Zwiększ komfort korzystania z Gmaila dzięki siedmiu trikom zwiększającym produktywność.
Gmail to jedna z najpopularniejszych usług e-mail do użytku osobistego. Wiele organizacji korzystających z Google Workspaces oferuje także Gmaila jako klienta poczty e-mail. Domyślnie Google oferuje wiele ciekawe funkcje w Gmailu które działają zgodnie z reklamą. Ale dzięki kilku drobnym poprawkom możesz naprawdę ulepszyć całe doświadczenie Gmaila.
Czy kiedykolwiek wysłałeś e-mail i zdałeś sobie sprawę, że zawiera literówkę, i żałowałeś, że go nie wysłałeś? A co ze skrótami klawiaturowymi w Gmailu? Czy wiesz, że możesz stworzyć szablon odpowiedzi dla rutyny? e-maile? Jeśli nigdy nie zawracałeś sobie głowy majsterkowaniem w menu Ustawienia Gmaila, oto siedem prostych sposobów na zostanie zaawansowanym użytkownikiem Gmaila.
7 Skróty klawiszowe
Zrób wszystko za pomocą klawiatury
Jedną z głównych oznak bycia zaawansowanym użytkownikiem dowolnej aplikacji jest znajomość skrótów klawiaturowych, niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera PC z systemem Windows, Mac czy
Chromebooka. W Gmailu jest ich całe mnóstwo. Google ułatwia zapamiętanie, która akcja skrótu do czego służy. Po prostu uderz Shift +? otrzymasz także skróty do nawigacji, formatowania, wyboru listy wątków, nawigacji w Google Chat i wielu innych.Chcesz tworzyć własne skróty? Następnie kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu przeglądarki Gmail. Iść do Ikona koła zębatego >Zobacz wszystkie ustawienia > Zaawansowane > Niestandardowe skróty klawiaturowe i wybierz opcję Włącz. Po włączeniu zobaczysz kartę Ustawienia klawiatury, która pokazuje wszystkie akcje wraz z odpowiadającymi im klawiszami. Możesz dostosować to do swoich upodobań i kliknąć Zapisz zmiany. Upewnij się tylko, że dostosowywane polecenie nie koliduje z innymi poleceniami skrótu.
6 Cofnij wysyłanie
Jak zyskać więcej czasu na wycofanie wysłanej wiadomości e-mail?
Wszyscy w pewnym momencie wysłaliśmy pocztę w pośpiechu, ale zdaliśmy sobie sprawę, że pominęliśmy pewne aspekty do omówienia w odpowiedzi, wiadomość była pełna literówek lub, co gorsza, została wysłana do niewłaściwego odbiorcy odbiorca. Gmail oferuje domyślne polecenie Cofnij wysyłanie trwające 5 sekund, ale można je wydłużyć do 30 sekund.
Kliknij na Ikona koła zębatego >Zobacz wszystkie ustawienia > Ogólne > Cofnij wysyłanie. Z rozwijanego menu obok wybierz pomiędzy 5, 10, 20 i 30 sekundami czasu buforowania, a następnie naciśnij Zapisz zmiany. Teraz za każdym razem, gdy wyślesz wiadomość e-mail, zobaczysz opcję Cofnij na pływającym czarnym pasku wyświetlanym po wysłaniu wiadomości e-mail.
5 Szablony
Pozbądź się pisania powtarzających się e-maili
Czasami niektóre e-maile wymagają takich samych lub podobnych odpowiedzi. W takiej sytuacji nie musisz za każdym razem wpisywać całej wiadomości od nowa. Zamiast tego możesz utworzyć szablon odpowiedzi. Kliknij na Ikona koła zębatego >Zobacz wszystkie ustawienia > Zaawansowane > Szablony i wybierz Włączać I Zapisz ustawienia.
Teraz, ilekroć napiszesz zbędny tekst w pliku a Nowa wiadomość (upewnij się, że podpis wiadomości e-mail został usunięty), ten tekst można zapisać jako szablon, klikając Więcej opcji > Szablony > Zapisz wersję roboczą jako szablon > Zapisz jako nowy szablon. Możesz nadać szablonowi nazwę. Następnym razem, gdy będziesz chciał odpowiedzieć tym samym tekstem, po prostu wybierz odpowiedni szablon, zamiast wpisywać wiadomość ponownie.
4 Dostosowywanie okienka odczytu
Zoptymalizuj powierzchnię wyświetlacza
Domyślny sposób, w jaki Gmail wyświetla wiadomości po ich otwarciu, nie zapewnia najlepszego wykorzystania powierzchni wyświetlacza. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli masz większe wyświetlacze. Można to zmienić, włączając okienko odczytu.
Kliknij na Ikona koła zębatego > Wybierz wszystkie ustawienia > Skrzynka odbiorcza > Włącz okienko odczytu. Wybierz albo Prawo do skrzynki odbiorczej Lub Poniżej skrzynka odbiorcza możliwość uzyskania okien podglądu wiadomości e-mail, dzięki którym nie musisz tracić z oczu innych wiadomości e-mail.
3 Przełączanie pomiędzy wieloma podpisami
Ulga od ręcznej zmiany szczegółów podpisu
W profesjonalnej konfiguracji istotne jest posiadanie podpisu e-mail. Czasami jednak możesz nie chcieć udostępniać niektórych szczegółów swojego podpisu, takich jak numer telefonu. Ręczne dodawanie lub usuwanie elementów podpisu jest żmudne. Zamiast tego możesz utworzyć wiele podpisów i po prostu przełączać się między nimi w zależności od kontekstu lub odbiorcy.
Kliknij na Ikona koła zębatego > Wybierz wszystkie ustawienia > Ogólne > Podpis. Kliknij pole Utwórz nowy, aby dodać nowy podpis. Starsze podpisy pojawią się w polu po lewej stronie. Możesz wybrać domyślne ustawienia podpisu z poniższych list rozwijanych: W przypadku nowych e-maili użyj I Przy użyciu odpowiedzi/przekazu. Następnie kliknij Zapisz zmiany. Teraz, gdy znajdziesz się w polu tworzenia, kliknięcie symbolu pióra spowoduje wyświetlenie wszystkich zapisanych podpisów. Możesz po prostu wybrać ten, którego chcesz użyć.
2 Wiele formatów gwiazd
Inteligentniejszy sposób kategoryzowania ważnych e-maili
Niezależnie od tego, czy korzystasz z konta osobistego, czy zawodowego, w sekcji Oznaczone gwiazdką w Gmailu jest kilka e-maili, które chcesz szybko oznaczyć gwiazdką. Domyślnie Gmail pozwala używać tylko żółtej gwiazdki. Jeśli masz dużo e-maili oznaczonych gwiazdką, szybkie znalezienie odpowiedniego e-maila, którego szukasz, może być również uciążliwe.
Kliknij na Ikona koła zębatego > Zobacz wszystkie ustawienia > Ogólne> Gwiazdy. Tutaj możesz wybrać pomiędzy 1 gwiazdką, 4 gwiazdkami i wszystkimi gwiazdkami, w zależności od preferencji, a następnie Zapisz zmiany. Teraz możesz przełączać się między gwiazdkami, klikając kolejno ikonę gwiazdki. W ten sposób możesz uzyskać świetne wizualne wskazówki dla różnych typów priorytetowych e-maili. Najechanie myszką na gwiazdę wyświetli jej nazwę. Gdy jesteś w sekcji Oznaczone gwiazdką i chcesz wyświetlić tylko e-maile oznaczone gwiazdką niebieska gwiazda, po prostu wpisz to polecenie w polu wyszukiwania Gmaila: ma: niebieską gwiazdę. Możesz nawet przypisać określone ikony gwiazdek do określonych typów e-maili.
1 Filtrowanie e-maili na przykładzie
Doładuj swoją skrzynkę odbiorczą
Jest to jedna z najpotężniejszych funkcji Gmaila i jeśli zostanie użyta świadomie, może naprawdę pomóc w uporządkowaniu skrzynki odbiorczej, pozbyciu się niechcianych e-maili i utworzeniu folderów dla określonych typów e-maili. Chociaż Gmail ma karty, takie jak Promocja, Aktualizacje i Społeczności, czasami niektóre e-maile prześlizgują się przez nie i pojawiają na karcie Główne. Chcesz, aby karta Główne zawierała tylko absolutnie ważne e-maile.
Kliknij na Pokaż opcje wyszukiwania, znajduje się po prawej stronie paska wyszukiwania w Gmailu. Teraz, w zależności od celu, jaki chcesz osiągnąć, możesz dodać szczegóły w odpowiednich polach, aby utworzyć filtry.
Załóżmy, że chcę dodać biuletyn (z Przeglądarka), która pojawia się na mojej karcie Główne, do folderu, w którym znajdują się wszystkie biuletyny, które subskrybuję. W takim przypadku dodam identyfikator e-mail Przeglądarka newsletter i kliknij Utwórz filtr. Na następnym ekranie pojawia się więcej opcji. Wybrałem Pomiń skrzynkę odbiorczą, Zastosuj etykietę (nazwa folderu Biuletyn), I Zastosuj także filtr do pasujących rozmów. Dzięki temu każdy e-mail z Przeglądarka wyląduje w moim folderze Biuletynów i nie pojawi się w mojej skrzynce odbiorczej.
Możesz zrobić wiele rzeczy, np. automatycznie archiwizować e-maile marketingowe, czyścić skrzynkę odbiorczą Gmaila zapełnia się, automatycznie usuwa wiadomości e-mail z określonych identyfikatorów e-mail, folderu Spam i wiele innych więcej.
Przejmij kontrolę nad swoim kontem Gmail
Siedem hacków omówionych powyżej z pewnością w pewnym stopniu poprawi komfort korzystania z Gmaila. Zapoznanie się z menu Ustawienia Gmaila i Pokaż opcje wyszukiwania z pewnością sprawi, że staniesz się zaawansowanym użytkownikiem Gmaila. Korzystanie z tych wskazówek pozwala również zaoszczędzić dużo czasu, który w przeciwnym razie zostałby poświęcony na zbędne zadania. Nie zapomnij również sprawdzić, jak możesz zarządzaj swoimi hasłami z Google'em.