Kiedy pracujesz nad dokumentem z zespołem, ten plik przechodzi przez różne wersje robocze. Ale co, jeśli podobał Ci się poprzedni szkic? Jeśli właśnie zastąpiłeś stary tekst nowym tekstem i nie zapisałeś wersji roboczej tej konkretnej wersji, możesz uznać go za utracony. Ale nie musi tak być dzięki Dokumentom Google.
Jedną z wielu przydatnych opcji dostępnych w Dokumentach Google jest przeglądanie różnych wersji dokumentu. W ten sposób, jeśli nadal podoba Ci się sposób tworzenia poprzedniej wersji roboczej, nadal możesz ją odzyskać. Oto dwa sposoby wyświetlania różnych wersji pliku Dokumentów Google.
Jak korzystać z trybu sugerowania, aby zobaczyć zmiany
W trybie sugerowania możesz zobaczyć wszystkie zmiany wprowadzone przez twój zespół w innym kolorze, dzięki czemu łatwiej odróżnisz. Zobaczysz również zsumowaną wersję modyfikacji z boku i możesz zaakceptować lub odrzucić sugerowaną zmianę.
Aby rozpocząć, kliknij ikonę ołówka w prawym górnym rogu i wybierz opcję Sugerowanie.
Po wybraniu tej opcji zobaczysz krótki komunikat informujący, że opcja sugerowania została włączona. Jeśli kiedykolwiek będziesz chciał przełączyć się na inną opcję, kliknij zielony ołówek. Ta opcja pozwala to zrobić, zasugerować. Cały dodany tekst nie zmieni oryginalnej wersji. Jeśli kiedykolwiek będziesz chciał zmienić sugestię, po prostu kliknij, a kursor zacznie migać.
Jak przejrzeć sugestię edycji w Dokumentach Google
Kiedy nadejdzie koniec dnia, nadszedł czas, aby przejrzeć te sugestie. Kliknij na Zakładka Narzędzia u góry i kliknij Sprawdź sugestie. Zobaczysz opcje akceptacji lub odrzucenia sugestii. Nie zobaczysz tam listy sugestii; Dokumenty Google zaznaczą bezpośrednio w dokumencie, w którym znajduje się sugestia.
Możesz poruszać się po sugerowanej edycji, klikając strzałki w górę i w dół. Będziesz wiedział, że tak, ponieważ Dokumenty Google podświetlą to, na którym się znajdujesz. Wybierając Podgląd Akceptuj wszystko, zobaczysz wszystkie sugerowane zmiany w dokumencie, a wszystko, co musisz zrobić, aby je wszystkie zaakceptować, to kliknąć duży niebieski przycisk Zaakceptuj wszystko.
Po wybraniu opcji Podgląd Odrzuć wszystko wszystkie sugestie znikną z dokumentu. Aby zakończyć, po prostu kliknij przycisk Odrzuć wszystko. Jeśli już zaakceptowałeś lub odrzuciłeś sugestie, ale żałujesz tego, możesz wrócić, klikając strzałkę wstecz, aby wprowadzić nowe zmiany.
Historia wersji
Możesz również zobaczyć różne wersje swojego pliku, przechodząc do:
- Plik
- Historia wersji
- Zobacz historię wersji
Po prawej stronie zobaczysz wszystkie różne wersje pliku. Kliknij kropki i możesz nazwać tę konkretną wersję lub zrobić jej kopię. Zobaczysz także takie rzeczy, jak data i godzina ostatniej edycji. Tutaj znajdziesz opcję przywrócenia tej wersji, ale zobaczysz ją również w dużym niebieskim przycisku u góry.
Zobaczysz również nazwiska wszystkich osób, które edytowały plik w określonym dniu. Włączając opcję Pokaż tylko nazwane wersje, możesz szybko znaleźć wersje, które nazwałeś. Wszystkie pozostałe zostaną usunięte, ale nie zostaną usunięte.
Aby skomentować swoją sugestię, zaznacz tekst, który chcesz skomentować, i kliknij opcję Skomentuj. Będzie ostatnim na liście. Do wprowadź zmiany w swoim komentarzu, kliknij kropki po prawej stronie i wybierz Edytuj. Możesz także połączyć się z tym komentarzem i usunąć go, jeśli zmienisz zdanie, dopóki tam będziesz.
Aby odpowiedzieć na komentarz kolegi z drużyny, kliknij komentarz. Wpisz swój tekst i kliknij przycisk Odpowiedz lub Rozwiąż. Kiedy będziesz gotowy do pobrania pliku, przechodząc do Plik > Pobierz, możesz wybierać spośród wielu różnych formatów.
Do wyboru:
- Słowo
- Format OpenDocument
- Format tekstu Rick
- Zwykły tekst
- Strona internetowa
- EPUB
Android
Aby zrobić wcześniej wspomniane, ale na urządzeniu z Androidem, musisz dostęp do różnych opcji. Aby zasugerować zmianę i zobaczyć dwie wersje, dotknij ołówek w prawym dolnym rogu, ale zanim zaczniesz pisać, dotknij kropek w prawym górnym rogu i wybierz Zaproponuj zmiany opcja.
Tak jak na pulpicie, wszystko co zasugerujesz będzie w innym kolorze.
Jak komentować plik Dokumentów Google – Android
Jeśli masz coś do powiedzenia, powiedz to. Możesz komentować plik Dokumentów Google na swoim urządzeniu z Androidem, naciskając długo słowo lub frazę, które chcesz skomentować, a następnie kropki. Powinieneś teraz zobaczyć opcję dodawania komentarza.
Będziesz wiedział, gdzie jest Twój komentarz, ponieważ zostanie podświetlony. Do zobacz swój komentarz i inne, dotknij go. Wybierz Wyświetl komentarz i powinieneś zobaczyć, co wpisałeś. Możesz edytować, usunąć lub uzyskać link do udostępnienia komentarza, dotykając kropek. Jeśli problem związany z komentarzem został rozwiązany, możesz dotknąć opcji Rozwiąż, aby zniknąć.
Jeśli przypadkowo dotkniesz opcji rozwiązania, zobaczysz (na kilka sekund) opcja cofania. Dotknij go, aby ponownie otworzyć komentarz. Powinieneś zobaczyć komunikat obok komentarza, który został przez Ciebie otwarty. Aby wyświetlić inne komentarze, dotknij strzałek, aby przejść tam iz powrotem.
Upewnij się, że masz pewność co do sugestii, ponieważ autor lub autorzy otrzymają powiadomienie e-mail o każdej sugestii. Nawet jeśli zmienisz zdanie, nadal to rozumieją. Jeśli jesteś autorem i nie chcesz otrzymywać powiadomień o każdej drobnej sugestii, możesz to wyłączyć, przechodząc do ustawień Dysku Google:
- Przechodzenie do Ustawień
- Powiadomienia
- Odznaczenie pola dla obu opcji
Jak udostępnić dokument Dokumentów Google
Myślałeś, że masz wszystko, co edytujesz dokument i pamiętaj, że zapomniałeś kogoś dodać. Aby udostępnić plik Dokumentów Google, kliknij niebieski przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu.
Kliknij w miejscu, w którym jest napisane Dodaj osoby i grupy i dodaj swój kontakt. Pamiętaj, aby dać temu kontaktowi uprawnienia do edycji, klikając menu rozwijane po prawej stronie. Upewnij się, że wybrałeś opcję edycji.
Jak zmienić uprawnienia do edycji w Dokumentach Google
Jeśli ktoś zasłużył na usunięcie z dokumentu, możesz kliknąć przycisk udostępniania. Poniżej opcji dodania kogoś zobaczysz wszystkich użytkowników, których już dodałeś.
Po prawej stronie zobaczysz rozwijane menu, w którym możesz wybrać inną opcję.
Będziesz mieć również opcję linku, w którym każda osoba mająca link może uzyskać dostęp do pliku lub tylko osoby dodane przez Ciebie. Zobaczysz opcje zmiany tego ustawienia lub skopiowania linku do udostępnienia. Klikając koło zębate, możesz zmienić ustawienia, takie jak:
- Redaktorzy mogą zmieniać uprawnienia i udostępniać.
- Przeglądający i komentatorzy mogą zobaczyć opcję pobierania, drukowania i kopiowania.
Wniosek
Widząc zmiany, plik przechodzi, możesz sprawdzić, czy zmiany poprawiły dokument. Komentarze mogą być również konstruktywne w ulepszaniu pliku, a teraz wiesz, jak je dodać lub zmienić. Czy często pracujesz z innymi nad dokumentami w Dokumentach Google, czy rzadko? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej i nie zapomnij podzielić się artykułem z innymi w mediach społecznościowych.