på prikkene. Hvis problemet bak kommentaren har blitt behandlet, kan du trykke på Løs-alternativet for å få det til å forsvinne.
Hvis du ved et uhell trykket på løsningsalternativet, vil du se (i noen sekunder) angre-alternativet. Trykk på den for å åpne kommentaren på nytt. Du bør se en melding nær kommentaren om at den har blitt åpnet av deg. For å se andre kommentarer, trykk på pilene for å gå frem og tilbake.
Sørg for at du er sikker på forslaget du kommer med siden forfatteren eller forfatterne vil motta en e-postvarsling for hvert forslag. Selv om du ombestemmer deg, får de det fortsatt. Hvis du er forfatteren og du ikke vil motta et varsel for hvert lille forslag, kan du slå det av ved å gå til Google Disk-innstillingen ved å:
- Går til Innstillinger
- Varsler
- Fjern merket for begge alternativene
Hvordan dele et Google Docs-dokument
Du trodde du hadde alt med å redigere dokumentet og husker at du glemte å legge til noen. For å dele Google Docs-filen din, klikk på den blå Del-knappen øverst til høyre.
Klikk der det står Legg til personer og grupper og legg til kontakten din. Husk å gi den kontakten redigeringstillatelser ved å klikke på rullegardinmenyen til høyre. Pass på at du velger redigeringsalternativet.
Slik endrer du redigeringstillatelser på Google Dokumenter
Hvis noen har tjent på å bli fjernet fra et dokument, kan du klikke på deleknappen. Under alternativet for å legge til noen, ser du alle brukerne du allerede har lagt til.
Til høyre ser du en rullegardinmeny der du kan velge et annet alternativ.
Du vil også ha muligheten til en lenke der alle med lenken kan få tilgang til filen eller bare personer du har lagt til. Du vil se alternativer for å endre denne innstillingen eller kopiere koblingen for å dele. Ved å klikke på tannhjulet kan du endre innstillinger som:
- Redaktører kan endre tillatelser og dele.
- Seere og kommentatorer kan se muligheten til å laste ned, skrive ut og kopiere.
Konklusjon
Ved å se endringene går filen gjennom, du kan se om endringene forbedret dokumentet. Kommentarer kan også være konstruktive for å forbedre en fil, og du vet nå hvordan du kan legge dem til eller endre dem. Jobber du ofte med andre på dokumenter på Google Dokumenter eller sjelden? Del tankene dine i kommentarene nedenfor, og ikke glem å dele artikkelen med andre på sosiale medier.