W moim życiu zawodowym byłem zdumiony, jak bardzo wprowadzenie kilku drobnych poprawek do moich nawyków poprawiło moją wydajność i codzienne doświadczenie. To odkrycie sprawiło, że zacząłem się zastanawiać — jakie inne sztuczki zwiększające produktywność praktykują ludzie, z których mógłbym skorzystać, gdybym tylko o nich wiedział? Dlatego w naszym imieniu poprosiłem 11 profesjonalistów z wielu dziedzin, aby podzielili się strategiami, które uczynią ich życie bardziej inspirującym i efektywnym w 2018 roku.
Łatwo się zniechęcić nowymi projektami. Uważam, że wykonanie prostego kroku polegającego na otwarciu dokumentu, nadaniu mu tytułu i napisaniu kilku wypunktowań sprawia, że projekt wydaje się namacalny i gotowy do zagłębienia się.
2. Przetwarzaj wsadowo wszystko
Czy powtarzasz zadania, które obejmują te same lub podobne kroki? Zwykle możesz zaoszczędzić czas, grupując te zadania i wykonując każdy krok za wszystkich, zanim przejdziesz do następny (np. napisz artykuły na tydzień, sprawdź je wszystkie, a następnie dodaj zdjęcia w kończyć się).
3. Słuchaj muzyki bez tekstów
Kiedyś słuchałem popu lub hip-hopu w pracy, ale przestałem, gdy przyłapałem się na śpiewaniu, zamiast wykonywać swoją pracę. Niedawno odkryłem, że słuchanie muzyki bez tekstów wprowadza mnie w strefę (wypróbuj playlisty Spotify „Deep Focus” lub „Productive Morning”).
Pisarz i profesor Brené Brown jest pierwszą osobą, która wprowadziła mnie w pomysł, że kiedy coś jest nieporządne, zwykle dzieje się coś dobrego. Dla mnie dotyczy to dużych spotkań roboczych i złożonych projektów pisarskich. Kiedy czuję się najbardziej przytłoczony i nie widzę końca w zasięgu wzroku, wtedy wykonałem swoją najlepszą pracę.
Zanim wyjdę z pracy, spisuję dokładnie moje następne zadanie, aby następnego ranka móc wrócić bez utraty rozpędu.
11 więcej porad i wskazówek dotyczących wydajności od najlepszych profesjonalistów
„Zdominuj wiadomości e-mail”.
Ari Banayan
Współzałożyciel Gniazdo nawyku
Mój zespół stosuje kilka strategii, aby osiągnąć zero w skrzynce odbiorczej. Najpierw zrezygnuj z otrzymywania niechcianych e-maili lub zbierz kilka biuletynów w jeden e-mail za pomocą bezpłatnego narzędzia unroll.me. Po drugie, bądź surowy, kiedy odpowiadasz. Mój współzałożyciel uwielbia używać Inbox Pause, aby uzyskać kontrolę nad tym, kiedy pojawiają się e-maile. Na koniec odłóż e-maile. Odkładam wiadomości e-mail do 1–2 miesięcy, aby zachować zdrowy rozsądek i zobaczyć w skrzynce odbiorczej tylko najbardziej wrażliwe na czas zadania do wykonania.
„Osiągaj 3–5 celów każdego dnia... Zanim spojrzysz na swój telefon!”
Casey Moran
Założyciel w Prawdziwa ścieżka
Jeśli potrafisz wygrać swój poranek, wygrasz swój dzień. Wybierz 3–5 celów rano — nie muszą być trudne (np. prysznic, zrobienie kawy, medytacja), ale najważniejsze jest, aby zrobić je przed odebraniem telefonu! Jeśli rano spojrzysz na swój telefon, zaczynasz dzień w stanie reaktywności. Jeśli każdego ranka osiągniesz cele, zanim spojrzysz na telefon, zaczniesz dzień pod kontrolą od małych zwycięstw, które rozprzestrzenią się na resztę dnia.
„Zachowaj duży obraz na widoku”.
Katie Trauth Taylor
Prezes Zarządu Nieopowiedziana treść
Produktywność nie polega na wyciskaniu jeszcze jednej czynności, aby poczuć się, że coś się udało, a bardziej na stałym postępie w osiąganiu celów długoterminowych. Jako CEO startupu, którego właścicielem jest kobieta, postrzegam produktywność jako miarę strategicznej wizji. Im wyraźniej mój zespół widzi nasze cele i długoterminową strategię, tym bardziej możemy być produktywni. Jako twórcy treści osadzamy nasze wielkie wizje w naszych codziennych czynnościach za pomocą Trello (bezpłatna) lista o nazwie „Tydzień w skrócie”. Na tej liście mamy mniejszą listę kontrolną, która zawiera nasze coroczne „Nakazy strategiczne” — te cele z wielkiego obrazu, które musimy osiągnąć do końca roku. Każdy imperatyw jest podzielony na określone cele miesięczne. Ponieważ to całościowe planowanie jest dokładnie w naszym tygodniu w skrócie, przyglądamy się temu prawie codziennie podczas naszych 15-minutowych porannych narad.
„Rób wiele krótkich przerw”.
Hamna Amjad
Menedżer ds. społeczności w jeździk.com
Pewnie zastanawiasz się, jak robienie przerw może zwiększyć Twoją produktywność. Zaufaj mi to działa! Najlepiej robić 10-15 minutowe przerwy co 90-120 minut, aby odświeżyć umysł i móc pracować całym sercem i wydajniej. Pomoże Ci się bardziej skoncentrować i utrzymać motywację. Więc odłóż swój telefon komórkowy (lub cokolwiek innego, co cię rozprasza) na te 90 minut i trzymaj się z dala od mediów społecznościowych, aby poświęcić pełną uwagę swojej pracy.
„Znajdź czas na skały, a nie piasek”.
Olivier Plante
Prezes Zarządu fleksy.com
We wszystkim, co robię, trzymam analogię do zarządzania czasem o kamykach, skałach i piasku w słoiku. Słoik to całkowity czas dostępny dla wszystkich zadań, kamienie są zadaniami krytycznymi, kamyki są ważne, ale nieistotne, a piasek jest w zasadzie wypełniaczem. Planuję moje kamienie i kamyki z wyprzedzeniem; wymagają czasu i są największymi zadaniami, jakie mam do wykonania. Dla mnie piasek to mniejsze utrapienia, takie jak powiadomienia i przerwy. Jeśli się na nich skupisz, nigdy nie będziesz miał czasu na duże zadania. Pamiętaj, że możesz napełnić tylko jeden słoik tygodniowo!
„Znajdź swoją gwiazdę polarną”.
Scott Amyx
Autor i Partner Zarządzający w Wyprawy Amyx
Zajętość to nie to samo co produktywność. Prawdziwa produktywność przesuwa igłę w kierunku czegoś większego. Kiedy masz jasność co do swojej pasji lub celu w życiu, wtedy masz przewodnią Gwiazdę Polarną. To więcej niż postanowienie noworoczne; musi obejmować horyzont czasowy twojego życia. Dla niektórych może to zająć lata. Nawet jeśli masz mgliste pojęcie o tym, czym chcesz, aby było twoje dziedzictwo, na przykład chęć pomocy w pobudzeniu innowacyjność na skalę globalną, to wystarczy, by zacząć dekonstruować ten życiowy cel na wieloletnie cele. Teraz, kiedy jesteś produktywny, masz wewnętrzną motywację, ponieważ wyraźnie wiesz, w jaki sposób twoje dzisiejsze działanie wiąże się z szerszym obrazem całego życia. Dopiero kiedy robimy rzeczy najbardziej niewygodne, zaczynamy rozciągać się, wzrastać i rozszerzać nasz wpływ i moc. Gdybyś nie podjął tego ryzyka, być może nigdy nie spotkałbyś tej osoby (osób) ani nie został przedstawiony tej możliwości, która ostatecznie zmieniłoby trajektorię twojego życia, aby przybliżyć cię do realizacji misji twojego życia.
„Segmentuj swój dzień”.
Emily Wright
Dyrektor Operacyjny i Marketingu w ONNO T-shirt firmy
Mam bardzo nieustrukturyzowane środowisko pracy/biura, w którym mam dużą autonomię. Mam też ADHD, co jest złym połączeniem! Mój sekret zachowania produktywności polega na podzieleniu mojego dnia na różne rodzaje zadań za pomocą alarmów smartfona. Pierwsze dwie godziny mojego dnia to zadania administracyjne. Kiedy włączy się budzik, robię sobie krótką przerwę, a potem przestawiam się na dzwonienie do klientów. Zaczynam dzień od łatwych zadań, a kończę go ulubionymi zadaniami typu creative-outlet. Tuż przed lunchem zajmuję się zadaniami, których nienawidzę, i myślę o jedzeniu lunchu jako nagrodzie za ich wykonanie!
„Wyłącz luz na godzinę”.
Neil Andrzej
Kierownik ds. marketingu w Ochrona PPC
Jako kierownik marketingu startupu technologicznego, przez cały dzień jestem często bombardowany e-mailami i wiadomościami ze Slacka. Może to być nie tylko niesamowicie rozpraszające, ale także bardzo stresujące. Aby pomóc mi przetrwać dzień, wyłączam wszystkie powiadomienia ze Slacka i zamykam e-maile na godzinę dziennie. To pozwala mi skoncentrować się na zadaniu bez pytania, czy widziałem gdzieś biurowy fidget spinner.
"Wyłącz swój telefon."
Alexis Davis
Założyciel i CEO firmy HK Produkcje Inc.
Wyłączam telefon na określony czas w przypadku zadań wymagających intensywnego skupienia. Łatwo jest zostać wciągniętym w sytuacje awaryjne innych osób, SMS-y, połączenia i e-maile. Nauczyłem się, że to wszystko może poczekać. Ustalenie priorytetów i dbanie o to, co muszę najpierw zrobić, jest niezbędne. To lekcja, której nauczenie się zajęło mi trochę czasu.
"Ćwiczenie!"
Amy M. Gardner
Certyfikowany profesjonalny trener z Apochromatyczna
Brzmi to sprzecznie z intuicją, ale odkryłem, że kiedy inwestuję czas w ćwiczenia, jestem znacznie bardziej produktywny i wydajny oraz mam więcej energii. Jestem też mniej skłonny do marnowania czasu w ciągu dnia, jeśli wiem, że muszę skończyć pracę na czas, aby dostać się na siłownię lub muszę wcześnie położyć się spać, aby móc wcześnie wstać.
„Zrób sobie przerwę od ekranów”.
Jake Tully
Kierownik Działu Kreatywnego w TruckDrivingJobs.com
W dzisiejszym środowisku pracy mamy naturalną skłonność do przejścia z komputera służbowego lub telefonu służbowego na telefon osobisty, gdy robimy sobie przerwę. To przywiązanie do technologii utrudnia rozróżnienie między pracą a czasem wypoczynku. Zamiast wymieniać jeden ekran za drugi, rozważ skorzystanie z przerwy, aby oderwać się od technologii i pójść na spacer, czytać lub medytować. Poczujesz się bardziej odświeżony, gdy będziesz musiał wrócić do elektroniki swojego miejsca pracy.
„Przedstaw swój dzień”.
Marina Pilipenko
Menadżer marketingu, Actitime.com
Zaczynam dzień od najbardziej znaczącego i czasochłonnego zadania. W ten sposób większość tego zadania mam wykonaną do obiadu. Daje mi poczucie spełnienia i inspiruje na resztę dnia. Znam swój rytm biologiczny i wiem, że około 17:00 mam spadek produktywności. Planuję swój dzień tak, aby w tej chwili wykonywać najbardziej rutynowe zadania. Nie lubię wychodzić z biura, gdy zadanie jest w połowie wykonane. Następnego dnia muszę poświęcić trochę czasu na powrót do tego procesu. Staram się zostawić to zadanie przynajmniej na jakiś kamień milowy.