Wydaje się, że e-maile, telefony i zadania, które trzeba wykonać w jeden dzień, nigdy się nie kończą. Praktycznie niemożliwe jest pozostawanie na szczycie swojej pracy bez niewielkiej pomocy. Opracowaliśmy listę 8 podstawowych hacków w miejscu pracy, które skupiają się na technologii, aby pomóc zwiększyć produktywność przy jednoczesnym zachowaniu zdrowego rozsądku.
1. Ustaw swój telefon na „nie przeszkadzać”
Prawie każdy ma instynkt, aby natychmiast sprawdzić swój telefon, gdy poczuje wibrację w kieszeni lub usłyszy cichy ping telefonu. Po prostu ustawienie telefonu w tryb Nie przeszkadzać w kluczowych momentach dnia może pomóc w wyeliminowaniu niepotrzebnych zakłóceń.
Są szanse, że cokolwiek to było, może poczekać.
2. Użyj funkcji „Głos na tekst”, aby dyktować
Niewiele osób potrafi pisać tak szybko, jak potrafią mówić. Korzystając z oprogramowania takiego jak Dragon lub IBM Watson, będziesz w stanie wykonywać zadania znacznie wydajniej.
Obecnie dostępnych jest kilka wersji. Więc nawet jeśli pracujesz w branży, która ma wiele specyficznych języków narodowych lub żargonu, na przykład w medycynie, nadal możesz znaleźć taką, która rozpozna każde wypowiedziane słowo.
3. Użyj filtrów lub okularów niebieskiego światła
Ten hack może uratować życie. Coraz więcej studia pokazują, że ilość czasu spędzanego przez ludzi przed źródłami emitującymi niebieskie światło może mieć negatywne skutki. Mogą to być bóle głowy i zmęczenie oczu, a także problemy ze snem.
Okulary z niebieskim światłem lub filtry do monitora mogą pomóc złagodzić te problemy przy minimalnych kosztach.
4. Korzystaj z internetowych programów do połączeń konferencyjnych
Programy takie jak Slack i Whatsapp mogą być ogromną korzyścią dla produktywności zespołu. Oferują możliwość bycia zawsze połączonym. Teraz nie trzeba czekać na wiadomość e-mail z odpowiedzią. Możesz skonfigurować poszczególne grupy, aby obejmowały tylko niezbędnych członków zespołu. Ponieważ istnieją aplikacje stacjonarne i mobilne, możesz organizować spotkania niezależnie od tego, gdzie aktualnie znajduje się Twój zespół.
Jeśli potrzebne jest połączenie wideo, istnieje wiele opcji, w tym MS Team, Zoom lub Skype dla firm. Wszystkie oferują łatwe w użyciu formaty, dzięki czemu Twój zespół może współpracować.
5. Udostępnij kalendarze programu Outlook
Ten hack jest prawdopodobnie jednym z najłatwiejszych do przeoczenia. Zawsze, gdy odbywa się spotkanie, próba znalezienia najbardziej odpowiedniego czasu może być kłopotliwa. Po prostu udostępniając kalendarz programu Outlook, każdy członek zespołu będzie mógł zobaczyć, co robią inni członkowie. Zmniejszy to ilość komunikacji potrzebnej do planowania spotkań, a jako dodatkowy bonus jest to łatwy sposób na zapamiętanie urodzin wszystkich.
6. Używanie makr do usprawnienia przepływu pracy
Korzystanie z makr może naprawdę pomóc w usprawnieniu powtarzalnych zadań, które są częścią twojego dnia. Microsoft Suite i Google Docs mogą uruchamiać niestandardowe makra. Poświęć kilka minut, aby dowiedzieć się, co mogą dla Ciebie zrobić, aby zobaczyć, jak szybko rośnie Twoja produktywność.
7. Twórz listy priorytetowych zadań codziennie
Tworząc listę zadań do wykonania według priorytetów dla siebie i swojego zespołu, możesz upewnić się, że wszyscy są na zadaniu.
Jest wiele aplikacji, które Ci w tym pomogą. Po prostu wyszukaj preferowany sklep z aplikacjami. Następnie zacznij od stworzenia listy wszystkiego, co trzeba zrobić z terminem dla każdego elementu zamówienia. Następnie podziel elementy na kategorie; pilne i ważne, ważne, ale nie pilne, pilne, ale nie ważne i ani ważne, ani pilne.
Gdy to zrobisz, bez trudu zdecydujesz, co należy zrobić i co może poczekać. Przyznajmy: wiele z tego, co możemy zrobić, to rzeczy, które mogą poczekać.
8. Rób przerwy techniczne
Chociaż technicznie nie jest to hack technologiczny, jest to świetny hack mentalny. Raz na godzinę zrób sobie krótką przerwę. Wstań od biurka i przeciągnij się lub podejdź do dystrybutora wody. Po prostu odchodząc od technologii na kilka minut, możesz zresetować i przeskoczyć do zadania znacznie efektywniej.
Jest jednak klucz do tego hacka. Nie odpoczywaj od technologii, korzystając z telefonu lub sprawdzając pocztę e-mail.
To jest przerwa od zadania, a nie przerwa od technologii. Spróbuj, a jeśli nie masz ochoty wstawać raz na godzinę, spróbuj Zasada 20-20-20. To robi sobie przerwę co 20 minut, aby skupić się na czymś, co jest oddalone o 20 stóp przez 20 sekund. Po prostu skupienie się na czymś oddalonym przez kilka sekund może pomóc Ci się skoncentrować.
Końcowe przemyślenia
W dzisiejszym świecie wszyscy staramy się być tak skuteczni, jak tylko możemy. Wypróbuj te hacki. Absolutnie zobaczysz wzrost swojej produktywności.