O Microsoft Excel é uma ótima ferramenta para armazenar informações de contato e endereço de clientes, tornando-o a escolha ideal para criar e organizar uma lista de endereços de correspondência de seus contatos. No entanto, se desejar imprimir etiquetas para envelopes, cartões comemorativos, etc., a partir de uma lista de endereços criada no Microsoft Excel, você deverá usar o recurso "Mail Merge" do Microsoft Word.
Mais especificamente, o Microsoft Word oferece um recurso poderoso chamado "Mail Merge" que facilita a criação e impressão de etiquetas a partir de uma planilha do Excel.
Neste guia mostraremos passo a passo como criar uma lista de endereços de correspondência no Microsoft Excel e como imprimir etiquetas dessa lista usando o recurso "Mail Merge" do Microsoft Word.
Como imprimir etiquetas de um arquivo de lista de endereços do Excel usando a mala direta do Word.
Passo 1. Prepare a lista de discussão no Excel para impressão de etiquetas.
Antes de criar e imprimir etiquetas de endereçamento, você precisa configurar corretamente sua lista de endereços no Excel. Isso envolve inserir cabeçalhos de coluna para cada elemento de requisito que você deseja adicionar aos rótulos, como nome, sobrenome, endereço, código postal, etc.
Vamos ver como fazer uma lista de endereços no Excel para imprimir etiquetas de endereçamento:
1. Abra o Microsoft Excel e crie uma nova pasta de trabalho.
2. Insira os seguintes cabeçalhos de coluna para cada item que o endereço do destinatário deve incluir:
- Primeiro nome
- Sobrenome
- Endereço da Rua
- Cidade
- Estado
- CEP
3. Agora preencha as respectivas informações no cabeçalho de cada coluna.
4. Quando terminar, certifique-se de que não haja linhas ou colunas vazias e salve a planilha.
Passo 2. Nomeie a lista de discussão (opcional).
Depois de criar sua lista de e-mails no Excel, é útil dar um nome a ela. Ao nomear o conjunto de dados, você pode consultá-lo facilmente ao conectá-lo ao documento do Word para mala direta.
1. Para nomear a lista de discussão, selecione a lista de endereços, incluindo os cabeçalhos.
2. Vou ao Fórmulas guia e clique em Definir nome do grupo Nomes Definidos.
3. Insira um nome para a tabela no campo Nome caixa e clique OK.*
* Observação: Se um nome consistir em várias palavras, use um sublinhado "_" entre elas e evite usar espaços ou hífens.
4. Salvar e fechar Microsoft Excel.
Etapa 3. Configure um documento de mala direta no Word.
Agora é hora de configurar um documento de mala direta no Microsoft Word para imprimir suas etiquetas.
1. Abra um documento do Word em branco.
2. De Correspondências aba, clique Iniciar mala direta e selecione o Etiquetas opção no menu suspenso.
3. Escolha o fornecedor da etiqueta e o número do produto no Opções de etiqueta janela de diálogo.
4. A seguir, clique no Detalhes botão no canto inferior esquerdo da janela.
5. Continue ajustando as margens, altura, largura, altura e tamanho da etiqueta, se necessário, e clique em OK.
6. Depois disso, clique OK na caixa de diálogo Opções de etiqueta para salvar as alterações.
Passo 4. Habilite a conversão de formato de arquivo entre Excel e Word.
Para conectar seu documento do Word à planilha do Excel com a lista de endereços, você precisa garantir que a conversão de formato de arquivo entre os dois programas da Microsoft esteja habilitada.
1. No Word, clique no Arquivo guia e selecione Opções na parte inferior da barra lateral esquerda.
2. Na janela Opções do Word, selecione o Avançado no painel esquerdo.
3. Agora, role para baixo até o Gênerosseção l, verifique o Confirme a conversão do formato de arquivo ao abrir opção e clique em OK.
Etapa 5. Selecione a lista de endereços do Excel para seus rótulos.
Agora prossiga para “vincular” o documento do Word à sua lista de endereços do Excel.
1. No documento do Word, vá para o Correspondências guia novamente, clique em Selecione destinatários e então escolha Use uma lista existente no menu suspenso.
2. Localize e selecione o arquivo Excel que contém a lista de discussão e clique em Abrir.
3. Na caixa de diálogo Confirmar fonte de dados, selecione Arquivos de banco de dados OLE DB e clique OK.
4. Em seguida, selecione a lista de discussão nomeada ou a planilha que contém a lista de endereços e clique em OK.
5. O documento do Word agora está preenchido com etiquetas de endereço indicando "Próximo registro".
Etapa 6. Edite a lista de destinatários para mala direta.
Depois que o documento do Word tiver sido vinculado à lista de discussão do Excel, prossiga para revisar e editar, se necessário, a lista de destinatários antes da mesclagem final.
1. Em Correspondências aba, clique Editar lista de destinatários.
2. A janela “Destinatários da mala direta” exibirá todos os destinatários da sua lista de endereços. Prossiga para classificar, filtrar ou remover destinatários, se necessário, desmarcando a caixa de seleção ao lado de qualquer destinatário que você não deseja incluir. Então clique OK confirmar.
Etapa 7. Personalizar campos de mala direta (itens de etiqueta)
Agora, prossiga para personalizar os itens da etiqueta e sua aparência de acordo com suas necessidades.
1. Clique no Bloco de endereço opção no Correspondências grupo "Escrever e inserir campos" da guia.
2. Prossiga e especifique o formato do nome do destinatário, escolhendo o desejado na lista de opções disponíveis em “Inserir o nome do destinatário neste formato”.
3. A seguir, clique no Campos de correspondência botão para corresponder aos campos corretos da lista de endereços do Excel.
4. Na janela "Match Fields", certifique-se de que os campos obrigatórios para os rótulos estejam corretamente mapeados para os campos correspondentes (cabeçalhos de coluna) na lista de endereços do Excel.
Se não corresponderem, use o botão suspenso próximo a cada campo e selecione o cabeçalho de coluna correto da lista de endereços do Excel. Então clique OK para confirmar as partidas.
5. Então clique OK novamente para aplicar as alterações.
6. Agora o «Bloco de endereço» o espaço reservado aparecerá no primeiro rótulo.
7. Clique Atualizar rótulos (no Correspondências guia) para atualizar todos os outros rótulos no documento do Word.
Etapa 8. Visualize suas etiquetas e conclua a mala direta.
Agora vamos ver como ficarão as etiquetas depois de impressas.
1. Na aba Mailing, clique no botão Visualizar resultados botão.
2. Agora veja como as etiquetas ficarão se impressas. Se você quiser alterar sua aparência, selecione o primeiro rótulo e use as ferramentas Formatar texto em Lar aba. Quando terminar, clique Atualizar rótulos em Correspondências para aplicar a formatação a todos os rótulos.
3. Se tudo parece OK, vou ao Correspondências guia, clique no Concluir e mesclar opção e selecione Editar documentos individuais no menu suspenso.
4. Na janela Mesclar para novo documento, selecione Todos em Mesclar registros e clique em OK.
5. Um novo documento aparecerá com as etiquetas de endereçamento geradas a partir de sua lista de endereços do Excel e você poderá editar, formatar, imprimir e salvar este documento como faria com qualquer outro documento do Word.
Etapa 9.Dica bônus: adicione bordas às etiquetas. (Opcional)
Para facilitar o corte das etiquetas (se ainda não estiverem cortadas), adicione bordas a elas.
1. Clique no mais (+) ícone no lado superior esquerdo do documento para selecionar todos os rótulos.
2. Em seguida, clique no Fronteira ícone no menu flutuante e escolha Todas as fronteiras das opções.
3. Bordas serão adicionadas entre cada etiqueta, facilitando o corte.
4. Agora, suas etiquetas estão prontas para impressão.
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