Śledź i sortuj nieodebrane wiadomości e-mail na komputerze Mac i zwiększ produktywność

Jeśli nie tylko otrzymujesz codziennie mnóstwo e-maili, ale także odpowiadasz, przekazujesz dalej i wysyłasz jeszcze więcej, to naprawdę może być trudno nadążyć. Zainspirowany dyskusja na forum wsparcia Apple, postanowiliśmy pomóc tym, którzy wpadli w taką sytuację.

Śledząc e-maile, na które nadal musisz odpowiedzieć, i mając możliwość łatwego ich sortowania, możesz dwukrotnie zwiększyć swoją produktywność. Dzięki elastyczności, którą Ci pokażemy, możesz szybko znaleźć e-maile oczekujące na Twoje odpowiedzi.

Związane z:

• 21 porad i wskazówek Apple Mail, których być może nie znasz na iOS i macOS
• Jak dodawać i używać ulubionych emotikonów i symboli w Mail na Macu?
• Cała nowość w Mail dla macOS Catalina

Utwórz inteligentną skrzynkę pocztową

Inteligentne skrzynki pocztowe to przydatne narzędzia do automatycznego przenoszenia wiadomości. Chociaż wiadomości e-mail pozostają w oryginalnej lokalizacji, są również wyświetlane w określonej skrzynce pocztowej, którą tworzysz za pomocą kryteriów; coś w rodzaju reguł poczty.

Aby zobaczyć, na które e-maile nie odpowiedziałeś, wszystkie w jednym miejscu, oto jak skonfigurować tę inteligentną skrzynkę pocztową w aplikacji Mail na komputerze Mac.

1. Kliknij Skrzynka pocztowa > Nowa inteligentna skrzynka pocztowa z paska menu.
2. W wyskakującym okienku nazwij swoją skrzynkę pocztową z czymś w rodzaju „Nieodebrane wiadomości e-mail” lub cokolwiek chcesz.
3. Dla Zawiera wiadomości, które pasują do [dowolnego/wszystkiego] następującego warunku, wybierać wszystko.
4. W sekcji kryteriów kliknij pierwsze pole rozwijane i wybierz Na wiadomość nie udzielono odpowiedzi.
5. Opcjonalnie zaznacz pola dla Dołącz wiadomości z Kosza oraz od Wysłane.
6. Kliknij ok.

Możesz to przetestować, jeśli chcesz. Wyślij do siebie wiadomość e-mail, która powinna pojawić się w nowej inteligentnej skrzynce pocztowej. Odpowiedz na to, a powinno zniknąć z tej skrzynki pocztowej. (Być może będziesz musiał dać mu kilka sekund, aby zniknął.)

Sortuj wiadomości e-mail w inteligentnej skrzynce pocztowej

Inteligentne skrzynki pocztowe działają tak samo jak inne, których używasz w aplikacji Mail. Jeśli więc używasz klasycznego układu poczty, możesz sortować za pomocą kolumn. Ułatwia to sortowanie, klikając Data otrzymania nagłówek i wyświetlanie najbardziej aktualnych wiadomości e-mail u góry.

Jeśli używasz domyślnego układu w aplikacji Mail, nadal możesz szybko sortować, korzystając z kilku metod.

Najpierw i najłatwiej, kliknij nagłówek kolumny dla listy wiadomości i wybierz Data oraz Najnowsza wiadomość na górze. Alternatywnie możesz kliknąć Pogląd > Sortuj według i wybierz Data oraz Najnowsza wiadomość na górze stamtąd.

Edytuj swoją inteligentną skrzynkę pocztową

Jeszcze jedna wskazówka, której możesz użyć z tworzoną inteligentną skrzynką pocztową, to uczynić ją jeszcze inteligentniejszą! Może chciałbyś zobaczyć wszystkie te e-maile bez odpowiedzi z dzisiaj, wczoraj lub z tego tygodnia. Edycja inteligentnej skrzynki pocztowej zajmuje tylko minutę.

1. Wybierz inteligentną skrzynkę pocztową i kliknij Skrzynka pocztowa > Edytuj inteligentną skrzynkę pocztową z paska menu lub kliknij prawym przyciskiem myszy to i wybierz Edytuj inteligentną skrzynkę pocztową z menu kontekstowego.
2. W polu kryteriów kliknij przycisk znaku plus aż do prawej, aby dodać kolejny filtr.
3. W pierwszym polu rozwijanym wybierz Data otrzymania a dla drugiego wybierz data lub zakres chcesz użyć. Możesz wybierać spośród opcji takich jak dzisiaj lub w tym tygodniu, jest dokładnie lub jest pomiędzy i jest przed datą lub po dacie. Te wybory zapewniają dużą elastyczność.
4. Kiedy skończysz, kliknij ok.

Podobnie jak podczas początkowego tworzenia inteligentnej skrzynki pocztowej z powyższymi krokami, możesz uruchomić szybki test.

Możesz tworzyć lub edytować inteligentne skrzynki pocztowe, aby uwzględnić różnego rodzaju kryteria, takie jak to. Więc jeśli masz szansę, przejrzyj opcje, jeśli zobaczysz dodatkowe filtry do uwzględnienia. A jeśli to możliwe, przeprowadź test i dopasuj te kryteria, aby sprawdzić, czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.

Czy jesteś gotowy, aby zwiększyć swoją produktywność?

Pozostawianie e-maili bez odpowiedzi, co nie powinno powodować wielu problemów, szczególnie w Twojej pracy. Jeśli więc uznasz ten samouczek za pomocny i coś, z czego będziesz korzystać, daj nam znać w komentarzach poniżej!