Jak korzystać z liczb na komputerze Mac: zaawansowane techniki

Kilka tygodni temu omówiliśmy podstawowe techniki za korzystanie z Numbers na Macu. Jeśli przegapiłeś ten post, zbadaliśmy funkcje Numbers, takie jak formuły, szablony, arkusze i sortowanie.

Dzisiaj zamierzamy rozwinąć ten post, omawiając bardziej zaawansowane techniki. Jeśli nie znasz tematów poruszanych w tym pierwszym poście, zdecydowanie sugeruję, abyś go przeczytał przed przejrzeniem tego. Jednak dla tych, którzy czują się dobrze z Numbers i chcą poszerzyć swoją wiedzę praktyczną, ten post jest dla Ciebie.

W tym poście przyjrzymy się zaawansowanym technikom, takim jak tworzenie wykresów, tabel przestawnych, dodanie filtrowania i formatowania warunkowego oraz zbadanie możliwości łączenia Numbers z AppleScript. To będzie trochę „wyższy poziom”, więc przygotuj się i zacznijmy!

Jak korzystać z Numbers na Macu: zaawansowane techniki

Stoły obrotowe

Pierwszą rzeczą, którą omówimy, jest funkcja, która jest stosunkowo nowa w Numbers na Macu: tabele przestawne. Kiedyś była to funkcja, z której mogli korzystać tylko użytkownicy Excela. Ale w ostatnich aktualizacjach firma Apple wprowadziła tabele przestawne na komputery Mac.

Czym więc są tabele przestawne? Dla tych, którzy nie wiedzą, tabela przestawna jest trochę jak standardowa tabela danych, z wyjątkiem tego, że jest interaktywna. Interaktywne aspekty tabeli przestawnej umożliwiają szybkie porządkowanie, filtrowanie, sortowanie i lepsze zrozumienie danych w tabeli.

Na przykład w typowej tabeli Numbers zobaczysz kilka wierszy i kolumn danych, z których bez względu na to, jak są zorganizowane, trudno jest szybko uzyskać szczegółowe informacje. Możesz więc zmapować tę tabelę danych do tabeli przestawnej, która szybko pokaże podsumowania danych, pokaże relacje między danymi i nie tylko.

Aby utworzyć tabelę przestawną w Numbers, potrzebujesz najpierw tabeli lub zakresu danych. Zakres danych to po prostu wiersz lub kolumna danych, podczas gdy tabela to seria wierszy i kolumn.

Wybierz swój zakres lub tabelę, a następnie kliknij Stół obrotowy na pasku narzędzi u góry ekranu. Zostaniesz poproszony o wybranie jednej z tych czterech opcji:

• Na nowym arkuszu: Spowoduje to utworzenie nowego arkusza zawierającego tabelę przestawną. Oddziela to wizualnie tabelę od tabeli przestawnej, aby wszystko było uporządkowane.
• Na bieżącym arkuszu: Spowoduje to dodanie tabeli przestawnej do arkusza, z którego aktualnie korzystasz, umożliwiając jednoczesne wyświetlanie tabeli i tabeli przestawnej.
• Dla wybranych komórek w nowym arkuszu: Jeśli nie chcesz tworzyć tabeli przestawnej przy użyciu tabeli, możesz zamiast tego wybrać zakres. Jeśli wybierzesz tę opcję, utworzysz tabelę przestawną dla swojego zakresu w nowym arkuszu.
• Dla wybranych komórek w bieżącym arkuszu: Na koniec, zgodnie z oczekiwaniami, ta opcja pobiera wybrany zakres komórek i tworzy dla nich tabelę przestawną w bieżącym arkuszu Numbers.

Najlepszym sposobem na opanowanie tabel przestawnych jest rozpoczęcie ich tworzenia i eksperymentowania z nimi. Nie mamy czasu w tym poście, aby zagłębić się w ten artykuł, ale w przyszłości napiszemy o tabelach przestawnych, aby dokładniej je zbadać. Więc bądźcie na to przygotowani!

Tworzenie wykresów

Kolejną zaawansowaną techniką, której będziesz chciał się nauczyć podczas korzystania z Numbers na Macu, jest tworzenie wykresów. Chociaż wykresy nie są bezwzględnie konieczne podczas korzystania z Numbers, są świetnym narzędziem do wizualizacji.

Dla tych, którzy nie są zaznajomieni z wykresami, są to sposób na zebranie danych w tabeli i wyświetlenie ich w bardziej wizualny sposób. To świetnie nadaje się do szybkiego zdobywania informacji, a także do pokazywania danych osobom nietechnicznym. Na przykład, jeśli śledzisz wydatki w Numbers i chcesz pokazać te wydatki podczas konferencji, możesz utworzyć wykres i pokazać go w prezentacji.

Tworzenie wykresu w Numbers jest bardzo proste. Wystarczy wybrać Wykres z paska narzędzi i wybierz wykres 2D, 3D lub interaktywny dla swojego zestawu danych. Jeśli nie jesteś pewien, z czym się wybrać, prawdopodobnie najlepiej jest pozostać przy opcji 2D.

Ponownie, nie mamy wystarczająco dużo czasu w tym poście, aby zagłębić się w tworzenie wykresów. Ale ogólnie rzecz biorąc, wykresy kołowe i wykresy słupkowe to świetny wybór. Wykresy kołowe pomagają pokazywać wartości procentowe i ilościowe, podczas gdy wykresy słupkowe są lepsze do porównywania rzeczy w hierarchii wizualnej.

Podobnie jak w przypadku tabel przestawnych, warto eksperymentować z różnymi opcjami wykresów. Stwórz więc zbiór danych i zacznij tworzyć wykresy na podstawie tego zbioru danych.

Również! Ostatnia rada. Tworząc wykres, który ma oś X i Y (na przykład wykresy słupkowe mają to), staraj się zachować stałe liczby na osi X i zmienne liczby na osi Y. Na przykład powszechną praktyką jest umieszczanie zmiennych czasowych na osi X (miesiące, lata, tygodnie, kwartały itp.), a wartości finansowych na osi Y (waluty, zarobki, wydatki, straty, wzrost itp.).

Warunkowe podświetlanie w Numbers na Macu

Inną ważną techniką do opanowania w Numbers na Macu jest wyróżnianie warunkowe. Jak już zapewne zauważyłeś, możesz sformatować zawartość swoich komórek. Możesz zmienić kolor tła komórki, zmienić kolor i typ czcionki itd.

Podobnie jak w przypadku wykresów, formatowanie może pomóc w wizualnej organizacji danych. Kodowanie kolorami wpisów danych umożliwia szybkie rozróżnienie między wartościami dodatnimi i ujemnymi, datami i kwotami w dolarach, klientami itd.

Oczywiście ręczna zmiana całego tego formatowania może zająć dużo czasu. W tym miejscu pojawia się warunkowe wyróżnianie. Pozwala tworzyć automatyczne reguły, które natychmiast zmieniają formatowanie Twoich komórek. Więc jeśli masz Klientów A, B i C, możesz utworzyć reguły, aby wszystkie wpisy A były zielone, wszystkie wpisy B były niebieskie, a wszystkie wpisy C były czerwone.

Aby skonfigurować warunkowe reguły wyróżniania, zaznacz komórkę, zakres komórek lub całą kolumnę/wiersz. Następnie kliknij Format w prawym górnym rogu ekranu Numbers. Powinno to pokazać (nie ukryć) panel Format po prawej stronie ekranu.

U góry tego panelu wybierz Komórka. Następnie kliknij Wyróżnianie warunkowe…

Wybierz Dodaj regułę. Następnie możesz utworzyć regułę opartą na liczbach, tekście, datach itd. Każdy typ reguły ma swoje własne parametry, więc wybierz tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Na przykład, jeśli chcesz, aby każda komórka z tekstem „Klient A” była zielona, ​​możesz wybrać Tekst > Jest…

Możesz oczywiście zmienić te zasady, aby dopasować je do swoich potrzeb. Jeśli jednak skonfigurujesz to tak, jak ja, za każdym razem, gdy wpiszesz "Klient A" w komórce z tymi warunkowymi regułami wyróżniania, kolor tła natychmiast stanie się zielony.

Żeby było jasne, niekoniecznie zmienia to funkcję Twoich danych lub tabeli. Po prostu pomaga wizualnie i oszczędza czas.

Formatowanie liczb

Podobne do warunkowego wyróżniania jest formatowanie liczb w Numbers na Macu. Domyślnie wszystkie liczby, które wpisujesz w Numbers, będą wyglądać stosunkowo podobnie. Jednak nie wszystkie liczby powinny być sformatowane w ten sam sposób. Będziesz mieć daty, godziny, waluty i wartości procentowe.

Aby upewnić się, że te liczby wyglądają tak, jak powinny, możesz ustawić reguły formatowania różnych komórek i zakresów. Aby to skonfigurować, upewnij się, że Format pasek boczny jest otwarty i będziesz chciał wybrać Komórka ponownie na tym pasku bocznym.

Zauważysz, że w górnej części tej sekcji paska bocznego znajduje się menu rozwijane oznaczone Format danych. Po wybraniu tego menu rozwijanego zobaczysz następujące opcje:

Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać formatowanie, którego chcesz użyć dla wybranych komórek. Od tego momentu Twoje komórki będą automatycznie odpowiednio sformatowane.

A jeśli wybierzesz Numer z menu rozwijanego możesz nawet wybrać liczbę wyświetlanych miejsc dziesiętnych. Może to być bardzo pomocne przy wyświetlaniu informacji w żądany sposób.

Filtracja

Inną przydatną opcją wyświetlania w Numbers na Macu jest filtrowanie. Filtrowanie, podobnie jak w przypadku tabel przestawnych, pozwala wyświetlić tylko te informacje, które są dla Ciebie istotne. Na przykład możesz użyć filtrowania, aby ukryć wydatki, na które nie możesz sobie pozwolić, pokazać tylko klientów, których jesteś winien, lub wyświetlić wszystkie nadchodzące wpisy.

Innymi słowy, pozwala wypełnić wszystkie dane, a następnie przefiltrować je na podstawie wybranych reguł.

Podczas tworzenia reguł filtrowania masz dwie możliwości:

• Szybkie filtry: Są to automatycznie generowane reguły filtrowania, które pojawiają się na podstawie danych wprowadzonych do tabeli. Są przydatne, gdy chcesz po prostu szybko odfiltrować określone informacje i niekoniecznie chcesz uporządkować swój zestaw danych w określony sposób.
• Zasady filtrowania: Z drugiej strony reguły filtrowania to reguły, które ustalasz dla swojej tabeli/zestawu danych. Są bardziej trwałe, uporządkowane i można do nich uzyskać dostęp, kiedy tylko ich potrzebujesz.

Aby użyć szybkich filtrów, zaznacz kolumnę danych lub konkretną komórkę, najedź kursorem na odpowiednią literę kolumny, a następnie kliknij w strzałkę wyświetloną obok litery kolumny. Spowoduje to wyświetlenie rozwijanego menu, w którym znajdziesz Szybki filtr opcje.

Wybierz go, a następnie wybierz spośród dostępnych opcji filtrowania, które przedstawia, aby zmienić widoczne dane. Dane nie są usuwane ani zmieniane, po prostu ukryte.

W przypadku reguł filtrowania zaznacz kolumnę, wiersz lub komórki, które chcesz filtrować. Następnie kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz Pokaż opcje filtrowania.

Następnie na pasku bocznym (który powinien się zmienić, aby pokazać opcje filtrowania), możesz dodać filtr do wybranej kolumny. Podobnie jak w przypadku wyróżniania warunkowego, możesz tworzyć reguły, które pozwolą Ci strategicznie pokazać/ukryć dane.

Opanowanie funkcji LICZ.JEŻELI w Numbers na Macu

Jedną z najpotężniejszych funkcji Numbers na Macu jest LICZ.JEŻELI. Technicznie rzecz biorąc, istnieją inne funkcje "JEŻELI", ale gdy zrozumiesz, jak działa LICZ.JEŻELI, będziesz w stanie również rozgryźć resztę.

Zasadniczo LICZ.JEŻELI pozwala użytkownikom zastosować formułę do zakresu liczb, ale także wykluczyć liczby, które nie spełniają określonych warunków. Więc „LICZBA” liczby „JEŚLI” spełniają Twoje warunki.

Na przykład możesz użyć tego, aby policzyć tylko sprzedaż większą niż 100 USD, zignorować klientów, którzy wydali mniej niż 10 USD, lub spojrzeć tylko na płatności, które nie zostały przetworzone.

Aby użyć funkcji LICZ.JEŻELI, kliknij Wstawić u góry ekranu, a następnie Formuła, następnie Nowa formuła. Spowoduje to zmianę paska bocznego, aby pokazać wszystkie dostępne formuły. W pasku wyszukiwania tego panelu bocznego wpisz „JEŻELI” i naciśnij zwrócić.

Gdy to zrobisz, zobaczysz funkcje takie jak JEŻELI, SUMA.JEŻELI, ŚREDNIA.JEŻELI i oczywiście LICZ.JEŻELI. Są to wszystkie funkcje, które wykorzystują funkcję IF, więc po prostu wybierz tę, która odpowiada Twoim potrzebom.

Zauważysz, że istnieją również funkcje „-IFS”. Działają one mniej więcej w ten sam sposób, z tą różnicą, że umożliwiają sprawdzanie wielu kolekcji dla wielu kolekcji, a nie jednej kolekcji dla jednego warunku.

Korzystanie z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

Dalej jest WYSZUKAJ.PIONOWO. WYSZUKAJ.PIONOWO to podstawowa funkcja programu Excel, z którą użytkownicy Numbers na Macu będą chcieli się zapoznać. Gdy już to zrobisz, będziesz korzystać z tej funkcji przez cały czas.

Dla tych, którzy nie wiedzą, WYSZUKAJ.PIONOWO to funkcja, która pozwala wyszukać określony fragment danych, który odpowiada innemu fragmentowi danych. Na przykład możesz sprawdzić stawkę godzinową (kolumna B) naliczoną klientowi (kolumna A).

Stamtąd możesz użyć wartości, którą wyszukałeś w innej funkcji. Jest to więc świetny sposób na rozpoczęcie organizowania i transponowania fragmentów danych w swoim zbiorze danych.

Aby użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, wrócisz do kroków wykonanych w ostatniej omówionej przez nas technice. Wybierz Wstawić u góry ekranu, a następnie wybierz Formuła oraz Nowa formuła. Powinno to zmienić panel boczny, aby wyświetlić panel wyboru formuł.

W pasku wyszukiwania tego panelu wpisz „WYSZUKAJ.PIONOWO” i naciśnij zwrócić na klawiaturze. Powinieneś natychmiast zobaczyć VLOOKUP.

Śmiało i wybierz WYSZUKAJ.PIONOWO, aby rozpocząć tworzenie formuły w wybranej komórce.

Aby ta funkcja działała, będziesz musiał wypełnić następujące informacje:

• Szukaj: Tutaj wpiszesz wartość, którą chcesz znaleźć. Możesz wprowadzić liczbę lub ciąg REGEX. Jeśli nie znasz REGEX, ten post nabierze tempa.
• Zakres kolumn: Następna sekcja to wybór komórek, które będziesz przeszukiwać. Określ więc, które komórki chcesz znaleźć Szukaj treść w.
• Kolumna zwrotu: Kolumna zwrotu to miejsce, w którym zamierzasz określić, jakie dane chcesz zwrócić. Na przykład, jeśli szukasz kogoś Stawka godzinowa (Kolumna A), wtedy możesz chcieć faktycznie pobrać wartość zawartą w kolumnie B, która zawiera kwotę w dolarach, którą zarabiają. Innymi słowy, jest to wartość, która określi, jaką część danych zwróci ta funkcja.
• Zamknij mecz: Ten parametr pozwala wybrać, ile swobody dajesz danym znalezionym przez formułę WYSZUKAJ.PIONOWO. Załóżmy na przykład, że szukasz liczby „5,5”, ale zamiast tego formuła znajduje „5,6”. Możesz użyć Zamknij mecz aby zdecydować, czy pojawi się to jako błąd, czy też chcesz uznać, że jest wystarczająco dokładne.

I to wszystko! WYSZUKAJ.PIONOWO może być nieco trudny do opanowania, ale gdy już to zrobisz, będzie to naprawdę potężne narzędzie w twoim arsenale. Spędź więc z nim dużo czasu, dopóki nie poczujesz się komfortowo z nim. Odkryłem, że społeczności Reddit dla Excela i Numbers mają duży wgląd w to, jak działa WYSZUKAJ.PIONOWO, jeśli potrzebujesz dodatkowej lektury.

Współpracuj ze współpracownikami

Jedną z najprostszych zaawansowanych technik, które omówimy w tym samouczku na temat Numbers na Macu, jest współpraca. W ostatnich aktualizacjach firma Apple dodała możliwość współpracy użytkowników w Numbers.

Jest to bardzo łatwy i świetny sposób na zwiększenie produktywności Ciebie i Twojego zespołu. Aby to zrobić, po prostu kliknij Współpracować na pasku narzędzi i udostępniaj innym dostęp do arkusza kalkulacyjnego za pośrednictwem poczty e-mail, tekstu lub AirDrop.

Osoby, z którymi współpracujesz, będą musiały mieć urządzenie Apple, najlepiej Mac lub iPad, chociaż iPhone również będzie działał.

Współpracując nad plikiem Numbers, będziesz mógł zobaczyć dokładne zmiany i wkłady wniesione przez innych. Jest to świetne rozwiązanie do udostępniania dokumentów innym osobom, pracy nad tym samym plikiem na różnych urządzeniach lub w różnym czasie oraz do utrzymywania łączności zespołu w miejscu pracy.

Dodawanie AppleScript do Numbers

Wreszcie całkiem zaawansowana technika Numbers na Macu polega na używaniu AppleScript z arkuszami kalkulacyjnymi. Dla tych, którzy nie wiedzą, AppleScript to podstawowy język skryptowy firmy Apple, którego można użyć do automatyzacji niektórych zadań.

Osoby zaznajomione z programem Excel mogą mieć doświadczenie z makrami. Makra pozwalają zautomatyzować podstawowe zadania, takie jak wprowadzanie liczb lub aktualizowanie informacji. To świetna oszczędność czasu, która jest wbudowana w program Excel.

Niestety, Apple nie ma jeszcze wbudowanej funkcji podobnej do Numbers. Zamiast tego musisz polegać na AppleScript.

Dobrą wiadomością jest to, że AppleScript jest dość prosty. Jeśli masz już pewne doświadczenie w programowaniu, powinieneś być w stanie szybko je zdobyć. A jeśli nie, możesz nauczyć się podstaw lub skopiować kod, który inni napisali online.

Jak wiele z tego, co jest w tym artykule, nie mamy czasu, aby zagłębić się we wszystkie rzeczy, które możesz zrobić za pomocą AppleScript w Numbers. Po prostu wiedz, że jeśli w Numbers wykonujesz wiele powtarzających się zadań, możesz użyć AppleScript, aby rozpocząć przenoszenie tej pracy na komputer.

Numbers na Macu: Zostań profesjonalistą

I to wszystko! Opanowując techniki opisane w tym poście, możesz zacząć doskonalić swoje umiejętności w Numbers na Macu i robić postępy w kierunku zostania prawdziwym profesjonalistą. Chociaż na początku niektóre z tych koncepcji mogą być trudne do zrozumienia, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz używał wielu tych rzeczy na co dzień.

To świetne techniki, których możesz się nauczyć, jeśli chcesz zarabiać na życie w Numbers lub Excelu. A dla tych, którzy potrzebują tylko Numerów do projektów w domu, umożliwi to zrobienie wielu nowych rzeczy. Daj mi znać w komentarzach poniżej, jak planujesz wykorzystać te różne techniki!

Aby uzyskać więcej informacji, wiadomości i przewodników na temat wszystkich rzeczy Apple, sprawdź resztę bloga AppleToolBox.

Do zobaczenia następnym razem!