Przy tak dużej ilości informacji cyfrowych przychodzących i wychodzących z urządzeń, zarządzanie plikami elektronicznymi może być nie lada zadaniem. Pliki te przenoszą się z miejsca na miejsce bez przerwy i często w pośpiechu. To dobrze, że technologia dogoniła te problemy.
Organizacja plików 101
Technologia sprawia, że udostępnianie, przechowywanie i wyszukiwanie jest wydajne i mniej kłopotliwe. Teraz możliwy jest bezproblemowy dostęp do niezbędnych plików. W tym artykule omówimy kilka podstawowych wskazówek, które pomogą poprawić wydajność zarządzania plikami i poprowadzą Cię w sortowaniu.
1. Improwizuj swój proces udostępniania plików
Kiedy mówisz o wydajnej organizacji plików, nie masz na myśli tylko przechowywania. Najlepiej byłoby omówić sposób obsługi, wysyłania lub udostępniania tych dokumentów członkom działu.
Po pierwsze, faksowanie to standardowa metoda udostępniania dokumentów, którą każdy w świecie korporacji stosuje codziennie. Instytucje należące do finansów, prawa i rządu zwykle używają tego jako jednego z narzędzi do komunikacji. A co, jeśli istnieje sposób na zmaksymalizowanie jego potencjału, jednocześnie czyniąc udostępnianie plików wydajnym procesem, takim jak faks bez faksu? Czy nie pomogłoby to uporządkować rzeczy w biurze?
Jeśli proces udostępniania plików odbywa się w miejscu pracy, możesz ustanowić serwer plików lub sieć udostępniania plików. Pomogłoby to osobom, które mają dostęp, w odzyskaniu swoich plików.
2. Przechowuj dokumenty w jednym miejscu
Kwestia organizacji akt od dawna nęka przedsiębiorstwa. Jest to coraz większy problem wśród firm, ponieważ wiele ich plików elektronicznych często gubi się podczas przechowywania i przesyłania. Ten problem dodatkowo komplikuje sytuację, ponieważ firmy mają tendencję do udostępniania wielu plików współpracownikom.
Aby temu zaradzić, eksperci sugerują utworzenie pojedynczego folderu głównego, aby umożliwić łatwy dostęp do plików, które próbujesz odzyskać. W tej metodzie przechowuj wszystkie pliki robocze w folderze. W przypadku użytkowników komputerów PC ustawieniem domyślnym jest Moje dokumenty.
W środowisku udostępnionym możesz również utworzyć folder Dokumenty udostępnione. Oba procesy umożliwiają Twoim współpracownikom znalezienie niezbędnych plików od samego początku. Co więcej, takie postępowanie toruje drogę do łatwego tworzenia kopii zapasowych i archiwizacji, gdy brakuje miejsca do przechowywania.
Przeczytaj także: 13 najlepszych darmowych menedżerów plików dla systemu Windows 10 w 2021 r.
3. Unikaj przechowywania plików na pulpicie
Ten temat jest kontynuacją drugiego punktu powyżej. Pamiętaj, że pulpit nie powinien być podstawowym miejscem do przechowywania plików. Zamiast tego powinno być schludne i uporządkowane. Umieszczenie wielu plików i pozostawienie ich w pobliżu może sprawić, że cała przestrzeń będzie wyglądać na zagraconą.
Co więcej, może się wydawać, że czyszczenie przestrzeni operacyjnej może być czasochłonnym przedsięwzięciem. W przypadku bardzo zdezorganizowanego pulpitu zaleca się korzystanie z aplikacji ułatwiających czyszczenie i sortowanie dokumentów.
4. Postępuj zgodnie z ustalonymi wytycznymi dotyczącymi nazewnictwa plików
Zanim zapiszesz swoją pracę pliki w Twojej chmurze lub folder główny, spróbuj przestrzegać ustalonych schematów nazewnictwa plików. Zazwyczaj firmy starają się rozwiązać problem niezgodności wśród tysięcy dokumentów poruszających się po każdym dziale, ustalając zasady i wytyczne dotyczące nazewnictwa plików. Zwróć uwagę na znane znaki, takie jak podkreślenia, myślniki i kropki.
Zaleca się również stosowanie standardowych skrótów i nazw opisowych. Nie zapomnij dodać dat i być konkretnym, jeśli musisz. Celem nazewnictwa plików jest prawidłowe określenie zawartości bez konieczności ich otwierania. Możesz przestrzegać niektórych standardowych konwencji nazewnictwa, takich jak:
- Według daty dokumentu;
- Według typu dokumentu; oraz
- Według działu lub firmy.
Na przykład, jeśli plik dotyczy zaległego listu, możesz wybrać coś, co będzie odpowiednio korespondować z Twoją wiadomością. Jeśli wszystko to może wydawać się przytłaczające, zawsze pamiętaj, że te drobne szczegóły pomogą Ci w identyfikacji i wyszukiwaniu plików.
Przeczytaj także: 11 najlepszych programów do niszczenia plików dla komputerów Mac w 2021 r
5. Regularnie wykonuj kopie zapasowe plików
Wykonywanie kopii zapasowych danych jest kluczowym elementem zapewnienia płynnego przepływu procesów biznesowych i ciągłości. Chroni firmę przed nieszczęśliwymi zdarzeniami, takimi jak utrata danych, która może być wynikiem:
- Atak złośliwego oprogramowania;
- Uszkodzenie napędów;
- Skradzione dyski do przechowywania;
- Atak ransomware;
- Hakowanie kont pamięci; oraz
- Usuwanie plików.
Tych rzeczy można uniknąć, jeśli ustanowisz protokół tworzenia kopii zapasowych. Aby zapewnić wystarczającą ochronę Twojej firmie, musisz wdrożyć kompleksowy system tworzenia kopii zapasowych danych, który jest zgodny z następującymi zestawami procesów:
- Regularnie wykonuj kopie zapasowe danych;
- Przechowuj dane na dyskach i usługach w chmurze; oraz
- Mieć hasło do folderów i plików
- Przechowuj dyski w prywatnym miejscu.
Jeśli utrata danych spowodowałaby zakłócenia biznesowe, wykonaj kopię zapasową niezbędnych dokumentów. Usunięte pliki można odzyskać jeśli zainstalujesz oprogramowanie do odzyskiwania. Jednak niektóre szczegóły transakcji biznesowej są najprawdopodobniej nieodwracalne, jeśli pliki pamięci masowej zostaną zhakowane, uszkodzone lub utracone.
6. Usuń stare, niepotrzebne pliki
Usuwanie starych plików może być denerwujące. Musisz jednak również wziąć pod uwagę, że te niepotrzebne dokumenty powodują bałagan w już i tak bałaganiarskim systemie plików. Sprawdź wytyczne swojej firmy dotyczące usuwania plików i upewnij się, że nie będziesz już potrzebować tych plików biznesowych.
Jeśli nie masz pewności, utwórz folder w folderze głównym i nazwij go „nieaktywnym” lub „starym”. Przechowuj te stare pliki w folderze do przechowania, dopóki nie będziesz mieć pewności, że nie będą już używane.
7. Twórz skróty i ulubione
Te funkcje doskonale sprawdzają się w przypadku plików i folderów, których używasz na co dzień. Zamiast przekopywać się przez niezliczone miejsca przechowywania, spróbuj utworzyć dostęp dla tych plików. Może znajdować się w pobliżu karty Finder dla użytkowników komputerów Mac lub paska bocznego Eksploratora plików, jeśli używasz komputera. Korzystanie z tych opcji sprawi, że wyszukiwanie plików będzie proste.
Przeczytaj także: 22 Najlepszy darmowy program do aktualizacji sterowników dla Windows 10, 8, 7 w 2021 [Zaktualizowany]
Myśl końcowa: organizacja jest kluczem
Ważne jest, aby zawsze pamiętać, że najlepiej aktualizować i organizować pliki, aby zachować spójność wszędzie tam, gdzie przechowujesz dokumenty. Twoim głównym celem jest zagwarantowanie, że po utworzeniu nadal możesz znaleźć to, czego szukasz w systemie zarządzania plikami.
Co więcej, właściwe zarządzanie i organizacja plików elektronicznych są niewątpliwie krytyczne w konfiguracji współdzielonego środowiska. Jeśli Twoich współpracowników nie ma w pobliżu, możesz szybko zlokalizować utworzone przez nich pliki i uzyskać do nich dostęp.
Wykonując codzienne zadania, rozważ wymienione tutaj pomysły, aby posortować posiadane pliki. Na dłuższą metę będzie to wygodne dla Ciebie i Twojej organizacji.