Como fazer uma lista suspensa no Excel

Para tornar as tarefas de entrada de dados perfeitas e rápidas, você deve aprender a fazer uma lista suspensa no Excel.

O Excel é um poderoso software de entrada de dados. Você pode usá-lo para necessidades de entrada de dados pessoais e profissionais, como criar listas de materiais de escritório, fazer listas de suprimentos domésticos, criar um inventário para uma pequena empresa ou casa e muito mais.

Em qualquer trabalho de entrada de dados, você deve digitar pequenos dados como nomes, endereços, quantidades, locais, preços, etc. Quando alguém audita este banco de dados, pode querer inserir comentários como auditado, auditoria pendente, erro encontrado, etc.

Se você ou seu funcionário começar a fazer isso manualmente, atingir o objetivo levará dias. Portanto, você deve automatizar a planilha do Excel onde você captura os dados. O comando de lista suspensa do Excel é uma automação básica que você pode usar sem aprender a codificação Visual Basic para Excel. Continue lendo para aprender como fazer uma lista no Excel com menu suspenso.

O que é uma lista suspensa no Microsoft Excel?

A lista suspensa do Excel é uma ferramenta de validação de dados do aplicativo Excel. Requer que você selecione um intervalo ou lista de dados para a lista suspensa. Em seguida, basta aplicar o comando Data Validation para lista suspensa na célula de destino ou intervalos de células para obter sugestões para entrada de dados.

As listas suspensas eliminam as suposições da tarefa de entrada de dados. Além disso, você cometerá zero erros de digitação e outros erros ao usar o recurso de lista suspensa do Excel. É também a ferramenta de automação de entrada de dados mais usada no Microsft Excel.

Aqui estão alguns cenários onde você pode aplicar este comando de validação de dados:

• Você está criando um banco de dados no Excel e precisa dos operadores de entrada de dados para digitar os dados de que precisa, sem lixo.
• Você deseja que os operadores de entrada de dados usem apenas dados categorizados ao inserir informações em uma planilha do Excel.
• Você está criando formulários online ou offline gratuitos no Excel e deseja que o usuário insira dados disponíveis apenas no formulário e nada mais.
• Seu banco de dados inclui nomes repetitivos, números de telefone, endereços, etc. Além disso, dependendo desses dados, você paga contas ou faturas. Portanto, a precisão é altamente crítica para o projeto. Nesse caso, você deve usar listas suspensas no Excel.
• Você está criando uma planilha do Excel para suprimentos domésticos e deseja que os membros da família façam entradas apenas a partir de uma lista de itens permitidos.
• Sua equipe de entrada de dados adora usar muito os atalhos de teclado e, para isso, as listas suspensas do Excel oferecem uma conveniência incomparável.
• Você está criando um banco de dados de suprimentos de escritório ou de pedidos de compras e deseja que os funcionários criem apenas pedidos de compras para artigos de papelaria, hardware de TI ou acessórios pré-aprovados.

Existem duas maneiras de fazer uma lista no Excel com setas suspensas. Um usa um intervalo de dados pré-configurado e outro digita manualmente as opções. Encontre abaixo as etapas para o menu suspenso mais automatizado no Excel:

• Crie uma nova planilha no Excel e nomeie-a Base de dados.
• Agora, crie um cabeçalho de coluna na célula A1 de acordo com o tipo ou qualquer outro nome que você goste. Por exemplo, estou dando à lista do menu suspenso um cabeçalho de coluna Hardware de TI neste tutorial.
• Agora, copie e cole os dados de outro lugar ou digite manualmente para preencher as células abaixo do cabeçalho da coluna com os itens que deseja no menu suspenso.
• Estou digitando opções de solicitação de compra de dispositivo de TI, como monitor, alto-falante, RAM, CPU, caixa de PC, GPU, PSU e assim por diante.

Até agora, você criou com sucesso o banco de dados a partir do qual o comando Excel Data Validation mostrará as opções ou escolhas da lista suspensa. Agora, vamos criar a lista suspensa real seguindo as etapas mencionadas aqui:

• Selecione a célula onde deseja criar uma lista suspensa no Excel.
• Agora, clique no Dados guia no Menu da faixa de opções do Excel.
• No Ferramentas de dados seção de comando, clique no botão Data de validade seta suspensa.
• Um menu de contexto será aberto com algumas opções. Escolher Data de validade.
• Agora, você deve ver o Comando de validação de dados ferramenta na planilha onde você deseja adicionar uma lista suspensa para o Excel.
• Ele contém três guias. São mensagens de entrada, configurações e alerta de erro.
• Clique Configurações.
• Debaixo de Critérios de validação opção, clique na lista suspensa abaixo da Permitir cardápio.
• Escolher Lista do menu suspenso.
• Por padrão, o Lista suspensa na célula e Ignorar em branco marca de seleção deve ser verificada. Se não, verifique-os.
• Clique na seta para cima no Fonte campo. O Data de validade caixa de diálogo agora será minimizada para uma barra fina com um campo em branco.
• Vou ao Planilha de banco de dados e selecione o intervalo de células na lista suspensa do Excel.
• Escolha algumas células em branco abaixo do último item. Isso ajudará você a expandir a lista sem editar a fonte novamente.
• O Excel preencherá automaticamente os dados de origem para a lista suspensa. Você só precisa clicar no seta para baixo no fino Data de validade bar.
• Agora você deve ver a caixa de diálogo de validação de dados expandida novamente. Mas, desta vez, você verá um intervalo de dados de origem no Fonte campo.
• Basta clicar OK, e está tudo pronto.

Parabéns! Você criou sua primeira lista suspensa no Excel. Agora, basta copiar isso em qualquer outro lugar onde você precise mostrar os mesmos itens quando um funcionário ou qualquer outro usuário preencher dados em uma folha de entrada de dados.

Você pode querer bloquear a planilha do banco de dados para que ninguém possa fazer alterações na lista de opções nas listas suspensas na planilha de entrada de dados. Siga estas etapas rápidas para proteger os itens da lista:

• Escolha os intervalos de células que você precisa bloquear.
• Clique com o botão direito do mouse e selecione Formatar celulas.
• Vou ao Proteção guia e marque a opção bloqueado opção.
• Clique OK aplicar o Formatar celulas mudanças.
• Agora, vá para o Análise guia na faixa de opções do Excel.
• Selecione os Folha de proteção ícone.
• No Folha de proteção caixa de diálogo, digite uma senha no campo em branco.
• Digite novamente a senha e o Excel bloqueará a planilha para sempre.

Se você quiser um menu suspenso curto, como Sim/Não, Auditado/Não Auditado, Atribuído/Aberto, Completo/Incompleto, etc., você pode usar a lista manual em vez do método de intervalo de dados. Isso economiza tempo. Veja como você pode criar uma lista suspensa no Excel usando itens de lista:

• Clique em uma célula para preencher um menu suspenso.
• Selecione Data de validade de Dados guia do menu da faixa de opções.
• Debaixo de Permitir menu, clique Lista.
• Agora, basta digitar a lista de itens no Fonte campo.
• Certifique-se de separar cada item com uma vírgula.
• Clique OK para aplicar a lista suspensa.

Este é o método mais fácil e rápido de criar uma lista suspensa simples no Excel. No entanto, o primeiro método é mais confiável quando você usa listas suspensas abundantemente.

Uma lista suspensa vazia pode não dizer muito aos operadores de entrada de dados. Você precisa adicionar instruções específicas, para que não cometa erros. Veja como você pode adicionar uma mensagem de instrução a listas suspensas no Excel:

• Clique em qualquer célula que contenha um ativo Comando de validação de dados.
• Agora, vá para o Dados guia > Data de validade > clique Data de validade.
• Dentro de Data de validade caixa de diálogo, clique no botão Mensagem de entrada aba.
• Digite um pequeno texto para o Título e, em seguida, uma mensagem detalhada no Mensagem de entrada campo.
• Clique OK para aplicar as alterações.

Agora, sempre que um usuário selecionar uma célula com um comando de validação de dados da lista suspensa ativa, ele verá uma mensagem sobre como preencher a célula usando itens da lista suspensa.

Se alguém cometer um erro ao usar as listas suspensas em sua folha de entrada de dados do Excel, você também pode mostrar uma mensagem de erro. Isso garantirá que o usuário tome medidas para resolver o erro e não ignore a célula. Aqui estão as etapas para ativar Exibir um alerta de erro:

• Siga as etapas mencionadas anteriormente até obter o Data de validade caixa de diálogo.
• Agora, selecione o Alerta de erro aba.
• Escolha um Estilo de erro entre três opções: Stop, Warning e Information.
• Em seguida, digite um pequeno texto para o Título do Alerta de erro.
• Agora, digite uma mensagem detalhada no Mensagem de erro campo.

Ótimo trabalho! Com Exibir um alerta de erro ativado, a planilha mostrará uma caixa de diálogo de erro se alguém digitar algo diferente dos itens mencionados na lista suspensa no Excel.

Agora você sabe como fazer uma lista no Excel com drop-down em dois métodos diferentes. Você pode experimentar maneiras de fazer listas suspensas do Excel e criar formulários de entrada de dados para ajudar seus funcionários.

Você também pode criar uma lista intuitiva de suprimentos domésticos para mantimentos, ferragens, roupas, utilitários e muito mais usando listas suspensas no Excel.

Não se esqueça de comentar abaixo se você conhece outra maneira legal de fazer uma lista suspensa no Excel.

A seguir, aprenda a mostrar linhas ou colunas no Excel e alguns Modelos de calendário do Excel para qualquer ano.