Com tantas informações digitais entrando e saindo de seus dispositivos, o gerenciamento de arquivos eletrônicos pode ser uma tarefa difícil. Esses arquivos se movem de um lugar para outro sem parar e geralmente com pressa. É bom que a tecnologia tenha resolvido esses problemas.
Organização de arquivos 101
A tecnologia torna o compartilhamento, o armazenamento e a recuperação eficientes e menos complicados. O acesso direto aos arquivos necessários agora é possível. Este artigo discutirá algumas dicas essenciais para ajudar a melhorar a eficiência do gerenciamento de arquivos e orientá-lo na classificação.
1. Improvise seu processo de compartilhamento de arquivos
Quando você fala sobre organização de arquivos eficiente, não está falando apenas sobre armazenamento. É melhor abordar como você lida, envia ou compartilha esses documentos com os membros do departamento.
Por um lado, o envio de fax é um método padrão de compartilhamento de documentos que todos no mundo corporativo implementam diariamente. As instituições pertencentes às finanças, direito e governo tendem a usar isso como uma das ferramentas de comunicação. E se houvesse uma maneira de maximizar seu potencial e, ao mesmo tempo, tornar o compartilhamento de arquivos um processo eficiente como fax sem aparelho de fax? Não ajudaria a organizar as coisas em seu escritório?
Se o processo de compartilhamento de arquivos ocorrer no local de trabalho, você pode estabelecer um servidor de arquivos ou uma rede de compartilhamento de arquivos. Isso ajudaria as pessoas que têm acesso a recuperar seus arquivos.
2. Armazene documentos em um único lugar
A questão da organização de arquivos tem atormentado as empresas há muito tempo. É uma preocupação crescente entre as empresas porque muitos de seus arquivos eletrônicos costumam ser perdidos durante o armazenamento e a transferência. Esse problema complica ainda mais a situação porque as empresas tendem a compartilhar muitos arquivos com colegas de trabalho.
Para combater isso, os especialistas sugerem a criação de uma única pasta raiz para permitir fácil acesso aos arquivos que você está tentando recuperar. Neste método, armazene todos os seus arquivos de trabalho em uma pasta. Para usuários de PC, o padrão é Meus documentos.
Em um ambiente compartilhado, você também pode criar uma pasta Documentos compartilhados. Ambos os processos permitem que seus colegas encontrem arquivos essenciais desde o início. Além disso, fazer isso abre o caminho para backup e arquivamento fáceis quando os espaços de armazenamento acabam.
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3. Evite armazenar arquivos em sua área de trabalho
Este tópico é uma continuação do segundo ponto acima. Lembre-se de que sua área de trabalho não deve ser o espaço de armazenamento principal para seus arquivos. Em vez disso, deve ser limpo e arrumado. Colocar muitos arquivos e deixá-los fora pode fazer com que todo o espaço pareça desordenado.
Além disso, pode parecer que limpar seu espaço operacional pode ser uma tarefa demorada. Para uma área de trabalho altamente desorganizada, é recomendável usar aplicativos que ajudem a limpar e classificar seus documentos.
4. Siga as diretrizes de nomenclatura de arquivos estabelecidas
Antes de salvar seu trabalho arquivos em seu armazenamento em nuvem ou pasta raiz, tente observar seus esquemas de nomenclatura de arquivos estabelecidos. Normalmente, as empresas tentarão resolver a desunião entre milhares de documentos que circulam em cada departamento, estabelecendo regras e diretrizes para a nomenclatura de arquivos. Anote os caracteres familiares, como sublinhados, travessões e pontos.
Também é recomendado o uso de abreviações padrão e nomes descritivos. Não se esqueça de adicionar datas e ser específico, se necessário. O objetivo de nomear arquivos é informar corretamente o conteúdo, sem a necessidade de abri-los. Você pode seguir algumas convenções de nomenclatura padrão, como as seguintes:
- Por data do documento;
- Por tipo de documento; e
- Por departamento ou empresa.
Por exemplo, se o arquivo for sobre uma carta atrasada, você pode escolher algo que corresponda apropriadamente à sua mensagem. Se tudo isso pode parecer opressor, sempre lembre-se de que esses pequenos detalhes irão ajudá-lo na identificação e recuperação de arquivos.
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5. Faça backups de arquivos regularmente
A execução de backups de dados é uma parte crucial para garantir um fluxo uniforme de processos de negócios e continuidade. Ele protege a empresa de eventos infelizes, como perda de dados, que podem ser o resultado do seguinte:
- Ataque de malware;
- Danos nas unidades;
- Unidades de armazenamento roubadas;
- Ataque de ransomware;
- Hacking de contas de armazenamento; e
- Exclusão de arquivo.
Essas coisas podem ser evitadas se você estabelecer um protocolo de backup. Para fornecer proteção suficiente para sua empresa, você precisa implementar um sistema abrangente de backup de dados seguindo estes conjuntos de processos:
- Faça backups de dados regularmente;
- Armazene dados em drives e serviços em nuvem; e
- Ter uma senha para pastas e arquivos
- Mantenha as unidades de armazenamento em um local privado.
Se qualquer perda de dados resultar em interferência nos negócios, faça backup dos documentos necessários. Os arquivos excluídos são recuperáveis se você instalar software de recuperação. No entanto, alguns detalhes de uma transação comercial são provavelmente irrecuperáveis se os arquivos de armazenamento forem hackeados, danificados ou perdidos.
6. Exclua arquivos antigos e desnecessários
Excluir arquivos antigos pode ser uma coisa desesperadora. No entanto, você também deve considerar que esses documentos desnecessários adicionam desordem a um sistema de arquivos já bagunçado. Verifique as diretrizes da sua empresa sobre exclusões de arquivos e certifique-se de que você não precisará desses arquivos comerciais novamente.
Se você não tiver certeza, crie uma pasta dentro de sua pasta raiz e nomeie-a como ‘inativo’ ou ‘antigo’. Armazene os arquivos antigos na pasta para mantê-los em segurança até ter certeza de que não serão mais usados.
7. Crie atalhos e favoritos
Esses recursos são ótimos para arquivos e pastas que você usa todos os dias. Em vez de cavar seu caminho através de miríades de locais de armazenamento, tente criar acesso para esses arquivos. Pode ser na guia Finder para usuários do Mac ou na barra lateral do File Explorer se você estiver usando um PC. Utilizar essas opções tornaria sua pesquisa de arquivos muito mais fácil.
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Reflexões finais: organização é a chave
É essencial sempre lembrar que é melhor manter seus arquivos atualizados e organizados para manter a coesão onde quer que você armazene seus documentos. Seu objetivo principal aqui é garantir que você ainda possa encontrar o que procura após sua criação em um sistema de gerenciamento de arquivos.
Além disso, o gerenciamento e a organização adequados de arquivos eletrônicos são, sem dúvida, essenciais em uma configuração de ambiente compartilhado. Se seus colegas não estiverem por perto, você pode localizar e acessar rapidamente os arquivos criados por eles.
Conforme você executa suas tarefas diárias, considere as idéias mencionadas aqui para classificar os arquivos que você possui. No longo prazo, será conveniente para você e sua organização.