Wśród nowych obaw związanych z koronawirusem i coraz bardziej technologicznej sieci, aktywność online staje się alternatywnym środkiem komunikacji dla współpracowników i studentów w celu zwiększenia produktywności. Popularność zyskało kilka stron internetowych i aplikacji, które ułatwiają bardziej efektywne formy komunikacji i dyskusji zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim.
Przyjrzyjmy się Gmailowi i Slackowi, dwóm aplikacjom, które używane produktywnie mogą być w dużej mierze korzystne w pracy.
Hacki zwiększające produktywność w Gmailu
Gmail działa jako usługa poczty e-mail prowadzona przez Google. Dzięki aplikacji ludzie wysyłają i odbierają wiadomości e-mail, dokumenty, zdjęcia, filmy, a czasem nawet powiadomienia w klasie. Gmail umożliwia współpracownikom, nauczycielom i innym osobom kontaktowanie się ze sobą z różnych powodów za pomocą wielu różnych załączników. Chociaż ustalono, że Gmail jest przydatną aplikacją, oto kilka dodatkowych sposobów na zwiększenie produktywności Gmaila:
1. Aplikacje i powiadomienia
Pobierz Gmaila na swój smartfon z App Store lub Google Play Store. Dodaj go do zakładek na swoim laptopie. Zakładając, że masz konto Gmail i sprawdzasz pocztę e-mail, aby komunikować się z innymi, robienie tych rzeczy ułatwia ci uzyskaj dostęp do swojego konta, a tym samym stań się bardziej responsywny i proaktywny, jeśli chodzi o utrzymanie produktywności Komunikacja. Za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail, możesz włączyć powiadomienia, dzięki czemu możesz szybko odpowiedzieć i być na bieżąco z tymi, które są bardzo ważne.
2. Listy e-mailowe
Wysyłaj grupowe e-maile z listami e-mailowymi. Jeśli jesteś dyrektorem lub liderem klubu i chcesz wysłać masową wiadomość e-mail do wielu osób o spotkaniach, dobrze byłoby: tworzyć grupy i wysyłać wiadomości e-mail do grupy, zamiast wpisywać indywidualny adres e-mail każdego odbiorcy dla każdej osoby e-mail. Aby to zrobić, użyj Kontaktów Google, dostępnych za pomocą dziewięciu kropek w prawym górnym rogu na gmail.com. Wybierz kontakty, dla których chcesz utworzyć grupę, i użyj zakładki zakładek w wierszu bezpośrednio pod paskiem wyszukiwania, aby nazwać grupę. Tworząc wiadomość e-mail w Gmailu, możesz teraz wpisać nazwę grupy zamiast imienia i nazwiska każdej osoby, do której próbujesz wysłać e-maila. To nieuchronnie zaoszczędzi Ci dużo czasu.
3. Zaplanuj e-mail
Kiedy jest 3:37 rano w niedzielę wieczorem / w poniedziałek rano, możesz nagle zdać sobie sprawę, że zapomniałeś wysłać komuś ważne informacje, ale też nie chcesz wysyłać ich o dziwnej godzinie. Aby uniknąć zapomnienia o wysłaniu wiadomości e-mail w późniejszym czasie, możesz utworzyć wersję roboczą wiadomości e-mail i kliknąć trójkąt po prawej stronie przycisku wysyłania, a następnie wybrać harmonogram wysyłania. Możesz automatycznie wysłać tego e-maila w późniejszym czasie, aby osoby, które go otrzymają, nie kwestionowały Twojego harmonogramu snu lub zapomnienia.
Hacki zwiększające produktywność dla Slacka
Slack działa jako alternatywne, bardziej współpracujące oprogramowanie. Jest bardziej podobny do SMS-ów niż do e-maili. Slack kładzie nacisk na pracę zespołową i integrację poprzez bardziej bezpośrednią komunikację. Slack jest również bardzo przydatną aplikacją, ale oto kilka innych metod zwiększania wydajności:
1. Aplikacje i alerty
Podobnie jak w przypadku Gmaila, uczynienie Slacka bardziej dostępnym jest kluczowym sposobem na zwiększenie produktywności dzięki oprogramowaniu. Pobierz aplikację na swój telefon, jest ona również dostępna jako aplikacja lub łącze internetowe na komputery stacjonarne/laptopy. Za każdym razem, gdy ktoś wyśle wiadomość, możesz upewnić się, że otrzymujesz powiadomienia i jesteś na bieżąco z ważnymi informacjami.
2. Gwiezdne kanały
Jeśli masz wiele różnych kanałów i czasami masz trudności ze znalezieniem właściwego, pomocne może być oznaczenie ważnych kanałów gwiazdką. W ten sposób ważne kanały pojawiają się na samej górze lewej kolumny na Slacku i umożliwiają łatwy dostęp. Jeśli jesteś zalany wiadomościami ze Slacka i niekoniecznie uważasz, że wszystkie są istotne, możesz zmienić ustawienia powiadomień w preferencjach powiadomień dla kanału. Robiąc to, możesz skupić się na priorytetyzowaniu ważnych prac i sprawdzaniu Slack z kluczowych aktualizacji, których naprawdę potrzebujesz.
3. Szukaj rozmów
Jeśli w kanale wspomniano wcześniej coś naprawdę ważnego, możesz łatwo poszukać tego za pomocą paska wyszukiwania w prawym górnym rogu. Wystarczy wpisać słowa kluczowe i będziesz mieć łatwy dostęp do pliku, który kiedyś przesłałeś lub ważnych informacji, które ktoś kiedyś wysłał.
Ogólnie rzecz biorąc, te dwie aplikacje to niesamowite zastosowania technologii do zwiększania produktywności w miejscu pracy. Dzięki Gmailowi i Slackowi ludzie mogą o wiele łatwiej komunikować się ze sobą na różnych platformach i udostępniać ważne informacje w dużej sieci. Korzystanie z niektórych z powyższych wskazówek pomoże Ci stać się jeszcze bardziej doświadczonym w korzystaniu z tych aplikacji i Twoja produktywność jako pracującego studenta, pedagoga, reżysera i technologicznie połączonego człowieka będzie tylko zwiększać.