Erros de email podem ter consequências embaraçosas e até caras. Para ajudá-lo a evitar erros de e-mail, a Microsoft implementou as dicas de email do Outlook. Por exemplo, você pode configurar MailTips para disparar um alerta quando você aperte o botão Responder a Todos. É sempre melhor reservar alguns minutos e reler seu e-mail antes de enviá-lo para uma grande lista de destinatários, especialmente se ele contiver informações confidenciais.
Se você nunca usou MailTips antes, você veio ao lugar certo. Neste guia rápido, mostraremos como usar as dicas de email no Outlook.
Como você configura as dicas de email?
Lembre-se de que esse recurso requer uma conta do Microsoft Exchange Server. Em outras palavras, o recurso está disponível apenas em contas de e-mail gerenciadas por uma organização. Seu administrador de TI precisa habilitar MailTips em sua conta; caso contrário, a opção não estará disponível para você. Ao mesmo tempo, seu administrador de TI pode aplicar configurações específicas de MailTips nas contas dos usuários.
MailTips são habilitados por padrão no Outlook. Se você deseja desabilitar a opção ou ajustar suas configurações, inicie o Outlook, vá para Arquivo, selecione Opçõese clique em Correspondência.
Vamos para MailTips, e clique em Opções de dicas de email. Selecione sua conta e escolha quais ações você deseja acionar alertas MailTips.
Se você deseja desativar MailTips, marque o Nunca exibir dicas de email caixa de seleção.
Como funcionam as dicas de email
Assim que as dicas de email forem ativadas, o Outlook exibirá várias mensagens enquanto você a redige. O Exchange analisa o conteúdo do e-mail que você está escrevendo. Se detectar um problema, o Outlook irá notificá-lo para que você possa ajustar a mensagem para evitar situações embaraçosas. Por exemplo, se o destinatário está fora do escritório e você está pedindo que eles respondam com urgência, MailTips informará que eles não podem fazer isso.
Outros exemplos de situações que podem acionar MailTips incluem:
- A caixa de correio do destinatário está cheia.
- O endereço de e-mail do destinatário foi temporariamente desativado ou excluído permanentemente.
- Seu e-mail viola as políticas ou restrições de sua organização.
- Você não tem permissão para entrar em contato com o destinatário ou enviar e-mails para destinatários externos.
- A caixa de correio do destinatário é moderada, o que significa que requer a aprovação da mensagem.
Limitações das dicas de email
- A opção não está disponível no modo offline.
- Se sua lista de destinatários tiver mais de 200 destinatários, as dicas de email não avaliarão caixas de correio individuais.
Conclusão
MailTips é um recurso útil do Outlook que ajuda a evitar situações embaraçosas, como enviar e-mails para destinatários errados. Por exemplo, se o seu e-mail violar as políticas da sua organização, as dicas de email o alertarão sobre o problema. Você está planejando usar MailTips no Outlook? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.