Como usar números no Mac: técnicas avançadas

Algumas semanas atrás, cobrimos as técnicas básicas para usar o Numbers no Mac. Caso você tenha perdido essa postagem, exploramos os recursos do Numbers, como fórmulas, modelos, planilhas e classificação.

Hoje, vamos expandir esse post cobrindo técnicas mais avançadas. Se você não estiver familiarizado com os tópicos abordados nesse primeiro post, sugiro fortemente que você o leia antes de trabalhar com este. No entanto, para aqueles que estão se acostumando com o Numbers e desejam expandir seus conhecimentos de trabalho, este post é para você.

Neste post, veremos técnicas avançadas, como criação de gráficos, tabelas dinâmicas, adicionando filtragem e formatação condicional e explorando as possibilidades de combinar números com AppleScript. Isso vai ser um pouco “subir de nível”, então prepare-se e vamos começar!

Como usar o Numbers no Mac: técnicas avançadas

Tabelas dinâmicas

A primeira coisa que vamos abordar é um recurso relativamente novo no Numbers no Mac: tabelas dinâmicas. Antigamente, esse era um recurso que apenas os usuários do Excel podiam aproveitar. Mas em atualizações recentes, a Apple trouxe tabelas dinâmicas para o Mac.

Então, o que são tabelas dinâmicas? Para quem não sabe, uma tabela dinâmica é como uma tabela de dados padrão, exceto que é interativa. Os aspectos interativos de uma tabela dinâmica permitem que você organize, filtre, classifique e entenda melhor os dados em sua tabela rapidamente.

Por exemplo, em uma tabela típica do Numbers, você verá várias linhas e colunas de dados que, por mais organizados que sejam, provavelmente são difíceis de obter informações rapidamente. Assim, você pode mapear essa tabela de dados para uma tabela dinâmica, que mostrará rapidamente resumos dos dados, mostrará as relações entre seus dados e muito mais.

Para criar uma tabela dinâmica no Numbers, primeiro você precisa de uma tabela ou intervalo de dados. Um intervalo de dados é apenas uma linha ou coluna de dados, enquanto uma tabela é uma série de linhas e colunas.

Selecione seu intervalo ou tabela e clique em Tabela Dinâmica na barra de ferramentas na parte superior da tela. Você será solicitado a escolher uma destas quatro opções:

• Na nova planilha: Isso cria uma nova planilha contendo sua tabela dinâmica. Isso separa sua mesa e tabela dinâmica visualmente para manter as coisas organizadas.
• Na planilha atual: Isso adiciona a tabela dinâmica à planilha que você está usando no momento, permitindo que você visualize sua tabela e tabela dinâmica ao mesmo tempo.
• Para células selecionadas na nova planilha: Se você não quiser criar uma tabela dinâmica usando uma tabela, poderá selecionar um intervalo. Se você escolher essa opção, criará uma tabela dinâmica para seu intervalo em uma nova planilha.
• Para células selecionadas na planilha atual: Por fim, como esperado, essa opção pega o intervalo de células selecionado e cria uma tabela dinâmica para elas na planilha atual do Numbers.

A melhor maneira de pegar o jeito das tabelas dinâmicas é começar a criá-las e experimentá-las. Não temos tempo neste post para aprofundar muito mais do que isso, mas faremos um post futuro sobre tabelas dinâmicas explorando-as com mais detalhes. Então fique ligado nisso!

Criando gráficos

A próxima técnica avançada que você vai querer aprender ao usar o Numbers no Mac é criar gráficos. Embora os gráficos não sejam estritamente necessários ao usar o Numbers, eles são uma ótima ferramenta de visualização.

Para aqueles que não estão familiarizados com gráficos, eles são uma forma de pegar os dados em uma tabela e exibi-los de forma mais visual. Isso é ótimo para obter insights rápidos, além de mostrar seus dados para pessoas não técnicas. Por exemplo, se você acompanha as despesas no Numbers e precisa mostrá-las durante uma conferência, você pode criar um gráfico e mostrá-lo em uma apresentação.

Criar um gráfico no Numbers é super fácil. Basta escolher o Gráfico opção na barra de ferramentas e escolha um gráfico 2D, 3D ou interativo para seu conjunto de dados. Se você não tem certeza do que usar, provavelmente é melhor ficar com uma opção 2D.

Novamente, não temos tempo suficiente neste post para aprofundar a criação de gráficos. Mas, em geral, gráficos de pizza e gráficos de barras são uma ótima opção. Os gráficos de pizza ajudam a mostrar porcentagens e quantidades, enquanto os gráficos de barras são melhores para comparar coisas em uma hierarquia visual.

Assim como nas tabelas dinâmicas, é útil experimentar as várias opções de gráficos. Portanto, crie um conjunto de dados e comece a fazer gráficos com base nesse conjunto de dados.

Também! Um último conselho. Ao criar um gráfico que tenha um eixo X e Y (gráficos de barras, por exemplo), tente manter números constantes no eixo X e números variáveis ​​no eixo Y. Por exemplo, é prática comum colocar variáveis ​​de tempo no eixo X (meses, anos, semanas, trimestres etc.) e valores financeiros no eixo Y (moedas, ganhos, despesas, perdas, crescimento etc.).

Realce condicional no Numbers do Mac

Outra técnica importante para dominar no Numbers no Mac é o realce condicional. Como você já deve ter notado, você pode formatar o conteúdo em suas células. Você pode alterar a cor de fundo de uma célula, alterar a cor e o tipo da fonte e assim por diante.

Assim como os gráficos, a formatação pode ser usada para ajudar a organizar visualmente seus dados. Ao codificar por cores as entradas de dados, você pode distinguir rapidamente entre valores positivos e negativos, datas e valores em dólares, clientes e assim por diante.

Obviamente, alterar toda essa formatação manualmente pode levar muito tempo. É aí que entra o destaque condicional. Ele permite que você crie regras automáticas que alteram instantaneamente a formatação de suas células. Portanto, se você tiver Clientes A, B e C, poderá criar regras para que todas as entradas A sejam verdes, todas as entradas B sejam azuis e todas as entradas C sejam vermelhas.

Para configurar regras de realce condicional, selecione uma célula, intervalo de células ou uma coluna/linha inteira. Então clique Formato no canto superior direito da tela Números. Isso deve mostrar (não ocultar) o painel Formatar no lado direito da tela.

Na parte superior deste painel, selecione Célula. Então clique Destaque condicional…

Selecionar Adicionar uma regra. Você pode então criar uma regra baseada em números, texto, datas e assim por diante. Cada tipo de regra tem seus próprios parâmetros, então escolha aquela que melhor atende às suas necessidades. Por exemplo, se você quiser que todas as células com o texto “Cliente A” sejam verdes, você escolheria Texto > É…

Você pode, é claro, alterar essas regras para atender às suas necessidades. Se você configurar como eu fiz, no entanto, sempre que você digitar “Cliente A” em uma célula com essas regras de realce condicional, a cor de fundo ficará instantaneamente verde.

Para ser claro, isso não altera necessariamente a função de seus dados ou de sua tabela. Isso apenas ajuda a tornar as coisas claras visualmente e economiza seu tempo.

Formatando números

Semelhante ao realce condicional é a formatação de números no Numbers do Mac. Por padrão, todos os números que você inserir no Numbers serão relativamente semelhantes. No entanto, nem todos os números devem ser formatados da mesma maneira. Você terá datas, horários, moedas e porcentagens.

Para garantir que esses números tenham a aparência desejada, você pode definir regras para a formatação de várias células e intervalos. Para configurar isso, você vai querer ter certeza de que o Formato barra lateral está aberta, e você vai querer escolher Célula nesta barra lateral novamente.

Você notará que próximo ao topo desta seção da barra lateral há um menu suspenso rotulado Formato de dados. Ao selecionar esse menu suspenso, você verá as seguintes opções:

Tudo o que você precisa fazer é escolher a formatação que deseja usar para as células selecionadas. A partir de então, suas células serão automaticamente formatadas de forma adequada.

E se você escolher Número no menu suspenso, você pode até escolher o número de casas decimais que são mostradas. Isso pode ser muito útil para exibir informações da maneira que você deseja que sejam exibidas.

Filtrando

Outra opção de exibição útil no Numbers no Mac é a filtragem. A filtragem, semelhante às tabelas dinâmicas, permite mostrar apenas as informações relevantes para você. Por exemplo, você pode usar a filtragem para ocultar despesas que não pode pagar, mostrar apenas os clientes que você deve ou exibir todas as entradas futuras.

Em outras palavras, ele permite que você preencha todos os seus dados e, em seguida, filtre-os com base nas regras que você escolher.

Ao criar regras de filtragem, você tem duas opções:

• Filtros rápidos: Essas são regras de filtragem geradas automaticamente que aparecem com base nos dados que você inseriu em sua tabela. Eles são úteis quando você deseja apenas filtrar rapidamente determinadas informações e não deseja necessariamente organizar seu conjunto de dados de uma maneira específica.
• Regras de filtragem: As regras de filtragem, por outro lado, são regras que você estabelece para sua tabela/conjunto de dados. Eles são mais permanentes, estruturados e podem ser acessados ​​sempre que você precisar deles.

Para usar os Filtros Rápidos, selecione uma coluna de dados ou uma célula específica, passe o mouse sobre a letra da coluna correspondente e clique na seta que aparece ao lado da letra da coluna. Isso abrirá um menu suspenso, no qual você encontrará Filtro rápido opções.

Selecione-o e escolha entre as opções de filtragem disponíveis que ele apresenta para alterar os dados visíveis. Os dados não estão sendo excluídos ou alterados, apenas ocultos da visualização.

Para regras de filtragem, selecione a coluna, linha ou células que deseja filtrar. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e escolha Mostrar opções de filtro.

Em seguida, na barra lateral (que deveria ter mudado para mostrar as opções de filtragem), você pode adicionar um filtro a uma coluna de sua escolha. Assim como no realce condicional, você pode criar regras que permitirão mostrar/ocultar dados estrategicamente.

Dominando COUNTIF em Numbers no Mac

Uma das funções mais poderosas do Numbers no Mac é CONT.SE. Tecnicamente, existem outras funções “IF”, mas depois de entender como o COUNTIF funciona, você também poderá descobrir o resto.

Em essência, COUNTIF permite que os usuários apliquem uma fórmula a um intervalo de números, mas também excluam números que não atendem a determinadas condições. Então você “CONTA” números “SE” eles atendem às suas condições.

Por exemplo, você pode usar isso para contar apenas suas vendas superiores a US$ 100, ignorar clientes que gastaram menos de US$ 10 ou analisar apenas os pagamentos que não foram processados.

Para usar uma função CONT.SE, clique em Inserir na parte superior da tela, então Fórmula, então Nova fórmula. Isso mudará a barra lateral para mostrar todas as fórmulas disponíveis para você. Na barra de pesquisa deste painel lateral, digite “IF” e pressione Retorna.

Ao fazer isso, você verá funções como IF, SUMIF, AVERAGEIF e, claro, COUNTIF. Essas são todas as funções que tiram proveito do recurso IF, portanto, basta escolher aquela que se aplica às suas necessidades.

Você notará que também existem funções “-IFS”. Eles funcionam mais ou menos da mesma maneira, exceto que permitem que você verifique várias coleções para várias coleções, em vez de uma única coleção para uma única condição.

Usando PROCV

O próximo é PROCV. PROCV é um recurso básico do Excel, e é aquele com o qual aqueles que usam o Numbers no Mac vão querer se familiarizar. Quando estiver, você se verá usando esse recurso o tempo todo.

Para quem não sabe, VLOOKUP é uma função que permite pesquisar um dado específico que corresponde a outro dado. Por exemplo, você pode pesquisar a taxa horária (Coluna B) cobrada de um cliente (Coluna A).

A partir daí, você pode usar o valor que pesquisou em outra função. Portanto, é uma ótima maneira de começar a organizar e transpor partes de dados em torno de seu conjunto de dados.

Para usar o VLOOKUP, você revisitará as etapas realizadas na última técnica que abordamos. Selecionar Inserir na parte superior da tela e, em seguida, escolha Fórmula e Nova fórmula. Isso deve alterar seu painel lateral para mostrar o painel de seleção de fórmulas.

Na barra de pesquisa deste painel, digite “VLOOKUP” e pressione Retorna no seu teclado. Você deve ver PROCV aparecer instantaneamente.

Vá em frente e selecione PROCV para começar a criar a fórmula em uma célula de sua escolha.

Para fazer essa função funcionar, você precisará preencher as seguintes informações:

• Procurar por: É aqui que você inserirá o valor que deseja encontrar. Você pode inserir um número ou uma string REGEX. Se você não estiver familiarizado com REGEX, esta postagem vai te acelerar.
• Faixa de colunas: A próxima seção é a seleção de células que você vai pesquisar. Então, especifique quais células você deseja encontrar o Procurar por conteúdo em.
• Coluna de retorno: A coluna de retorno é onde você especificará quais dados você deseja retornar. Por exemplo, se você estiver procurando por alguém Pagamento por hora (Coluna A), então você pode querer realmente puxar o valor contido na Coluna B, que tem o valor em dólares que eles ganham. Em outras palavras, esse é o valor que especificará qual parte dos dados essa função retornará.
• Correspondência próxima: Este parâmetro permite que você escolha quanta margem de manobra você dá aos dados que sua fórmula VLOOKUP encontra. Por exemplo, digamos que você esteja procurando o número "5,5", mas a fórmula encontre "5,6". Você pode usar Fechar correspondência para decidir se isso apareceria como um erro ou se você deseja contá-lo como sendo preciso o suficiente.

E é isso! O VLOOKUP pode ser um pouco complicado de pegar o jeito, mas quando você fizer isso, será uma ferramenta realmente poderosa em seu arsenal. Portanto, gaste muito tempo com ele até se sentir confortável em usá-lo. Descobri que as comunidades do Reddit para Excel e Numbers têm muitas informações sobre como o VLOOKUP funciona, se você precisar de uma leitura extra.

Colabore com colegas de trabalho

Uma das técnicas avançadas mais simples que abordaremos neste tutorial sobre Numbers no Mac é a colaboração. Em atualizações recentes, a Apple adicionou a capacidade de os usuários colaborarem uns com os outros no Numbers.

Fazer isso é uma maneira super fácil e ótima de tornar você e sua equipe mais produtivos. Para isso, basta clicar no Colaborar botão na barra de ferramentas e compartilhe o acesso à sua planilha com outras pessoas por e-mail, texto ou AirDrop.

As pessoas com quem você está colaborando precisarão ter um dispositivo Apple, de preferência um Mac ou iPad, embora um iPhone também funcione.

Ao colaborar em um arquivo do Numbers, você poderá ver as edições e contribuições exatas que outras pessoas fizeram. Isso é ótimo para compartilhar documentos com pessoas, trabalhar no mesmo arquivo usando dispositivos diferentes ou em horários diferentes e manter a equipe do local de trabalho conectada.

Adicionando AppleScript a Números

Por último, mas não menos importante, uma técnica bastante avançada para o Numbers no Mac é usar o AppleScript com suas planilhas. Para quem não sabe, AppleScript é uma linguagem de script básica da Apple que pode ser usada para automatizar determinadas tarefas.

Para aqueles que estão familiarizados com o Excel, você pode ter experiência com macros. As macros permitem automatizar tarefas básicas, como inserir números ou atualizar informações. É um ótimo economizador de tempo e integrado ao Excel.

Infelizmente, a Apple ainda não criou um recurso semelhante ao Numbers. Em vez disso, você precisará confiar no AppleScript.

A boa notícia é que o AppleScript é bem simples. Se você já tem alguma experiência em programação, deve ser capaz de pegá-la rapidamente. E se você não fizer isso, você pode aprender o básico ou copiar o código que outros escreveram online.

Como muito do que está neste artigo, não temos tempo para mergulhar fundo em todas as coisas que você pode fazer com o AppleScript no Numbers. Apenas saiba que, se você estiver realizando muitas tarefas repetitivas no Numbers, poderá usar o AppleScript para começar a descarregar esse trabalho no seu computador.

Numbers no Mac: Tornando-se um profissional

E é isso! Ao dominar as técnicas descritas neste post, você pode começar a aprimorar suas habilidades no Numbers no Mac e progredir para se tornar um verdadeiro profissional. Embora alguns desses conceitos possam ser difíceis de entender no início, as chances são boas de que você acabará usando muitas dessas coisas diariamente.

Essas são ótimas técnicas para aprender se você deseja trabalhar em Numbers ou Excel para ganhar a vida. E para aqueles que precisam apenas do Numbers para projetos em casa, isso permitirá que você faça uma série de coisas novas. Deixe-me saber nos comentários abaixo como você planeja usar essas várias técnicas!

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Vejo você na próxima vez!