Wspólne notatki ze spotkań są teraz udostępniane klientom usługi Teams i robią dokładnie to, co mówią na puszce.
Komunikacja i współpraca online to kluczowy obszar zainteresowania hybrydowych środowisk pracy i ważne jest, aby oprogramowanie takie jak Microsoft Teams nadążało za tym zapotrzebowaniem. Microsoftu regularnie aktualizuje Teams o nowe funkcje i ulepszenia, aby nadal przyciągać nowych użytkowników. Teraz dodał bardzo przydatną funkcjonalność do Teams w postaci wspólnych notatek ze spotkań.
Użytkownicy Microsoft Teams Public Preview mają teraz przewagę notatki ze współpracy w spotkaniach. Robią dokładnie to, co mówią na puszce w tym sensie, że pozwalają ci dzielić się i współpracować na notatkach ze spotkań w ujednoliconym miejscu, zamiast robienia notatek na czacie lub w oddzielnym miejscu aplikacja. Celem jest sprawienie, aby przebieg spotkania był bardziej efektywny i wygodny dla wszystkich.
Dzięki wspólnym notatkom użytkownicy mogą wspólnie tworzyć notatki, tworzyć programy i generować działania. Ponadto wszelkie zadania przydzielone za pomocą wspólnych notatek zostaną automatycznie zsynchronizowane z aplikacją Zadania w aplikacjach Teams, To Do i Planner w celu lepszego śledzenia działań. Co więcej, komponenty Microsoft Loop w Teams mogą być również wykorzystywane do umożliwienia użytkownikom współpracy w ramach wiadomości na czacie. Dzięki temu mogą informować wszystkich na bieżąco, ponieważ notatki będą synchronizowane na wszystkich urządzeniach.
Aby korzystać ze wspólnych notatek ze spotkań, zaplanuj spotkanie w aplikacji Teams i dodaj cykliczny plan wszystkich spotkań, klikając przycisk Dodaj plan, który każdy może edytować opcja znajdująca się na dole formularza. Po dołączeniu do spotkania w aplikacji Teams kliknij przycisk Notatki na pasku narzędzi u góry, aby uzyskać dostęp do wspólnych notatek w osobnym okienku. W tym okienku możesz przejrzeć lub utworzyć plan dnia, a także robić notatki i śledzić zadania. Jak wspomniano wcześniej, jeśli zostanie Ci przydzielone zadanie, zostanie ono automatycznie zsynchronizowane z aplikacją Zadanie w aplikacjach Teams, Planner i To Do, a także otrzymasz wiadomość e-mail dotyczącą zadania. Notatki można również synchronizować bezpośrednio z OneNote, a Loop umożliwia przeglądanie ich w dowolnym momencie, bezpośrednio w aplikacji Teams.
Ponieważ ta funkcja jest obecnie dostępna w publicznej wersji zapoznawczej, jest zrozumiałe, że występują pewne znane problemy. Należą do nich użytkownicy zewnętrzni i goście, którzy w ogóle nie mają dostępu do notatek ze spotkań oraz komunikaty o błędach, jeśli uczestniczysz w spotkaniu z ponad 100 uczestnikami lub jeśli jesteś uczestnikiem 300 spotkań, które obejmują zadania. Co więcej, jeśli chcesz oznaczyć kogoś notatkami otwartymi w Microsoft 365, musisz najpierw przyznać mu dostęp za pośrednictwem Udostępnij i powiadom dialog.
Podobnie, istnieje kilka ograniczeń. Notatki ze spotkań nie są obsługiwane w rozmowach 1:1, spotkaniach kanałowych i opcji „Spotkaj się teraz”. Ponadto notatki ze spotkań nie działają obecnie w aplikacji mobilnej, wdrożenie tej implementacji jest planowane na sierpień 2023 r. Na koniec Microsoft zauważył, że „jeśli właściciel spotkania korzysta ze skrzynki pocztowej przechowywanej na lokalnym serwerze Exchange, nie można dodawać notatek ze współpracy do spotkania w momencie planowania. Aby dodać wspólne notatki, właściciel spotkania musi najpierw wysłać zaproszenie na spotkanie, a następnie dodać wspólne notatki.
Jeśli chodzi o dostępność, notatki ze spotkań mogą być używane tylko przez klientów Teams Public Preview korzystających z systemu Windows, macOS lub internetowej wersji Teams. Jeśli nie widzisz opcji notatek ze spotkań, administratorzy IT i użytkownicy końcowi muszą wykonać następujące czynności, aby włączyć notatki ze spotkań:
- jeśli Śledź podgląd pakietu Office wybrana jest opcja, automatycznie włącza funkcje Teams Public Preview dla każdego użytkownika zarejestrowanego w bieżącym kanale pakietu Office (wersja zapoznawcza). Użytkownik końcowy nie musi już wykonywać żadnych czynności.
- jeśli Włączony wybrana jest opcja, użytkownik końcowy również musi wyrazić zgodę na publiczną wersję zapoznawczą usługi Teams w aplikacji Teams, aby uzyskać dostęp do funkcji Teams Public Preview.
- jeśli Wymuszony opcja jest zaznaczona, automatycznie włącza Teams Public Preview dla użytkownika końcowego. Użytkownik końcowy nie musi już wykonywać żadnych czynności.
Oczywiście, biorąc pod uwagę, że notatki ze spotkań są obecnie dostępne tylko w publicznej wersji zapoznawczej, pamiętaj, aby przekazać opinię firmie Microsoft bezpośrednio za pośrednictwem Pomoc > Prześlij opinię przycisk w aplikacji Teams.