Zawsze istnieje powód, aby wysyłać e-maile do różnych osób. Oto jak możesz utworzyć listę dystrybucyjną w Outlooku.
Jako użytkownik programu Outlook może być konieczne wysyłanie ważnych oficjalnych lub osobistych wiadomości e-mail do wielu osób. W takich sytuacjach wysyłanie e-maili indywidualnie będzie wymagało więcej czasu i wysiłku.
Możesz skonfigurować listę dystrybucyjną w Outlooku i wyeliminować kłopoty z dodawaniem wielu adresów e-mail w polu Do.
Ale najpierw dowiedzmy się więcej o liście dystrybucyjnej i jej znaczeniu.
Co to jest lista dystrybucyjna w Outlooku?
Lista dystrybucyjna to lista kontaktów lub adresów e-mail, których można użyć do dystrybucji lub wysyłania wiadomości e-mail do wszystkich z nich.
Jest to więc grupa adresów e-mail, których można użyć do wysłania wiadomości e-mail. Listy te są również wymieniane w różnych wersjach programu Outlook jako Lista kontaktów i Grupa kontaktowa.
Jeśli masz listę dystrybucyjną, pojawi się ona na liście kontaktów i książce adresowej.
Dlaczego potrzebujesz listy dystrybucyjnej w Outlooku?
Wysyłanie wiadomości e-mail do różnych osób może być trudne, zwłaszcza jeśli należysz do organizacji zatrudniającej setki lub tysiące pracowników.
Lista dystrybucyjna automatyzuje to przyziemne i powtarzalne zadanie dodawania adresów e-mail pojedynczo, gdy chcesz wysłać wiadomość e-mail do grupy osób.
Listę można utworzyć raz i używać jej przez lata, chyba że niektórzy pracownicy dołączą lub opuszczą organizację lub zespół.
W takim przypadku możesz także bezproblemowo edytować listę dystrybucyjną, aby była aktualna. Co więcej, lista dystrybucyjna pomaga uniknąć przypadkowego dodania kogoś jako odbiorcy wiadomości e-mail.
Różnica między listą dystrybucyjną, grupą dystrybucyjną i grupą kontaktową
Przekonasz się, że terminy takie jak lista dystrybucyjna i grupa kontaktów są używane zamiennie w ekosystemie Microsoft lub Outlook.
Chociaż oznaczają one to samo, lista dystrybucyjna jest używana w starszych wersjach aplikacji Outlook.
Niektóre osoby mogą również używać terminów takich jak grupa dystrybucyjna i lista kontaktów w odniesieniu do listy dystrybucyjnej.
W przypadku subskrypcji Office 365 listy dystrybucyjne są przeznaczone dla całej organizacji.
Poza tym, że są zarządzane centralnie, listy te otrzymują wiadomości e-mail z adresu e-mail organizacji zamiast z osobistego adresu e-mail.
I odwrotnie, grupy kontaktów można tworzyć na osobistym koncie e-mail programu Outlook.
Tworzenie listy dystrybucyjnej w programie Outlook z aplikacji internetowej
Podczas uzyskiwania dostępu do Outlooka z aplikacji internetowej możesz wykonać następujące kroki, aby dodać listę kontaktów lub listę dystrybucyjną:
- otwarty Perspektywy w przeglądarce internetowej i kliknij na Ludzie Ikona.
- Kliknij na strzałka rozwijana obok Nowy kontakt aby wybrać Nowa lista kontaktów.
- Na ekranie pojawi się wyskakujące okienko.
- Musisz podać nazwę listy.
- Dodaj adresy e-mail wszystkich osób, które chcesz uwzględnić na tej liście dystrybucyjnej.
- Jeśli chcesz, możesz również dodać opis.
- Kliknij Zrobione, a właśnie utworzyłeś plik Lista dystrybucyjna Outlooka.
- Wysyłając wiadomość e-mail do grupy, dodaj nazwę grupy w pliku Wystawić.
Jak utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook Desktop
Nawet jeśli masz aplikację Outlook w systemie Windows, możesz łatwo utworzyć listę dystrybucyjną znaną jako grupa kontaktów. Oto szybkie kroki, aby utworzyć tam listę dystrybucyjną programu Outlook:
- Otworzyć Aplikacja Outlooka i wybierz Ludzie patka.
- Kliknij na Nowy kontakt strzałka rozwijana.
- Wybierać Grupa kontaktowa.
- Zobaczysz nowe okno dla tej grupy lub listy.
- w Pole nazwy, dodaj nazwę listy.
- Kliknij Dodaj członka przycisk.
- Wybierz skąd (Kontakty programu Outlook, książka adresowa, kontakt e-mail), chcesz dodać osoby do tej grupy.
- Wybierz kogoś i kliknij Członkowie przycisk, aby dodać je do listy.
- Aby wybrać wiele osób jednocześnie, naciśnij klawisz kontrolny podczas wybierania wszystkich nazw.
- Po zakończeniu kliknij OK wrócić do Grupa kontaktowa okno.
- Kliknij Zapisz i zamknij zastosować zmiany.
Jak utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook dla komputerów Mac
Funkcja listy dystrybucyjnej programu Outlook jest również dostępna dla użytkowników komputerów Mac. Możesz więc utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook Mac, wykonując następujące czynności:
- otwarty Outlook dla komputerów Mac i wybierz Ludzie.
- Wybierać Nowa lista kontaktów pod Dom patka.
- Przypisz nazwę do listy.
- Kliknij Dodać i wpisz kilka pierwszych liter nazwy kontaktu, który chcesz dołączyć.
- Wybierz tę nazwę, aby ją dodać.
- Wpisz adres e-mail, aby dodać osobę, której nie ma na liście kontaktów.
- Kliknij Zapisz i zamknij po pomyślnym dodaniu wszystkich nazw.
Wniosek
Teraz, gdy wiesz, jak utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook, możesz bezproblemowo wysyłać wiadomości e-mail do wielu osób.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z systemu Windows, czy Mac, wykonanie naszych kroków pomoże Ci utworzyć listę dystrybucyjną programu Outlook.
Możesz komentować, aby podzielić się swoimi doświadczeniami z konfigurowaniem listy dystrybucyjnej w Outlooku. Po utworzeniu listy możesz chcieć udostępnij listę kontaktów z innym użytkownikiem programu Outlook.