Wraz z rozwojem technologii pojawia się jeszcze większa potrzeba wydajności w pracy. Podstawowe sztuczki z arkuszami kalkulacyjnymi, takie jak formuły, tabele i filtry w Arkuszach Google, nie zaprowadzą Cię już zbyt daleko. Mimo że te umiejętności są nadal niezbędne, szybko stają się nieco przestarzałe.
Produkcja w miejscu pracy naprawdę wymaga czegoś więcej niż tylko wydajności. Wymaga automatyzacji — wymaga makr.
Znaczenie automatyzacji
Automatyzacja jest wykorzystywana nie tylko w produkcji czy badaniach. Jest również coraz częściej używany w aplikacjach arkuszy kalkulacyjnych (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) do zadań wspomaganych oprogramowaniem. Automatyzacja jest drapieżnikiem służebnych, powtarzalnych zadań, a praca biurowa jest pełna tego pożywienia.
Zamiast męczyć palce i oczy powtarzalnymi uderzeniami klawiatury, wystarczy, że ustalimy kilka zasad, a resztę pozostawimy automatyce. Teraz możemy używać naszych mózgów do analizowania anomalii w punktach danych, wyszukiwania przyczyn, burzy mózgów i planowania ważnych wydarzeń.
Podstawową formą automatyzacji stosowaną w oprogramowaniu do arkuszy kalkulacyjnych jest makro.
Arkusze Google
Dawno minęły czasy monopolu oprogramowania Microsoft Excel na arkusze kalkulacyjne. Wraz z wybuchowym wejściem do świata wprowadzania danych przez Google Arkusze Google wprowadziły nowe, świeże podejście do oprogramowania arkuszy kalkulacyjnych.
Arkusze Google to oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych, używane głównie do obliczania i formułowania zbiorów danych. Arkusze Google skupiają się na przenośności, dzięki czemu ich aplikacja internetowa jest lepsza i bardziej dostępna niż standardowe oprogramowanie komputerowe. Arkusz kalkulacyjny Google może być łatwo dostępny dla określonych osób w celu usprawnienia współpracy w pracy lub przeglądania. Oprogramowanie dobrze nadaje się również do włączania makr.
Makro
Makro, od greckiego słowa makro, bezpośrednio przekłada się na „długi/duży”. W języku komputerowym makro oznacza zestaw instrukcji, które można powtarzać i zaprojektować w celu wykonania określonego zadania. Nawet tworzenie prostych makr może zaoszczędzić cenny czas i wysiłek w Twoim projekcie. Im bardziej skomplikowane staje się makro, tym więcej czasu i wysiłku oszczędzasz.
W Arkuszach Google możesz skonfigurować makra, korzystając z jednej z dwóch metod.
1. Nagrywanie makro
Ta metoda jest najprostsza. Działa dobrze w przypadku prostych ciągów instrukcji. Im większe dane, tym mniej ta metoda będzie odpowiadać Twoim potrzebom. Metoda nagrywania makr jest przeznaczona głównie dla początkujących użytkowników, takich jak studenci i właściciele małych firm. Oto podstawowy przykład, który można zastosować do automatyzacji formatowania.
- Aby otworzyć Arkusze Google, przejdź do docs.google.com/spreadsheets.
- Iść do Narzędzia > Makra > Rejestruj makro.
- naciskać Ctrl + B (pogrubiony).
- naciskać Ctrl + I (italski).
- Ustaw kolor tekstu na czerwony.
- Ustaw rozmiar czcionki na 18.
- Upewnij się, że odniesienie jest ustawione na Względny.
- naciskać Zapisać.
- Wpisz nazwę makra i ustaw numer skrótu. Możesz wprowadzić maksymalnie 10 makr.
Aby wykonać makro, naciśnij Ctrl + Alt + Shift + (wybrana liczba). Sformatuje tekst wewnątrz zaznaczonej komórki pogrubioną, kursywą, czerwoną i ustawionym rozmiarem na 18.
Pomyśl o nagrywaniu makra jak o nagrywaniu poleceń, które wprowadziłbyś do komputera, aby wykonać określone zadanie. Kiedy aktywujesz makro, po prostu od razu powtarza sekwencję tych poleceń.
2. Pisanie skryptu
Pisanie skryptu jest bardziej niezawodne, precyzyjne i solidne. Jednak nauka wymaga praktyki. Ta metoda jest skierowana do zaawansowanych użytkowników, którzy pracują z ogromnymi zbiorami danych, np. Analityków Danych i Kierowników Projektów, którym zależy na laserowej precyzji i jak najszybszej pracy.
- Aby otworzyć arkusz kalkulacyjny, przejdź do docs.google.com/spreadsheets.
- Iść do Narzędzia > Edytor skryptów.
- Poniżej /** @OnlyCurrentDoc */ wklej:
funkcja FormatTekst() { var arkusz kalkulacyjny = SpreadsheetApp.getActive();arkusz kalkulacyjny.getActiveRangeList().setFontWeight('pogrubienie')
.setFontStyle('kursywa')
.setFontColor(‘#ff0000’)
.setFontSize (18);
};
- naciskać Ctrl + S aby zapisać skrypt.
- Iść do Narzędzia > Makra > Zarządzaj makrami.
- Ustaw numer skrótu dla zapisanego skryptu.
Wynik powinien wyglądać tak:
Aby wykonać makro, po prostu naciśnij Ctrl + Alt + Shift + (wybrana liczba). Lub możesz przejść do Narzędzia > Makra > (Nazwa makra) wykonać ręcznie.
Powyższy skrypt robi dokładnie to samo, co metoda nagrywania makr. To tylko niewielka część tego, co możesz zrobić za pomocą skryptu makr.
Wniosek
Zasadniczo Arkusze Google to internetowa aplikacja do obsługi arkuszy kalkulacyjnych opracowana przez Google. Makro to potężne narzędzie do automatyzacji arkusza kalkulacyjnego. Więc to ma sens, że kiedy dołączysz do tych dwóch, radykalnie zwiększa to wydajność pracy. Pomoże to z pewnością sprostać wymaganiom stale rosnącego środowiska pracy opartego na technologii i zapewni przewagę w biurze.