Parece nunca haver um fim para e-mails, chamadas e tarefas que precisam ser realizadas em um dia. É praticamente impossível ficar em dia com seu trabalho sem uma ajudinha. Elaboramos uma lista de 8 hacks essenciais para o local de trabalho, focados em tecnologia para ajudar a aumentar a produtividade e, ao mesmo tempo, manter sua sanidade.
1. Defina seu telefone para "Não perturbe"
Quase todo mundo tem o instinto de verificar seu telefone imediatamente ao sentir a vibração em seu bolso ou ouvir o ping suave de seu telefone. Simplesmente configurar seu telefone para Não perturbe durante partes importantes do seu dia pode ajudar a eliminar distrações desnecessárias.
Provavelmente, seja lá o que for, pode esperar.
2. Use ‘Voice to Text’ para ditar
Poucas pessoas conseguem digitar tão rápido quanto falam. Ao utilizar softwares como Dragon ou Watson da IBM, você será capaz de realizar tarefas com muito mais eficiência.
Atualmente, existem várias versões disponíveis. Portanto, mesmo se você estiver em um setor que tenha muito vernáculo ou jargão específico, como a área médica, ainda poderá obter um que reconhecerá cada palavra que você disser.
3. Use filtros de luz azul ou óculos
Este hack pode ser um salva-vidas. Um número crescente de estudos estão mostrando que a quantidade de tempo que os humanos passam na frente de fontes emissoras de luz azul pode ter efeitos negativos. Isso pode variar de dores de cabeça e cansaço visual até problemas de sono.
Óculos de luz azul ou filtros de monitor podem ajudar a aliviar esses problemas com custo mínimo.
4. Use programas de teleconferência online
Programas como Slack e Whatsapp podem ser um grande benefício para a produtividade de uma equipe. Eles oferecem a capacidade de estar sempre conectado. Agora, não há espera por um e-mail de resposta. Você pode configurar grupos individuais para incluir apenas os membros da equipe necessários. Como existem aplicativos de desktop e móveis, você pode marcar reuniões independentemente de onde sua equipe esteja.
Se uma chamada de vídeo for necessária, há uma abundância de opções, incluindo MS Team, Zooom ou Skype para empresas. Todos oferecem formatos fáceis de usar para que sua equipe possa trabalhar em conjunto.
5. Compartilhar calendários do Outlook
Este hack é provavelmente um dos mais fáceis de ignorar. Sempre que há uma reunião, tentar encontrar o momento mais oportuno pode ser uma chatice. Simplesmente compartilhando um calendário do Outlook, cada membro da equipe poderá ver o que os outros membros estão fazendo. Isso diminuirá a quantidade de comunicação necessária para agendar reuniões e, como um bônus adicional, é uma maneira fácil de lembrar o aniversário de todos.
6. Usando macros para agilizar o fluxo de trabalho
Usar macro pode realmente ajudar a agilizar tarefas repetitivas que fazem parte do seu dia. O Microsoft Suite e o Google Docs são capazes de executar macros personalizadas. Passe alguns minutos aprendendo o que eles podem fazer por você, para ver sua produtividade aumentar rapidamente.
7. Crie listas de tarefas prioritárias diariamente
Ao criar uma lista de tarefas prioritárias para você e sua equipe, você pode garantir que todos estejam trabalhando.
Existem muitos aplicativos que o ajudarão a fazer isso. Basta pesquisar sua loja de aplicativos preferida. Em seguida, comece criando uma lista de tudo o que precisa ser feito com o prazo de cada item de linha. Em seguida, divida os itens em por categorias; urgente e importante, importante mas não urgente, urgente mas não importante e nem importante ou urgente.
Depois de fazer isso, será fácil decidir o que precisa ser feito e o que pode esperar. Vamos admitir: muito do que podemos fazer é o que podemos esperar.
8. Faça pausas tecnológicas
Embora não seja tecnicamente um hack de tecnologia, é um grande hack mental. Uma vez por hora, faça uma pequena pausa. Levante-se de sua mesa e alongue-se ou caminhe até o bebedouro. Simplesmente se afastando da tecnologia por alguns minutos, você pode redefinir e pular para a tarefa com muito mais eficácia.
No entanto, há uma chave para esse hack. Não faça uma pausa na tecnologia acessando o telefone ou verificando o e-mail.
Isso é uma pausa na tarefa, não na tecnologia. Experimente, e se você não achar que pode se levantar uma vez por hora, tente o Regra 20-20-20. Isso é fazer uma pausa a cada 20 minutos para se concentrar em algo que está a 20 pés de distância por 20 segundos. Focar em algo mais distante por alguns segundos pode ajudar a mantê-lo focado.
Pensamentos finais
No mundo de hoje, todos tentamos ser o mais eficazes possível. Experimente esses hacks. Você certamente verá um aumento em sua produtividade.