Błędy w e-mailach mogą mieć kłopotliwe, a nawet kosztowne konsekwencje. Aby pomóc Ci zapobiegać błędom w wiadomościach e-mail, firma Microsoft zaimplementowała wskazówki dotyczące poczty programu Outlook. Na przykład możesz skonfigurować MailTips, aby uruchamiał alert, gdy: naciśnij przycisk Odpowiedz wszystkim. Zawsze najlepiej jest poświęcić kilka minut i ponownie przeczytać wiadomość e-mail przed wysłaniem jej do dużej listy odbiorców, zwłaszcza jeśli zawiera ona poufne informacje.
Jeśli nie korzystałeś wcześniej z MailTips, jesteś we właściwym miejscu. W tym krótkim przewodniku pokażemy, jak korzystać z porad dotyczących poczty w programie Outlook.
Jak skonfigurować porady dotyczące poczty?
Pamiętaj, że ta funkcja wymaga konta Microsoft Exchange Server. Innymi słowy, funkcja jest dostępna tylko na kontach e-mail zarządzanych przez organizację. Twój administrator IT musi włączyć MailTips na Twoim koncie; w przeciwnym razie opcja nie będzie dla Ciebie dostępna. Jednocześnie administrator IT może wymusić określone ustawienia MailTips na kontach użytkowników.
Porady dotyczące poczty są domyślnie włączone w programie Outlook. Jeśli chcesz wyłączyć tę opcję lub dostosować ustawienia, uruchom program Outlook, przejdź do Plik, Wybierz Opcje, a następnie kliknij Poczta.
Iść do Porady dotyczące pocztyi kliknij Opcje porad dotyczących poczty. Wybierz swoje konto i wybierz działania, które mają wyzwalać alerty MailTips.
Jeśli chcesz wyłączyć MailTips, zaznacz Nigdy nie wyświetlaj porad dotyczących poczty pole wyboru.
Jak działają porady dotyczące poczty
Po włączeniu MailTips program Outlook będzie wyświetlał różne wiadomości podczas redagowania wiadomości. Exchange analizuje treść pisanego e-maila. Jeśli wykryje problem, Outlook powiadomi Cię, dzięki czemu możesz dostosować wiadomość, aby uniknąć kłopotliwych sytuacji. Na przykład, jeśli odbiorca jest poza biurem i prosisz ich o pilną odpowiedź, MailTips poinformuje Cię, że nie są w stanie tego zrobić.
Inne przykłady sytuacji, które mogą wywołać porady dotyczące poczty, obejmują:
- Skrzynka pocztowa odbiorcy jest pełna.
- Adres e-mail odbiorcy został tymczasowo wyłączony lub trwale usunięty.
- Twój e-mail narusza zasady lub ograniczenia Twojej organizacji.
- Nie masz uprawnień do kontaktowania się z odbiorcą lub wysyłania e-maili do odbiorców zewnętrznych.
- Skrzynka pocztowa adresata jest moderowana, co oznacza, że wymaga zatwierdzenia wiadomości.
Ograniczenia porad dotyczących poczty
- Ta opcja nie jest dostępna w trybie offline.
- Jeśli lista adresatów zawiera ponad 200 adresatów, MailTips nie oceni poszczególnych skrzynek pocztowych.
Wniosek
MailTips to przydatna funkcja programu Outlook, która pomaga uniknąć kłopotliwych sytuacji, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail do niewłaściwych odbiorców. Na przykład, jeśli Twój e-mail narusza zasady Twojej organizacji, MailTips powiadomi Cię o problemie. Czy planujesz używać porad dotyczących poczty w programie Outlook? Daj nam znać w komentarzach poniżej.