Po wprowadzeniu ostatnich aktualizacji oprogramowania do niektórych wersji programu Microsoft Excel latem 2017 r. firma Microsoft przydzieliła funkcję śledzenia zmian jako funkcję starszej wersji. Aby ułatwić obsługę, możesz dodać go do paska narzędzi szybkiego dostępu, aby śledzić każdy plik. Alternatywnie możesz dodać wstążkę programu Excel, tworząc nową grupę i dodać ją do tej nowej grupy.
Podobnie jak w przypadku Worda, Microsoft zaktualizował swój program o nową funkcję współtworzenia w aby umożliwić udostępnianie skoroszytów online i historię zmian wśród współpracowników, rówieśników, przyjaciół, rodziny, itp. Udostępnione skoroszyty zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić użytkownikom wspólne uzyskiwanie dostępu i edytowanie po otrzymaniu zatwierdzenia.
Załóżmy na przykład, że poprosiłeś kogoś o korektę lub współpracę nad projektem Excela z Tobą. Jest to dość prosty mechanizm, ponieważ Excel praktycznie umożliwia zaznaczanie błędów pisowni (i ma sprawdzanie pisowni), wstawianie komentarzy na marginesie itp. elektronicznie i stosunkowo podobnie do dokumentu Word.
Jedynym wyjątkiem, na który należy zwrócić uwagę, jest to, że Excel podświetli zmienione komórki, podczas gdy w programie Word zaobserwujesz zmiany słów i zdań. Zanim zaczniemy, należy jednak wziąć pod uwagę dwie rzeczy.
Jeśli arkusz Excela zawiera tabelę, funkcja śledzenia zmian odmawia pracy w arkuszu kalkulacyjnym. Aby zezwolić na użycie, będziesz musiał włączyć „Śledzenie zmian” w skoroszytach, wybierając najpierw istniejącą tabelę, a następnie wybierz „Karta projektu”, a następnie wybierz „Konwertuj na zakres”. Jeśli potrzebujesz edycji od innych użytkowników, skoroszyty będą musiały zostać udostępnione we wzajemnie dostępnej lokalizacji.
Ze względu na to, że wersje różnią się poziomem aktualizacji, możesz nie być w stanie wyświetlić tej funkcji na domyślnej Wstążce. Ale nie martw się. Po prostu dodaj „Śledzenie zmian” do menu wstążki samodzielnie, wykonując następujące czynności:
- W menu wstążki użyj myszy, aby kliknąć prawym przyciskiem myszy praktycznie w dowolnym miejscu i wybierz „Dostosuj wstążkę” opcja wyskakująca.
- Z „Dostosuj wstążkę”, przeciągnij myszą na „Wybierz polecenia z” trasa w prawym panelu: a “rozwijane menu/listapowinien pojawić się ”, z którego należy wybrać opcję „Wszystkie polecenia" lub "Polecenia poza Wstążką" opcja.
- Z równoległego „Dostosuj wstążkę” wejdziesz do rozwijanego menu. To samo w sobie powinno być ustawione na „Główne karty” już w trybie domyślnym (tzn. przewijana lista znajdująca się pod spodem powinna wcześniej pokazywać główne zakładki). Po tej weryfikacji kliknij + znak znajdujący się obok „Przejrzeć” na liście, kontynuuj klikanie opcji „Nowa grupa” znajdującej się pod listą. Spowoduje to dodanie nowej grupy do „Przejrzeć" Sekcja.
- Następnie, aby zmienić nazwę nowo utworzonej grupy, po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy „Nowa grupaLinia, zmień ją na taką, jaką chcesz nazwać i możesz nawet dodać ikonę, jeśli sobie tego życzysz. Dla celów demonstracyjnych zmienimy go na „Śledzenie zmian”. (Excel sam doda „Zwyczaj” po Twoim nazwisku, ale tylko w przypadku tej listy). Jeśli klikniesz, a następnie przeciągniesz „Grupa XYZ”, możesz przenieść go do innego obszaru na liście recenzji.
- Po podświetleniu grupy śledzenia zmian przejdź do wyboru dwóch poleceń z listy poleceń dostępnej po lewej stronie:
- “Wyróżnij zmiany”
- “Zaakceptuj/odrzuć zmiany”
Aby przenieść każde z poleceń do grupy, musisz kliknąć „Dodać" Przycisk.
Zauważysz, że kiedyś Nowa Grupa jest teraz na Wstążce. Następnie musisz:
- Uderzyć "Wyróżnij zmiany" Komenda.
- “Śledź zmiany podczas edycji”, kliknij myszą i sprawdź to. Powtórz dla „Zaznacz zmiany na ekranie.”
- Aby zakończyć, kliknij „ok.”
Po zakończeniu tych zadań każda zmiana dokonana w żądanym arkuszu kalkulacyjnym Excel będzie śledzona i podświetlony przez unikalny niebieski wskaźnik obramowania, aw lewym górnym rogu mały niebieski trójkąt, który pojawi się w edytowanym komórki. Program jest bardziej przyjazny dla użytkownika i przydziela inny kolor w celu identyfikacji użycia platformy przez wielu użytkowników.
Ponadto, jeśli przesuniesz kursor myszy nad już edytowaną komórkę, uzyskasz dostęp do następujących elementów:
- Data
- Autor
- Czas, w którym dokument został zmieniony
- Wyskakujące okienko podsumowania śledzonych zmian, do przejrzenia przed zaakceptowaniem poprawek wprowadzonych na stałe.
Należy pamiętać, że tylko najnowsza zmiana zostanie zarchiwizowana i zaprezentowana w tym wyskakującym podsumowaniu.
Teraz, gdy każdy potencjalny redaktor/uczestnik wykona swoją część, możesz przejść do akceptowania/odrzucania proponowanych zmian w ramach zadania.
- Kliknij "Przejrzeć” od górnej części „Wstążka” i kliknij na “Zaakceptuj/Odrzuć" Komenda.
- Gdy wyskakujące okienko programu Excel ponownie potwierdzi za pomocą „Zapisz skoroszyt” funkcja oświadczenia, kliknij „ok.”
- Excel zaznaczy oryginalną edytowaną komórkę i jednocześnie wyświetli obok tego podświetlenie Wybierz zmiany do „Zaakceptuj lub odrzuć" Okno dialogowe.
- Będziesz mieć dostęp do wszystkich bieżących zmian dokonanych na wyświetlonej liście. Z powyższego możesz wybrać preferowaną wersję edytowaną lub pozostać przy oryginalnej wersji. Wybierz to, co ma dla Ciebie sens. Po podjęciu decyzji kliknij „Zaakceptować” po wybraniu z listy najlepszej wersji.
Jeśli jednak uważasz, że żadna z wymienionych wersji nie przypadła Ci do gustu, powtórz proces, ale zastąp go, klikając „Odrzucić" opcja. Po decyzji, po tym poleceniu, kursor automatycznie przesunie się do następnej edytowanej komórki w celu dalszego przetwarzania. - Jeśli zmiana, na którą się zdecydujesz, musi przejść przez cały arkusz kalkulacyjny (na przykład wszystkie znaki ampersand są zmieniane na określony format), kliknij „Akceptuj wszystkie" przycisk. Za pomocą tego polecenia wszystkie wybrane edycje są natychmiast poprawiane i akceptowane.
- Teraz możesz chcieć wrócić do obracania „Śledzenie zmianfunkcja wyłączona. Aby to zrobić, wróć do „Grupa recenzji” i idź w kierunku „Śledzenie zmian" Grupa. Kliknij "Wyróżnij zmiany” i po prostu usuń zaznaczenie wcześniej zaznaczonego pola oznaczonego „Śledź zmiany podczas edycji…”