Jeśli dokładnie przefiltrujesz i uporządkujesz swoje pliki, szybko znajdziesz dokumenty, których szukasz. Kolejną zaletą jest to, że zachowasz porządek w folderach.
Jeśli otrzymałeś setki plików za pośrednictwem Microsoft Teams, a od samego początku nie miałeś jasnego planu, teraz wszystko może wyglądać nieco chaotycznie. Użytkownicy często czują się przytłoczeni zadaniem porządkowania swoich plików, więc wolą je odkładać raz za razem. Rzeczywiście, organizowanie plików to czasochłonne zadanie, ale korzyści, jakie przynosi, są warte wysiłku.
Aby ułatwić Ci cały proces, stworzyliśmy ten przewodnik. Udostępnimy szereg przydatnych wskazówek i wskazówek, które pomogą Ci lepiej organizować pliki MS Teams.
Najlepsze praktyki organizowania plików w zespołach MS
Wybierz swoją główną usługę przechowywania w chmurze
Microsoft Teams korzysta z różnych usług pamięci masowej do przechowywania plików i dokumentów. Domyślnie Twoje pliki są przechowywane w OneDrive i SharePoint. Pliki udostępnione w wątkach zespołu są przechowywane w programie SharePoint. Wszystkie pliki wymieniane w czatach są przechowywane w OneDrive.
Ale możesz też ręcznie dodać usługę przechowywania w chmurze, którą już znasz. 
Synchronizuj pliki z OneDrive
Sugerujemy korzystanie z usługi przechowywania w chmurze firmy Microsoft do przechowywania plików Teams. Obie usługi zostały opracowane przez firmę Microsoft i nie ma między nimi problemów z integracją ani zgodnością.
Synchronizując pliki aplikacji Teams z usługą OneDrive, możesz uzyskać do nich dostęp bezpośrednio z Eksploratora plików. Innymi słowy, nie musisz już otwierać aplikacji Teams, aby wyświetlić te pliki.
Utwórz określone foldery
Niezależnie od usługi przechowywania w chmurze, której używasz do przechowywania plików Teams, ważne jest, aby utworzyć określone foldery. Następnie dodaj wszystkie swoje pliki do odpowiednich folderów. Najważniejsze to zdecydować się na strukturę i trzymać się jej.
Na przykład możesz utworzyć osobny folder dla każdej osoby, z którą często się kontaktujesz. I zapisz otrzymane od nich pliki w odpowiednim folderze. Możesz też użyć opisowych nazw plików, takich jak raporty, umowy, zadania, marketing, finanse, prezentacje itp.
Możesz także uporządkować swoje foldery według projektu, klienta, daty, terminu itp.
Użyj wyraźnych i konkretnych nazw kanałów
Wszystkie pliki związane z zespołami są przechowywane w SharePoint. Za każdym razem, gdy tworzysz nowy zespół w Microsoft Teams, nowa witryna zespołu programu SharePoint jest tworzona automatycznie. Podczas tworzenia kanału SharePoint automatycznie tworzy nową bibliotekę dokumentów dla tego kanału.
Biblioteka nosi nazwę odpowiadającą nazwie kanału. Dlatego upewnij się, że wybierasz określone nazwy kanałów, aby uniknąć niejasności.
Użyj filtrów plików
Microsoft Teams oferuje szereg filtrów, których możesz użyć do wyświetlenia listy plików w określonej kolejności. Na przykład możesz wyświetlić listę plików w kolejności chronologicznej. Możesz też filtrować je według nazwiska osoby, która je zmodyfikowała.
Przypnij do góry
Możesz też przypiąć plik na górze. Ta funkcja pozwala oznaczyć pliki, które są bardzo ważne lub pilne. W ten sposób będziesz dokładnie wiedział, gdzie znaleźć ten plik.
Najpierw musisz zaznaczyć plik, a następnie kliknąć Przypnij do góry opcja.
Szybkie wskazówki, jak skutecznie uporządkować swoje pliki
- Nie przechowuj swoich plików na pulpicie. Zaśmiecony pulpit wygląda dezorientująco i generuje szum wizualny.
- Przechowuj swoje pliki, gdy tylko je otrzymasz. Nie czekaj, aż otrzymasz 5o plików, aby zacząć je porządkować. Umieść je w odpowiednim folderze zaraz po ich otrzymaniu.
- Używaj jasnych i opisowych nazw plików. Używanie ogólnych nazw, takich jak „Pliki”, „Dokumenty”, „Rzeczy”, w ogóle nie pomaga.
Jakich wskazówek i wskazówek używasz do organizowania plików Microsoft Teams? Podziel się nimi w komentarzach poniżej.