Jak używać automatu do wykonywania zwykłych zadań bez interwencji

Chociaż praktycznie wszyscy wiedzą o łatwych w użyciu podstawowych aplikacjach systemu Mac OS X, wiele osób nie zdaje sobie sprawy z jednego z jego największych atutów: Automatora. Aplikacja została wprowadzona przez firmę Apple w 2005 roku jako część systemu operacyjnego Mac OS X 10.4 „Tiger”, zaprojektowanego w celu udostępnienia interfejsu typu „wskaż i kliknij” do automatyzacji rutynowych zadań. Niezależnie od tego, czy chodzi o porządkowanie plików, umieszczanie zdjęć w określonych albumach, logowanie do określonych obszarów działania system lub coś zupełnie innego, różne panele i elementy sterujące w Automatorze mogą to zrobić w zaledwie kilka sekundy.

Dla tych, którzy są nowicjuszami w systemie Mac OS X lub po prostu nowi, jak działa Automator, można to zrobić, wykonując kilka prostych kroków. Te kroki spowodują, że w systemie Mac OS X powstanie „przepływ pracy”, który za każdym razem będzie mógł wykonać to samo zadanie.

Krok 1: Otwórz aplikację Automator i rozpocznij

Aby rozpocząć tworzenie nowej procedury Automatora, otwórz aplikację Automator, przeglądając ją w folderze „Aplikacje” Findera lub wykonując wyszukiwanie aplikacji Spotlight.

Gdy tylko Automator się otworzy, wyświetla okno dialogowe, które pozwala użytkownikom wybrać typ dokumentu, który próbują utworzyć.

W takim przypadku użytkownicy będą musieli wybrać opcję „przepływ pracy”. Spowoduje to utworzenie prostego skryptu, który wykona rutynowe zadanie. Inne opcje, takie jak tworzenie aplikacji lub nawet usługi Mac OS X, można wykonać za pomocą Automatora, ale zostaną one omówione w innym samouczku.

Wybranie opcji tworzenia przepływu pracy wyeliminuje okno dialogowe i odsłoni to, co w zasadzie jest pustym płótnem pełnym dostępnych akcji i procedur. Tworzy to podstawę do tworzenia przepływu pracy.

Krok 2: Określ, co należy zautomatyzować

Przed przystąpieniem do faktycznego tworzenia przepływu pracy ważne jest, aby użytkownicy dokładnie określili, czego chcą, aby przepływ pracy wykonywał za każdym razem, gdy jest wywoływany. W przypadku niektórych osób może to polegać na oznaczaniu utworów iTunes rokiem, gatunkiem lub nazwą wykonawcy. Dla innych może to obejmować skalowanie zdjęć w górę lub w dół, a dla jeszcze innych może to oznaczać wysłanie wiadomości e-mail, dostosowanie ustawień systemu lub inne rutynowe zadanie.

Aby rozpocząć, sporządź prostą listę pożądanej akcji i jej ewentualnych rezultatów. W takim przypadku utworzymy wiadomość e-mail ze wstępnie wybranymi odbiorcami i wstępnie napisaną wiadomość, która zostanie wysłana automatycznie po zainicjowaniu przepływu pracy. Jest to doskonała opcja dla właścicieli małych firm, którzy regularnie wysyłają wiadomości e-mail do klientów, aby przypomnieć im o zbliżających się terminach, należnych płatnościach lub innych informacjach. Nasza seria celów krok po kroku wyglądałaby mniej więcej tak, jak w poniższym przykładzie:

1. Otwórz aplikację Mail.
2. Utwórz wiadomość e-mail z wstępnie napisaną treścią
3. Dołącz obrazy urodzinowe
4. Wyślij treść do kontaktów obchodzących urodziny

Może się to wydawać dość zaawansowane, ale dzięki wstępnie wybranym działaniom Automatora, w rzeczywistości niezwykle łatwo jest automatycznie pomóc kontakty biznesowe świętują swoje urodziny pozdrowieniami od firmy, która korzysta z szablonu wiadomości e-mail i zawiera specjalną awans. Mając cele wymienione na wstępie, stworzenie takiej rutyny będzie dziecinnie proste.

Krok 3: Rozpocznij składanie rutynowych kawałków po kawałku

Korzystając z paska bocznego Automatora, przejrzyj bibliotekę wcześniej określonych działań, wybierając opcję „Poczta” (najpierw wybierz opcję Przepływ pracy).

Spowoduje to ujawnienie listy dostępnych procedur automatyzacji, które zostały już zdefiniowane przez Apple lub innych programistów do użytku z Automatorem. Ci, którzy zainstalowali inny program pocztowy, taki jak Entourage lub Outlook, zauważą specjalne działania dla kandydatów oznaczonych ikoną aplikacji. W tym przypadku zamierzamy trzymać się ściśle działań, które działają z Mail.app. Z tego powodu wszystkie wybrane akcje powinny zawierać ikonę Apple Mail po lewej stronie etykiety.

Pierwsza akcja, którą wybierzemy, jest oznaczona jako „Nowa wiadomość pocztowa” w systemie OS X 10.8 „Mountain Lion”.

Ta opcja pokaże, co wygląda jak typowa forma tworzenia wiadomości. Użytkownicy zauważą typowe pola używane do zaadresowania wiadomości, a także pola tematu i treści.

Ponieważ ta wiadomość zostanie wysłana do kontaktów obchodzących urodziny, w dniu ich urodzin, działanie polega na tym, że data urodzin każdego kontaktu została zdefiniowana w Contacts.app (Adres Książka). Jeśli tak, dodaj każdy kontakt ze zdefiniowanymi urodzinami w polu „UDW” e-maila. Dzięki temu wszelkie wiadomości wysłane do wielu kontaktów nie naruszą prywatności adresu e-mail każdego kontaktu. Zapewnia również, że wiadomość e-mail z urodzinami zostanie wysłana tylko do wybranych kontaktów, co może być świetne do segmentacji kontaktów biznesowych i osobistych w razie potrzeby.

Z kontaktami wymienionymi w polu „UDW”, śmiało wpisz temat wiadomości e-mail w odpowiednim polu. Pozostaw pole „Wiadomość” puste, ponieważ zostanie to załatwione na późniejszym etapie procesu. Wybierz konto, z którego ma zostać wysłana wiadomość, upewniając się, że poczta biznesowa jest wysyłana z firmowego konta e-mail i tak dalej.

Rutynę można teraz rozszerzyć o nowe kierunki, w tym dodać życzenia urodzinowe i specjalny załącznik. Na pasku bocznym kliknij "Wyślij życzenia urodzinowe" i przeciągnij go do obszaru roboczego. Spowoduje to dodanie nowego pola ze zdjęciami związanymi z urodzinami i obszarem do napisania wiadomości. Wybierz konkretny obrazek lub poproś o losowy obrazek dla każdego odbiorcy, a następnie wpisz życzenia urodzinowe w prezentowanym polu. Upewnij się, że wiadomość e-mail zawiera specjalny kod promocyjny lub zniżkę, aby uczcić tę okazję.

Krok 4 (Opcjonalnie): Rejestruj działania na ekranie, aby uzyskać bardziej zaawansowaną automatyzację

Wnikliwi obserwatorzy interfejsu Automatora zauważą duży przycisk „Nagraj” na pasku narzędzi aplikacji. Jest to w zasadzie aplikacja do nagrywania ekranu, która kopie nieco głębiej pod maską. Po zainicjowaniu będzie obserwował, co robi użytkownik i replikuje to dokładnie jako przepływ pracy Automatora. To świetna opcja, jeśli w tym przykładzie szablon urodzin dostarczony przez Apple po prostu go nie wyciął. Co by było, gdyby użytkownik chciał dołączyć własny obraz, z motywami brandingowymi firmy i nieco bardziej marketingowym projektem?

Można to łatwo zrobić, naciskając przycisk nagrywania, a następnie uruchamiając Mail. Podczas nagrywania użytkownicy komponowaliby nową wiadomość, tworzyli treść o tematyce urodzinowej, dołączali zdjęcia urodzinowe, a następnie przerywali nagrywanie. Wiadomość o urodzinach byłaby odpowiednio dostosowywana, tworzona podobnie jak nagrywanie ekranu śledzone, gdy użytkownik tworzył spersonalizowaną wiadomość e-mail.

Działa to również bardzo dobrze przy nagrywaniu takich rzeczy, jak filtry aplikacji, zmiana rozmiaru obrazu, filtrowanie PDF, i całe mnóstwo innych zadań, które można wykonać łatwiej niż dyktować za pomocą przeciągania i upuszczania elementy.

Krok 5: Zapisywanie dokumentu i uruchamianie go w razie potrzeby

Właśnie utworzony przepływ pracy można ogólnie zapisać w jednym z dwóch formularzy. Jeśli użytkownicy zdecydują się zapisać go po prostu jako przepływ pracy, będą musieli dwukrotnie kliknąć jego ikonę, otworzyć przepływ pracy i nacisnąć przycisk "Uruchom" za każdym razem, gdy chcą wykonać swoje działania. W takim przypadku te kroki będą wykonywane za każdym razem, gdy są czyjeś urodziny.

Inną opcją jest zapisanie go jako aplikacji, całkowicie eliminując przycisk „Uruchom” z równania. Jeśli użytkownicy zdecydują się zapisać przepływ pracy jako aplikację, dwukrotne kliknięcie jej ikony i otwarcie tej aplikacji spowoduje natychmiastowe wykonanie wszystkich działań bez dalszego wprowadzania danych.

W przypadku czegoś takiego jak urodzinowy e-mail lub zadanie filtrowania, może to być naprawdę świetne pomysł, aby zapisać przepływ pracy jako aplikację, a następnie dodać go jako element startowy w Systemie Preferencje. Spowoduje to uruchomienie aplikacji za każdym razem, gdy komputer zostanie uruchomiony, automatycznie sprawdza warunki określone w przepływie pracy i w razie potrzeby wykonuje żądane działania. Z dokumentem zapisanym jako przepływ pracy lub aplikacja, użytkownicy mogą swobodnie tworzyć kolejne zautomatyzowane zadanie lub po prostu cieszyć się owocami swojej pracy. Zmuszenie Mac OS X do wykonywania wielu zadań w tle nie może być prostsze, a wszystko to przy minimalnym udziale użytkownika i często bez dodatkowych działań.

Podsumowując, oto jak łatwo stworzyć automatyczne życzenia urodzinowe:

1. Skonfiguruj swoją książkę adresową. Otwórz książkę adresową i przejdź do Preferencji, a następnie kliknij Szablon > Dodaj pole i wybierz Urodziny.

Lub możesz także dodać urodziny do konkretnego kontaktu. Po prostu uruchom Książkę adresową i przejdź do kontaktu, do którego chcesz dodać urodziny. Kliknij menu Karta i wybierz Urodziny z opcji Dodaj pole.

2. Otwórz Automator, wybierz Aplikację i kliknij Wybierz.

3. Kliknij Kontakty i znajdź osoby z urodzinami

4. Teraz kliknij Poczta i wyślij życzenia urodzinowe. Zauważ, że dwie akcje w przepływie pracy (patrz poniżej) są ze sobą połączone.

5. Zapisz przepływ pracy, wybierając Plik > Zapisz….

6. Teraz, aby skorzystać z tego przepływu pracy, po prostu kliknij ikonę „urodziny” (którą właśnie zapisałeś). Automator znajdzie osoby, które mają urodziny i pozwoli Ci wysłać pozdrowienia.

Związane z:

Rozwiązywanie problemów z komputerami Mac i pomoc

Mac OS X przeminął Maverick

Mac OS X: Dyktowanie nie działa; jak naprawić