Microsoft Excel to doskonałe narzędzie do przechowywania informacji kontaktowych i adresowych klientów, co czyni go idealnym wyborem do tworzenia i organizowania listy adresów pocztowych swoich kontaktów. Jeśli jednak chcesz drukować etykiety na koperty, kartki okolicznościowe itp. z listy adresowej utworzonej w programie Microsoft Excel, musisz skorzystać z funkcji „Korespondencja seryjna” programu Microsoft Word.
Mówiąc dokładniej, Microsoft Word oferuje zaawansowaną funkcję o nazwie „Korespondencja seryjna”, która ułatwia tworzenie i drukowanie etykiet z arkusza programu Excel.
W tym przewodniku pokażemy Ci krok po kroku, jak utworzyć listę adresów pocztowych w programie Microsoft Excel i jak wydrukować etykiety z tej listy za pomocą funkcji „Korespondencja seryjna” programu Microsoft Word.
Jak drukować etykiety z pliku listy adresów programu Excel za pomocą korespondencji seryjnej programu Word.
Krok 1. Przygotuj listę mailingową w programie Excel do drukowania etykiet.
Przed utworzeniem i wydrukowaniem etykiet wysyłkowych należy poprawnie skonfigurować listę adresową w programie Excel. Wiąże się to z wprowadzeniem nagłówków kolumn dla każdego elementu wymagania, który chcesz dodać do etykiet, takiego jak imię, nazwisko, adres, kod pocztowy itp.
Zobaczmy, jak utworzyć listę adresową w programie Excel do drukowania etykiet wysyłkowych:
1. Otwórz program Microsoft Excel i utwórz nowy skoroszyt.
2. Wprowadź następujące nagłówki kolumn dla każdej pozycji, którą powinien zawierać adres odbiorcy:
- Imię
- Nazwisko
- Adres ulicy
- Miasto
- Państwo
- Kod pocztowy
3. Teraz wpisz odpowiednie informacje pod nagłówkiem każdej kolumny.
4. Po zakończeniu upewnij się, że nie ma pustych wierszy ani kolumn, i zapisz arkusz.
Krok 2. Nazwij listę mailingową (opcjonalnie).
Po utworzeniu listy mailingowej w Excelu warto nadać jej nazwę. Nazywając zbiór danych, możesz łatwo się do niego odwołać, podłączając go do dokumentu programu Word w celu korespondencji seryjnej.
1. Aby nazwać listę mailingową, wybierz listę adresów wraz z nagłówkami.
2. Idź do Formuły zakładkę i kliknij Zdefiniuj nazwę z grupy Nazwy zdefiniowane.
3. Wprowadź nazwę tabeli w pliku Nazwa pole i kliknij OK.*
* Notatka: Jeśli nazwa składa się z wielu słów, użyj między nimi znaku podkreślenia „_” i unikaj spacji lub łączników.
4. Ratować I zamknąć Microsoft Excel.
Krok 3. Skonfiguruj dokument korespondencji seryjnej w programie Word.
Nadszedł czas, aby skonfigurować dokument korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word i wydrukować etykiety.
1. Otwórz pusty dokument programu Word.
2. Z Mailingi zakładkę, kliknij Rozpocznij korespondencję seryjną i wybierz Etykiety opcję z menu rozwijanego.
3. Wybierz dostawcę etykiet i numer produktu w Opcje etykiet okno dialogowe.
4. Następnie kliknij przycisk Detale przycisk w lewym dolnym rogu okna.
5. Kontynuuj dostosowywanie marginesów, wysokości, szerokości, odstępu i rozmiaru etykiety, jeśli zajdzie taka potrzeba, i kliknij OK.
6. Następnie kliknij OK w oknie dialogowym Opcje etykiety, aby zapisać zmiany.
Krok 4. Włącz konwersję formatu pliku między Excelem i Wordem.
Aby połączyć dokument programu Word z arkuszem programu Excel z listą adresową, należy upewnić się, że włączona jest konwersja formatu pliku pomiędzy dwoma programami firmy Microsoft.
1. W programie Word kliknij przycisk Plik kartę, a następnie wybierz Opcje na dole lewego paska bocznego.
2. W oknie Opcje programu Word wybierz opcję Zaawansowany w lewym okienku.
3. Teraz przewiń w dół do RodzajeSekcja l, sprawdź Potwierdź konwersję formatu pliku po otwarciu opcję i kliknij OK.
Krok 5. Wybierz listę adresów Excel dla swoich etykiet.
Teraz przejdź do „łączenia” dokumentu Word z listą adresową Excel.
1. W dokumencie programu Word przejdź do Mailingi kartę ponownie, kliknij Wybierz odbiorców a następnie wybierz Użyj istniejącej listy z menu rozwijanego.
2. Znajdź i wybierz plik Excel zawierający listę mailingową, a następnie kliknij otwarty.
3. W oknie dialogowym Potwierdź źródło danych wybierz Pliki bazy danych OLE DB i kliknij OK.
4. Następnie wybierz nazwaną listę mailingową lub arkusz zawierający listę adresową i kliknij OK.
5. Dokument programu Word jest teraz wypełniony etykietami adresowymi wskazującymi „Następny rekord".
Krok 6. Edytuj listę odbiorców dla korespondencji seryjnej.
Po powiązaniu dokumentu programu Word z listą mailingową programu Excel przejrzyj i w razie potrzeby edytuj listę odbiorców przed ostatecznym połączeniem.
1. W Mailingi zakładkę, kliknij Edytuj listę odbiorców.
2. Okno „Odbiorcy korespondencji seryjnej” wyświetli wszystkich odbiorców z Twojej listy adresowej. W razie potrzeby kontynuuj sortowanie, filtrowanie lub usuwanie odbiorców, usuwając zaznaczenie pola wyboru obok dowolnego odbiorcy, którego nie chcesz uwzględniać. Następnie kliknij OK potwierdzać.
Krok 7. Dostosuj pola korespondencji seryjnej (elementy etykiet)
Teraz przejdź do dostosowania elementów etykiet i ich wyglądu do swoich potrzeb.
1. Kliknij na Blok adresowy opcja w Mailingi na karcie „Wpisz i wstaw pola”.
2. Kontynuuj i określ format nazwy odbiorcy, wybierając żądany z listy dostępnych opcji w sekcji „Wstaw nazwę odbiorcy w tym formacie”.
3. Następnie kliknij Dopasuj pola aby dopasować odpowiednie pola z listy adresowej Excel.
4. W oknie „Dopasuj pola” upewnij się, że wymagane pola dla etykiet zostały poprawnie zmapowane do odpowiednich pól (nagłówków kolumn) na liście adresowej Excel.
Jeśli nie pasują, użyj przycisku rozwijanego obok każdego pola i wybierz prawidłowy nagłówek kolumny listy adresów Excel. Następnie kliknij OK aby potwierdzić dopasowania.
5. Następnie kliknij OK ponownie, aby zastosować zmiany.
6. Teraz «Blokada adresu» symbol zastępczy pojawi się na pierwszej etykiecie.
7. Kliknij Aktualizuj etykiety (na Mailingi tab), aby zaktualizować wszystkie pozostałe etykiety w dokumencie programu Word.
Krok 8. Wyświetl podgląd etykiet i zakończ korespondencję seryjną.
Zobaczmy teraz, jak etykiety będą wyglądać po wydrukowaniu.
1. Na karcie Mailing kliknij przycisk Podgląd wyników przycisk.
2. Teraz spójrz, jak będą wyglądać etykiety po wydrukowaniu. Jeśli chcesz zmienić ich wygląd wybierz pierwszą etykietę i skorzystaj z narzędzi Formatuj tekst w Dom patka. Po zakończeniu kliknij Aktualizuj etykiety W Mailingi, aby zastosować formatowanie do wszystkich etykiet.
3. Jeśli wszystko wygląda OK, idź do Mailingi kliknij kartę Zakończ i połącz opcję i wybierz Edytuj poszczególne dokumenty z menu rozwijanego.
4. W oknie Scal z nowym dokumentem wybierz Wszystko w obszarze Scal rekordy i kliknij OK.
5. Pojawi się nowy dokument z etykietami wysyłkowymi wygenerowanymi na podstawie listy adresowej w programie Excel. Możesz edytować, formatować, drukować i zapisywać ten dokument tak samo, jak każdy inny dokument programu Word.
Krok 9.Dodatkowa wskazówka: dodaj obramowania do etykiet. (Opcjonalny)
Aby ułatwić wycinanie etykiet (jeśli nie są jeszcze wycięte), dodaj do nich obramowania.
1. Kliknij plus (+) w lewym górnym rogu dokumentu, aby zaznaczyć wszystkie etykiety.
2. Następnie kliknij Granica w pływającym menu i wybierz Wszystkie granice z opcji.
3. Pomiędzy każdą etykietą zostaną dodane obramowania, co ułatwi ich cięcie.
4. Teraz Twoje etykiety są gotowe do wydrukowania.
Otóż to! Daj mi znać, czy ten przewodnik Ci pomógł, zostawiając komentarz na temat swoich doświadczeń. Polub i udostępnij ten przewodnik, aby pomóc innym.