Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel

Aby zadania związane z wprowadzaniem danych były bezbłędne i szybkie, musisz nauczyć się tworzyć listę rozwijaną w programie Excel.

Excel to potężne oprogramowanie do wprowadzania danych. Możesz go używać do osobistych i zawodowych potrzeb związanych z wprowadzaniem danych, takich jak tworzenie list materiałów biurowych, tworzenie list artykułów gospodarstwa domowego, tworzenie spisu dla małej firmy lub domu i wiele więcej.

W każdym zadaniu wprowadzania danych musisz wpisać małe dane, takie jak nazwiska, adresy, ilości, lokalizacje, ceny itp. Gdy ktoś kontroluje tę bazę danych, może chcieć wprowadzić komentarze, takie jak audyt, oczekujący audyt, znaleziony błąd itp.

Jeśli ty lub twój pracownik zaczniecie robić to ręcznie, osiągnięcie celu zajmie kilka dni. Dlatego musisz zautomatyzować arkusz Excela, w którym przechwytujesz dane. Polecenie listy rozwijanej programu Excel to podstawowa automatyzacja, z której można korzystać bez nauki kodowania języka Visual Basic dla programu Excel. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak utworzyć listę w programie Excel z listą rozwijaną.

Co to jest lista rozwijana w programie Microsoft Excel?

Lista rozwijana programu Excel to narzędzie do sprawdzania poprawności danych w aplikacji Excel. Wymaga wybrania zakresu lub listy danych dla listy rozwijanej. Następnie po prostu zastosuj polecenie sprawdzania poprawności danych dla listy rozwijanej w komórce docelowej lub zakresach komórek, aby uzyskać sugestie dotyczące wprowadzania danych.

Listy rozwijane eliminują zgadywanie podczas wprowadzania danych. Ponadto nie popełnisz żadnych literówek ani innych błędów podczas korzystania z funkcji listy rozwijanej programu Excel. Jest to również najczęściej używane narzędzie do automatyzacji wprowadzania danych w Microsft Excel.

Oto kilka scenariuszy, w których można zastosować to polecenie sprawdzania poprawności danych:

• Tworzysz bazę danych w Excelu i potrzebujesz operatorów wprowadzania danych do wpisania potrzebnych danych, bez śmieci.
• Chcesz, aby operatorzy wprowadzania danych używali tylko danych skategoryzowanych podczas wprowadzania informacji w arkuszu programu Excel.
• Tworzysz bezpłatne formularze online lub offline w Excelu i chcesz, aby użytkownik wprowadzał dane dostępne tylko w formularzu i nic więcej.
• Twoja baza danych zawiera powtarzające się nazwiska, numery telefonów, adresy itp. Ponadto w zależności od tych danych opłacasz rachunki lub faktury. Dlatego dokładność jest bardzo ważna dla projektu. W takim przypadku musisz użyć list rozwijanych w Excelu.
• Tworzysz arkusz programu Excel dla artykułów gospodarstwa domowego i chcesz, aby członkowie rodziny dokonywali wpisów tylko z dozwolonej listy pozycji.
• Twój zespół zajmujący się wprowadzaniem danych uwielbia często używać skrótów klawiaturowych, a listy rozwijane programu Excel zapewniają niezrównaną wygodę.
• Tworzysz bazę danych materiałów biurowych lub próśb o zakupy i chcesz, aby pracownicy tworzyli tylko próśb o zakup wstępnie zatwierdzonych artykułów papierniczych, sprzętu IT lub akcesoriów.

Istnieją dwa sposoby tworzenia listy w programie Excel za pomocą strzałek rozwijanych. Jeden używa wstępnie skonfigurowanego zakresu danych, a inny ręcznie wpisuje opcje. Znajdź poniżej kroki dla najbardziej zautomatyzowanego menu rozwijanego w Excelu:

• Utwórz nowy arkusz w programie Excel i nadaj mu nazwę Baza danych.
• Teraz utwórz nagłówek kolumny w komórce A1 według typu lub dowolnej innej nazwy, którą lubisz. Na przykład nadaję rozwijanej liście menu nagłówek kolumny Sprzęt IT w tym samouczku.
• Teraz skopiuj i wklej dane z innego miejsca lub wpisz ręcznie, aby wypełnić komórki poniżej nagłówka kolumny elementami, które chcesz w menu rozwijanym.
• Wpisuję opcje żądania zakupu urządzeń IT, takie jak monitor, głośnik, pamięć RAM, procesor, obudowa komputera, karta graficzna, zasilacz i tak dalej.

Do tej pory pomyślnie utworzyłeś bazę danych, z której polecenie Excel Data Validation pokaże opcje lub wybory z rozwijanej listy. Teraz utwórzmy rzeczywistą listę rozwijaną, wykonując kroki wymienione tutaj:

• Wybierz komórkę, w której chcesz utworzyć listę rozwijaną w programie Excel.
• Teraz kliknij Dane zakładka na Menu wstążki Excela.
• w Narzędzia danych sekcji poleceń kliknij Walidacji danych rozwijana strzałka.
• Otworzy się menu kontekstowe z kilkoma opcjami. Wybierać Walidacji danych.
• Teraz powinieneś zobaczyć Polecenie sprawdzania poprawności danych w arkuszu, w którym chcesz dodać listę rozwijaną dla programu Excel.
• Zawiera trzy zakładki. Są to komunikat wejściowy, ustawienia i alert o błędzie.
• Kliknij Ustawienia.
• Pod Kryteria walidacji opcję, kliknij listę rozwijaną poniżej Umożliwić menu.
• Wybierać Lista z listy rozwijanej.
• Domyślnie Lista rozwijana w komórce I Ignoruj ​​puste należy zaznaczyć znacznik wyboru. Jeśli nie, sprawdź je.
• Kliknij strzałkę w górę w Źródło pole. The Walidacji danych okno dialogowe zostanie teraz zminimalizowane do cienkiego paska z pustym polem.
• Idź do Arkusz bazy danych i wybierz zakres komórek z listy rozwijanej programu Excel.
• Wybierz kilka pustych komórek poniżej ostatniego elementu. Pomoże ci to rozwinąć listę bez ponownego edytowania źródła.
• Program Excel automatycznie wypełni dane źródłowe dla listy rozwijanej. Wystarczy, że klikniesz strzałka w dół na cienkim Walidacji danych bar.
• Powinieneś teraz ponownie zobaczyć rozszerzone okno dialogowe sprawdzania poprawności danych. Ale tym razem zobaczysz źródłowy zakres danych w Źródło pole.
• Po prostu kliknij OK, i wszystko gotowe.

Gratulacje! Utworzyłeś swoją pierwszą listę rozwijaną w Excelu. Teraz po prostu skopiuj to gdziekolwiek indziej, gdzie chcesz pokazać te same elementy, gdy pracownik lub inny użytkownik wypełnia dane w arkuszu wprowadzania danych.

Możesz zablokować arkusz bazy danych, aby nikt nie mógł wprowadzać żadnych zmian na liście opcji na listach rozwijanych w arkuszu wprowadzania danych. Wykonaj te krótkie kroki, aby zabezpieczyć elementy listy:

• Wybierz zakresy komórek, które chcesz zablokować.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz Sformatuj komórki.
• Idź do Ochrona zakładkę i zaznacz Zablokowany opcja.
• Kliknij OK zastosować Sformatuj komórki zmiany.
• Teraz idź do Recenzja kartę na wstążce programu Excel.
• Wybierz Chroń arkusz Ikona.
• Na Chroń arkusz oknie dialogowym wprowadź hasło w pustym polu.
• Wprowadź ponownie hasło, a program Excel zablokuje arkusz roboczy na stałe.

Jeśli potrzebujesz krótkiego menu rozwijanego, takiego jak Tak/Nie, Audytowane/Niekontrolowane, Przypisane/Otwarte, Kompletne/Niekompletne itp., możesz użyć listy ręcznej zamiast metody zakresu danych. Oszczędza czas. Oto jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel przy użyciu elementów listy:

• Kliknij komórkę, aby wypełnić menu rozwijane.
• Wybierać Walidacji danych od Dane zakładka menu wstążki.
• Pod Umożliwić menu, kliknij Lista.
• Teraz po prostu wpisz listę elementów w pliku Źródło pole.
• Pamiętaj, aby oddzielić każdy element przecinkiem.
• Kliknij OK aby zastosować listę rozwijaną.

Jest to najłatwiejsza i najszybsza metoda tworzenia prostej listy rozwijanej w programie Excel. Jednak pierwsza metoda jest bardziej niezawodna, gdy będziesz często korzystać z list rozwijanych.

Pusta lista rozwijana może niewiele powiedzieć operatorom wprowadzania danych. Musisz dodać szczegółowe instrukcje, aby nie popełniały żadnych błędów. Oto jak możesz dodać komunikat z instrukcją do list rozwijanych w programie Excel:

• Kliknij dowolną komórkę zawierającą element aktywny Polecenie sprawdzania poprawności danych.
• Teraz idź do Dane zakładka > Walidacji danych > kliknij Walidacji danych.
• W środku Walidacji danych oknie dialogowym kliknij przycisk Wprowadź wiadomość patka.
• Wpisz mały tekst dla Tytuł a następnie szczegółową wiadomość w Wprowadź wiadomość pole.
• Kliknij OK zastosować zmiany.

Teraz, gdy użytkownik wybierze komórkę z aktywną listą rozwijaną Polecenie sprawdzania poprawności danych, zobaczy komunikat o tym, jak wypełnić komórkę elementami z listy rozwijanej.

Jeśli ktoś popełni błąd podczas korzystania z list rozwijanych w arkuszu wprowadzania danych programu Excel, możesz również wyświetlić komunikat o błędzie. Dzięki temu użytkownik podejmie działania w celu rozwiązania błędu i nie pominie komórki. Oto kroki, aby aktywować opcję Wyświetl alert o błędzie:

• Postępuj zgodnie z krokami wymienionymi wcześniej, aż uzyskasz Walidacji danych Okno dialogowe.
• Teraz wybierz Ostrzeżenie o błędzie patka.
• Wybierz Styl błędu spośród trzech opcji: Stop, Ostrzeżenie i Informacja.
• Następnie wpisz krótki tekst dla Tytuł z Ostrzeżenie o błędzie.
• Teraz wprowadź szczegółową wiadomość w Komunikat o błędzie pole.

Świetna robota! Przy włączonej opcji Wyświetl alert o błędzie arkusz roboczy wyświetli okno dialogowe błędu, jeśli ktoś wpisze coś innego niż pozycje wymienione na liście rozwijanej w programie Excel.

Teraz wiesz, jak utworzyć listę w Excelu z listą rozwijaną na dwa różne sposoby. Możesz wypróbować sposoby tworzenia rozwijanych list Excela i tworzyć formularze wprowadzania danych, aby pomóc swoim pracownikom.

Możesz także utworzyć intuicyjną listę artykułów gospodarstwa domowego dla artykułów spożywczych, sprzętu, odzieży, narzędzi i nie tylko, korzystając z list rozwijanych w programie Excel.

Nie zapomnij skomentować poniżej, jeśli znasz inny fajny sposób na utworzenie listy rozwijanej w programie Excel.

Dalej, naucz się odkryć wiersze lub kolumny w programie Excel a niektóre Szablony kalendarzy Excel na dowolny rok.