Pandemia koronawirusa przyniosła nowe wyzwania, zwłaszcza jeśli chodzi o pracę w domu. Może to być szczególnie trudne, gdy masz zespół, który próbuje wspólnie pracować nad projektem. Wirtualna współpraca stała się nową normą we współczesnym środowisku pracy, ponieważ zespoły próbują pracować z wielu lokalizacji, a nawet kontynentów.
Dokumenty Google to wspaniałe narzędzie do współpracy, które jest elastyczne do pracy zespołowej i jest łatwo dostępne nawet ze smartfonów. Jednak dzięki tej elastyczności nadal istnieje potrzeba integracji poczty e-mail. E-maile stały się podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej. Kilka e-maili zostało usuniętych, a niektóre lepiej zarchiwizować. Podczas pracy z narzędziami potwierdzającymi niektóre zmiany mogą wymagać podjęcia działań lub przejrzenia przez innych członków zespołu. Ta funkcja może się przydać do śledzenia zaproszeń na spotkania, harmonogramów wysyłania e-maili i wielu innych.
Integracja poczty e-mail z Dokumentami Google
Google oferuje kilka funkcji ułatwiających łączenie Dokumentów Google i e-maili. W przypadku pierwszej opcji wykonaj poniższe czynności.
Włącz tworzenie dokumentów
Zaloguj się do Gmaila i kliknij ikonę w kształcie koła zębatego w prawym górnym rogu. Następnie kliknij ustawienia. W górnej części środkowej kliknij kartę Laboratorium i powoli przewiń w dół. Kliknij Włącz obok, aby utworzyć dokument. Następnie zapisz wprowadzone zmiany. Więc następnym razem, gdy będziesz chciał zapisać swoją pocztę e-mail w Dokumentach Google, po prostu kliknij przycisk Więcej. Ten przycisk znajduje się w górnej środkowej części panelu odczytu wiadomości. Następnie kliknij Utwórz dokument. Otworzy się karta, z której bardzo łatwo będzie edytować lub zapisywać. Możesz nawet eksportować do pdf lub innych formatów plików.
Załącznik do Dokumentów Google
Drugą opcją, którą masz, jest kliknięcie karty Plik w dokumencie Google, przewiń w dół, a otrzymasz opcję „E-mail jako załącznik”. Po wybraniu tej opcji pojawi się wyskakujące okienko e-mail, jak pokazano na poniższym schemacie. Tutaj masz możliwość dodania adresu e-mail członka, do którego chcesz wysłać dokument, a także masz przywilej wpisania wiadomości w treści przed udostępnieniem dokumentu. Ta integracja została ułatwiona przez Google. Konto Gmail używane do uzyskiwania dostępu do dokumentów Google zostanie użyte do wysłania wiadomości e-mail.
Można również zintegrować i przekonwertować dokumenty Google na wiadomości e-mail, dodając rozszerzenie Google Chrome ze sklepu internetowego Chrome, a następnie wybrać rozszerzenie. Po pobraniu rozszerzenia Google dodaj je. Zobaczysz przycisk z napisem „Otwórz w Gmailu”. Po kliknięciu tego przycisku pojawi się wyskakujące okienko z informacją „Konwertujemy Dokument Google do wiadomości e-mail”. Następnie otrzymasz potwierdzenie, że Twój dokument Google został wysłany jako aplikacja Gmail lub Google e-mail.
Rozszerzenie Chrome
Można również zintegrować e-maile z dokumentami Google, dodając rozszerzenie chrome do edycji e-maili w dokumentach Google, możesz uzyskać rozszerzenie chrome. To rozszerzenie oferuje luksus edytowania e-maili w dokumentach Google. Po pobraniu rozszerzenia kliknij Dodaj rozszerzenie.
Po otwarciu sprawdzania poczty e-mail i kliknięciu ikony „Edytuj w Dokumentach Google” w wiadomości e-mail aplikacji Google lub Gmailu. Możesz otrzymać powiadomienie z prośbą o autoryzację dostępu do Dysku Google. Wybierz opcję dodawania konta dysku Google. Będzie to kluczowe, gdy chcesz zapisywać e-maile na dysku Google po edycji e-maili w dokumentach Google. Ta funkcja jest przydatna, zwłaszcza gdy pracujesz nad projektem z dużym zespołem.
Ciesz się łatwiejszym, potwierdzającym przepływem pracy
To jedne z niewielu sposobów integracji dokumentów i e-maili Google. Możesz cieszyć się dodatkowymi funkcjami i zoptymalizować wydajność, pracując bezproblemowo i współpracując online z innymi zespołami projektowymi.