As melhores rotinas de automação para Mac

Bem-vindo de volta a outro post na minha série de tutoriais do Automator. Este é o segundo post desta série, e hoje, vamos abordar as melhores rotinas do Automator para Mac.

O Automator é um aplicativo que comecei a usar nos últimos meses e já simplificou significativamente o uso do meu Mac.

Hoje, quero compartilhar com vocês algumas das rotinas que ajudaram a tornar isso possível. Se você está animado para usar o Automator, mas não sabe por onde começar, esta postagem é para você!

Também gostaria de acrescentar que irei incluir descrições, bem como tutoriais para cada rotina neste artigo. Ao pesquisar para este post, descobri que outros artigos semelhantes apenas listavam ideias para rotinas do Automator, em vez de mostrar a você como fazê-las. Eu vou explicar ambos, então isso é parte tutorial, parte lista inspiradora.

Tudo bem, vamos entrar nisso!

Quais são as melhores rotinas do Automator para Mac?

Em primeiro lugar, caso esta seja sua primeira parada na minha série de tutoriais do Automator, gostaria de dar uma explicação rápida sobre quais são as melhores rotinas do Automator.

Para quem não sabe, o Automator é um aplicativo Mac integrado. Você o obtém gratuitamente sempre que compra um Mac, assim como o Pages ou Numbers.

Ao contrário desses aplicativos, porém, o Automator tem uma função bastante única. Ele permite que você crie rotinas automatizadas (também conhecidas como “fluxos de trabalho”).

Por exemplo, digamos que você envie um e-mail a um cliente todas as sextas-feiras para cobrar o trabalho dele. Você pode criar uma rotina no Automator que enviará automaticamente este e-mail para você.

O Automator é muito mais do que apenas isso, mas é uma explicação simples. Se você quiser uma descrição mais aprofundada de como o Automator funciona, dê uma olhada esta postagem anterior Eu escrevi sobre o assunto!

As melhores rotinas do Automator para Mac

Tudo bem, com isso resolvido, estamos prontos para explorar as melhores rotinas do Automator para Mac. Embora possa haver rotinas do Automator que são melhores para tu que não estão nesta lista, acho que os fluxos de trabalho listados abaixo serão úteis para a maioria dos usuários.

Todas essas rotinas são muito simples, então não se deixe intimidar! Vamos começar a trabalhar e aprender algumas noções básicas de automação do seu Mac.

Altere automaticamente o fundo da sua área de trabalho

O primeiro é aquele que considero ser principalmente para diversão. Dito isso, ainda é muito legal.

Essencialmente, este item em nossa lista das melhores rotinas do Automator irá alterar automaticamente o plano de fundo da sua área de trabalho para o que você quiser, quando quiser.

Agora, vale a pena mencionar que você pode definir o plano de fundo da área de trabalho para embaralhar nas Preferências do Sistema com base em alguns fatores básicos, como mudar a cada vez que você fizer login.

Com esta rotina do Automator, no entanto, você será capaz de configurá-la para mudar sem precisar abrir as Preferências do Sistema.

Por exemplo, você pode criar uma opção de clique com o botão direito que permite alterar para um fundo específico sempre que desejar. Ou você pode criar uma pasta que muda automaticamente o plano de fundo para qualquer imagem que você acabou de colocar nessa pasta.

Como mudar o fundo do seu Mac com as melhores rotinas do Automator

Vou guiá-lo por essas duas opções, começando com a adição de uma opção de clique com o botão direito para alterar seu plano de fundo.

Abra o Automator e crie um Novo Documento com o Ação rápida modelo.

Na barra de pesquisa, digite “Get Specified Finder Items” e arraste a ação correspondente para o editor.

Clique no Adicionar… e navegue até a foto que deseja mapear para esta rotina. Esta é a foto para a qual seu fundo mudará sempre que você executar esta rotina.

Em seguida, digite “Definir a imagem da área de trabalho” na barra de pesquisa e arraste a ação correspondente para o editor. Isso irá tirar a foto que você acabou de selecionar e defini-la como seu plano de fundo.

Em seguida, selecione Arquivo, Salve e intitule sua nova Ação rápida de acordo. Ele aparecerá como uma opção de clique com o botão direito, então certifique-se de nomeá-lo de forma que você se lembrará. Por exemplo, se estiver mapeado para uma foto de cachorros, nomeie-o como “Alterar plano de fundo da área de trabalho para cachorros”.

E é isso! Agora você deve conseguir clicar com o botão direito em quase qualquer lugar do seu Mac, vá para Serviços no menu do botão direito e escolha sua rotina recém-criada.

Uma coisa que você deve saber sobre Ações rápidas é que geralmente você precisa clicar com o botão direito do mouse em um arquivo, pasta ou texto para que apareçam no menu de atalho. Caso contrário, eles não estarão disponíveis.

Para personalização máxima, recomendo adicionar outra Ação Rápida para uma foto diferente - digamos que seja um papel de parede de gatos. Você pode então salvar essa ação rápida como “Alterar plano de fundo da área de trabalho para gatos”, permitindo que você alterne entre os dois sempre que quiser no menu do botão direito.

Copie sua área de transferência para um arquivo de texto

Em segundo lugar na nossa lista das melhores rotinas do Automator está aquela que o ajudará a visualizar e armazenar o conteúdo da sua área de transferência. Para quem não sabe, a área de transferência é onde os itens que você copia / recorta são armazenados até que você os cole.

Este fluxo de trabalho do Automator pegará o texto que você copiou e o armazenará em um novo arquivo de texto na sua área de trabalho. Você pode modificá-lo para salvar o arquivo onde quiser, usaremos apenas a área de trabalho para simplificar.

Uma coisa a ser observada é que essa rotina criará um novo arquivo de texto cada vez que você executá-la. Não será adicionar tudo o que você copia para o mesmo arquivo de texto; isso exigiria alguns scripts, que são um pouco mais avançados do que planejamos obter neste post.

Como copiar sua área de transferência para um texto na área de trabalho do Mac

Primeiro, crie um Novo Documento no Automator que usa o Aplicativo modelo.

Em seguida, na barra de pesquisa, digite “Get Contents of Clipboard” e arraste a ação correspondente para o editor do Automator.

Em seguida, digite “Novo arquivo de texto” na barra de pesquisa e, novamente, arraste esta ação para o editor abaixo Obtenha o conteúdo da área de transferência.

No Salvar como: campo, você pode definir o nome do arquivo. Eu escolheria algo como “Conteúdo da área de transferência”. No Onde: campo, você pode escolher onde o arquivo será salvo. Novamente, vamos deixar isso definido para Desktop para simplificar, mas sinta-se à vontade para movê-lo para onde quiser.

Em seguida clique Arquivo, então Salve . Ao contrário da rotina anterior, que era uma ação rápida no menu do botão direito, este fluxo de trabalho será um ícone de aplicativo que você salva. Para executar este fluxo de trabalho, você clica duas vezes no ícone do aplicativo.

Com isso em mente, recomendo intitulá-lo e salvá-lo em um local que torne mais fácil de usar. Honestamente, o Desktop não é uma opção ruim. E você também pode arrastá-lo para o Dock, se quiser.

Depois de salvá-lo, copie algum texto e clique duas vezes no ícone do aplicativo do fluxo de trabalho. Você deverá ver um novo arquivo de texto aparecer na sua área de trabalho em apenas alguns segundos.

E é isso!

Abra um grupo de sites de uma vez

O terceiro lugar em nossa lista das melhores rotinas do Automator é um dos meus favoritos. Vale a pena mencionar que esse é um recurso que será adicionado ao macOS Monterey neste outono (grupos de guias). Portanto, só será útil nos próximos meses, a menos que você não queira ou não possa fazer um upgrade para Monterey.

Dito isso, ainda é muito bom!

Este fluxo de trabalho abrirá um grupo de sites predefinidos sempre que você quiser. Por exemplo, você pode configurá-lo para abrir todas as suas contas de mídia social. Ou, se você usa um conjunto de sites para trabalhar, pode abrir todos eles em um instante.

É outro fácil de criar, então vamos começar!

Como abrir um grupo de sites usando uma das melhores rotinas do Automator

Criar uma Novo Documento no Automator e escolha o Aplicativo tipo de fluxo de trabalho. Você sabe o que fazer!

Na barra de pesquisa, digite “Obter URLs especificados” e arraste a ação correspondente para o editor do Automator.

Além disso, caso você não tenha descoberto ainda, você pode navegar por todas as ações no Automator clicando nas opções no painel esquerdo do Automator. Só acho que é mais rápido digitá-lo na barra de pesquisa se você já souber de qual ação precisa. Enfim - de volta ao tutorial!

Como você pode ver na imagem acima, www.apple.com está incluído na sua lista de sites por padrão. Se você não quiser lá, selecione-o e clique no botão Retirar botão.

Da mesma forma, você pode adicionar os sites que deseja abrir clicando no Adicionar botão. Se você já tem o Safari aberto, o Adicionar botão irá colar automaticamente o URL da sua guia atual nesta seção.

Depois de listar todos os sites que deseja que este fluxo de trabalho abra, digite “Exibir páginas da web” na barra de pesquisa e solte a ação correspondente após o Obtenha URLs especificados açao.

Tudo o que resta a fazer é Arquivo, Salve e nomeie este fluxo de trabalho. Em seguida, clique duas vezes no ícone do aplicativo para este fluxo de trabalho (ele estará localizado onde você decidiu salvá-lo) e certifique-se de que funciona.

E é isso! Embora isso em breve seja substituído por um recurso integrado do macOS, tenho certeza de que você pode ver por que é uma das melhores rotinas do Automator.

Copie todos os URLs de uma seção de texto

Este é um dos meus favoritos nesta lista das melhores rotinas do Automator porque eu o fiz! É isso mesmo, você provavelmente não encontrará este fluxo de trabalho do Automator super original e único em nenhum outro lugar.

Brincadeira, claro! Esta é outra rotina simples que você usará o tempo todo. Eu faço, pelo menos.

Esta será outra Ação Rápida, o que significa que estará no menu do botão direito. Ele permite que você selecione um bloco de texto e copie todos os URLs nesse bloco de texto em uma lista. Você pode então colar esses URLs - sem o resto do texto - em uma lista organizada.

A única limitação disso é que ele não copia hiperlinks, apenas URLs. Para quem não sabe a diferença, aqui está:

• URL:https://appletoolbox.com
• Hyperlink:AppleToolBox

Este fluxo de trabalho copiará o URL acima, mas não o hiperlink. Ainda assim, eu uso isso quase todos os dias!

Se isso não parece útil para você, não se preocupe! Você pode definir facilmente essa rotina para copiar datas, endereços de e-mail, endereços ou números de telefone. Veja como!

Como extrair URLs de um bloco de texto usando o Automator

Abra um Novo Documento no Automator e selecione Ação rápida para o seu tipo de fluxo de trabalho.

Na barra de pesquisa, digite “Extrair Dados do Texto” e arraste esta ação para o editor.

No Extrair campo, você encontrará um menu suspenso que tem as opções que acabei de listar acima - URLs, datas, endereços de e-mail, endereços e números de telefone. Vou me limitar aos URLs, mas fique à vontade para escolher aquele que você mais usará. E, é claro, você sempre pode criar uma Ação Rápida separada para cada um deles.

Em seguida, digite “Copiar para a área de transferência” e arraste esta ação para o editor como a última etapa.

Finalmente, Arquivo e Salve  esta ação com um título fácil de lembrar. Usei “Copiar URLs”. Depois de salvo, você pode destacar um monte de texto e escolher entre Serviços seção do menu do botão direito.

E é isso!

Envie facilmente um novo e-mail usando uma das melhores rotinas do Automator

Tudo bem, eu sei que disse que o último era meu favorito, mas na verdade, provavelmente é este. Esta é realmente uma das melhores rotinas do Automator. Independentemente de quem você seja, provavelmente você pode fazer um uso sério deste.

Este fluxo de trabalho enviará automaticamente um e-mail para a pessoa de sua escolha sempre que você executá-lo. Você também pode escolher o assunto e o conteúdo do e-mail, o que lhe dá muito controle.

E vou adicionar uma etapa bônus que gosto de usar, que é adicionar um anexo ao e-mail automaticamente. Eu uso isso para enviar faturas todas as semanas, então esta etapa extra é particularmente útil para mim!

Como enviar um e-mail usando o Automator

Primeiras coisas primeiro, crie um Novo Documento no Automator usando o Aplicativo tipo de fluxo de trabalho.

Em seguida, digite “New Mail Message” e arraste a ação correspondente para o editor.

Sempre que você executar esse fluxo de trabalho, um rascunho do seu e-mail será exibido antes de enviá-lo. Portanto, se você deixar algum desses campos em branco, terá uma oportunidade extra de preenchê-los antes de enviar a mensagem.

Dito isso, a meta é preencher o máximo possível com antecedência para aumentar a capacidade automática desse fluxo de trabalho.

Para mim, isso significa preencher o Para: e Mensagem: Campos. Eu também preencho o Sujeito: campo usando variáveis ​​para a data atual. Dessa forma, este e-mail parecerá um pouco menos automatizado do que é.

Você pode encontrar variáveis ​​clicando em Variáveis no canto superior esquerdo da tela. Eu uso o Mês atual variável, seguido por um espaço, então o Dia atual, seguido por uma vírgula e um espaço, depois o Ano atual. Eu coloquei isso no Sujeito: campo, para que o e-mail sempre pareça atual.

E é isso! Você pode salvar este fluxo de trabalho onde quiser. Eu uso o meu para enviar faturas, então salvei na pasta “Faturas” no Finder.

Conforme mencionei, gostaria de incluir uma etapa bônus para o envio automático de anexos. Eu uso isso para anexar automaticamente uma fatura, embora você possa usá-lo como quiser.

Para fazer isso, digite “Adicionar anexos à mensagem frontal” na barra de pesquisa e adicione-o no editor após o Nova Mensagem de Correio açao.

E é isso!

Tudo o que você precisa fazer a partir daqui é arrastar e soltar o arquivo que deseja anexar ao seu e-mail no ícone do aplicativo para este fluxo de trabalho. Por exemplo, chamei este fluxo de trabalho de “Enviar faturas”. Então, a cada semana, arrasto as faturas em PDF de meus clientes para este ícone e pressiono o botão Mandar botão.

E é isso!

Redimensione uma foto instantaneamente com um clique com o botão direito

Estamos chegando ao fim de nossa lista de melhores rotinas do Automator, outro fluxo de trabalho que uso todos os dias. É uma rotina que permite clicar com o botão direito do mouse em uma foto e reduzir / aumentar o tamanho de acordo com a porcentagem que você decidir.

Para fazer upload de imagens para meus artigos, geralmente eu os comprimo usando o TinyPNG. É uma ótima maneira de reduzir o tamanho dos arquivos sem perder qualquer qualidade perceptível. O problema com este site, porém, é que ele não aceita arquivos com mais de 5 MB. Então, eu costumava diminuir as imagens no Photoshop antes de compactá-las com o TinyPNG.

Agora, eu acabei de usar isso! Não abro o Photoshop há meses graças a esta ação rápida. É uma grande economia de tempo.

A única coisa que quero observar é que não recomendo isso como uma alternativa à compressão. É apenas esmagar (ou esticar) as imagens sem um algoritmo de compressão inteligente. Portanto, ao contrário de um serviço de compressão como o TinyPNG, isso levará a uma queda perceptível na qualidade. Lembre-se disso sempre que o usar!

Como redimensionar fotos no menu do botão direito usando uma das melhores rotinas do Automator

Criar uma Novo Documento no Automator usando o Ação rápida modelo. Na barra de pesquisa, digite “Dimensionar imagens” e arraste essa ação para o editor.

Você pode ver um pop-up avisando que isso mudará as imagens nas quais você executa esta ação. Isso permite que você saiba que, assim que dimensionar seus arquivos de imagens para um novo tamanho, eles serão permanentemente alterados por este fluxo de trabalho.

Para mim, esse é o objetivo deste fluxo de trabalho, já que estou tentando economizar espaço no meu computador. Então eu clico Não Adicione. Mas se você quiser preservar a foto original em seu computador, clique em Adicionar para adicionar automaticamente uma etapa que preservará seus originais.

Depois de passar por esse pop-up, você perceberá que esta ação está definida como a opção Para dimensionar (pixels). Se você tem um tamanho de pixel exato em mente para redimensionar suas imagens, vá em frente e fique com isso. Meu objetivo é reduzir as imagens para a metade de seu tamanho, então mudo essa opção para Por Porcentagem.

Você também verá que na imagem acima eu mudei a porcentagem de “100” para “50”. Isso reduz a imagem em 50%. Se quiser aumentar o tamanho, adicione a porcentagem desejada para 100. Portanto, se você quiser que seja 50% maior, use “150”. Se você quiser dobrar o tamanho de uma imagem, defina-o como “200”.

Depois de fazer isso, Arquivo, Salve e nomeie esse fluxo de trabalho como quiser. Eu optei por “Reduzir a escala da imagem”. Depois de salvar, clique com o botão direito em uma imagem, vá para Ações Rápidas, e você verá seu fluxo de trabalho disponível lá.

E é isso!

Mantenha sua pasta de downloads organizada

Por último, mas não menos importante, nesta lista das melhores rotinas do Automator está aquela que manterá sua pasta Downloads organizada. Este fluxo de trabalho moverá arquivos de sua pasta Downloads depois que eles estiverem lá por um longo tempo e os colocará na Lixeira.

Essa rotina também vai usar um novo tipo de fluxo de trabalho que ainda não cobrimos, e que é Ações de pasta.

Ao contrário de ações rápidas e aplicativos, esse tipo de fluxo de trabalho é executado por si mesmo. Você não precisa fazer nada para fazê-lo funcionar; ele fará seu trabalho em segundo plano o tempo todo.

Pense nisso como faria com as regras da caixa de correio do iCloud. Sempre que você adiciona um novo arquivo ou pasta à pasta à qual aplica Ações de pasta, suas Ações de pasta são executadas automaticamente.

E, é claro, você pode aplicar essa rotina e outras semelhantes a qualquer pasta que desejar.

Tudo bem vamos!

Como manter sua pasta de Downloads limpa com uma das melhores rotinas do Automator

Primeiras coisas primeiro, crie um Novo Documento no Automator e escolha Ações de pasta para o seu tipo de fluxo de trabalho.

Na barra de pesquisa, digite “Find Finder Items” e arraste-o para o editor.

Você provavelmente notará na captura de tela acima que algumas das minhas opções parecem diferentes das suas. Vamos mudá-los para combinar!

Primeiro, altere o menu suspenso ao lado de O Folder Action recebe arquivos e pastas adicionados ao ao Transferências pasta. Você pode fazer isso clicando em De outros… no menu suspenso e navegando até a pasta Downloads.

Depois disso, mude o Procurar menu suspenso para o Transferências pasta.

Em seguida, altere o Qualquer Conteúdo menu suspenso para Data da última modificação. Nesta rotina, esta opção irá excluir todos os arquivos / pastas que não foram modificados nos últimos X dias. Você poderia mudar para Data Criada ou Data da última abertura se você gostar. Ambos excluirão seus arquivos / pasta após X dias, mas com base em fatores diferentes. Vamos deixar em Data da última modificação!

Ao alterar esse menu suspenso para uma opção com base em data, você obterá um novo menu suspenso para escolher. Vai dizer é hoje para iniciar. Mudar para não está no último.

Uma nova caixa aparecerá depois disso. Você pode alterá-lo para quantos dias / meses / anos desejar. Eu recomendo 45 dias, mas você pode definir o valor que desejar. É quanto tempo seus arquivos permanecerão na pasta Downloads antes de serem excluídos.

Antes de adicionarmos a próxima ação, queremos modificá-la mais uma vez. Clique no pequeno Opções botão e verifique o Ignorar a entrada desta ação caixa. Se você não marcar isso, esta rotina excluirá imediatamente todos os arquivos / pastas em sua pasta Downloads que não foram modificados em 45 dias. Se você marcar, no entanto, ele começará a contar quando você salvar a rotina.

A última etapa é digitar “Mover itens do Finder para o lixo” na barra de pesquisa e arrastar a ação correspondente para o editor.

Arquivo, Salve , e acabou!

Como excluir Quick Actions e outras melhores rotinas do Automator do seu Mac

E é isso! Essas são, na minha opinião, as melhores rotinas do Automator para o uso diário do Mac.

Claro, pode chegar um momento em que você esteja pronto para excluir essas rotinas de seu Mac.

Para rotinas salvas como fluxos de trabalho e aplicativos, você pode excluí-los localizando-os no Finder e arrastando-os para a lixeira. Fácil!

Se você está tentando excluir Ações rápidas, no entanto, isso pode ser um pouco mais complicado. Demorei um pouco para encontrar informações sobre como excluí-los on-line, então não se sinta mal se não tiver certeza de como fazer isso! A Apple tornou isso um pouco chato.

Primeiro, abra Localizador. Em seguida, na Barra de Menu, clique em Ir, segure o opção chave e escolha Biblioteca. É uma opção secreta, então você a verá desaparecer e reaparecer ao pressionar o opção chave.

Assim que estiver no Biblioteca, role para baixo e abra o Serviços pasta. Aqui, você verá todos os Ações Rápidas você criou.

Para excluí-los, arraste-os para a lixeira. Ou você pode renomeá-los como faria com qualquer outro arquivo. E se você quiser editá-los no Automator, clique com o botão direito e clique Abrir come escolha Automator.

E é isso! Agora você sabe deletar as melhores rotinas do Automator e também criá-las.

Você poderá continuar usando as melhores rotinas do Automator depois que o Shortcuts chegar ao Mac?

Se você assistiu WWDC21, então você saberá que o aplicativo Shortcuts no iPhone está chegando ao Mac. Eu cobri essa história em detalhes aqui se você quiser saber mais.

Para quem não sabe, o aplicativo Shortcuts já existe no iOS há alguns anos. Ele permite que os usuários criem automações simples que se integram ao sistema iOS.

Soa familiar?

É verdade - os atalhos são, de muitas maneiras, apenas uma atualização visual para o Automator. Minha experiência mostra que o Shortcuts é, pelo menos na superfície, mais limitado do que o Automator. No entanto, você pode usar scripts em cada um, o que oferece opções quase ilimitadas. Portanto, se você pode codificar, as limitações de qualquer um dos aplicativos são muito superficiais.

Se você está preocupado com a possibilidade de o Shortcuts substituir o Automator completamente, pode ficar tranquilo. A próxima atualização do macOS executará os dois aplicativos simultaneamente - o Automator ainda não vai a lugar nenhum. Você ainda poderá importar seus fluxos de trabalho existentes do Automator para os atalhos.

Dito isso, acho que a Apple eventualmente substituirá o Automator por Shortcuts em uma versão do macOS após o macOS Monterey. Novamente, eu exploro isso com mais detalhes em minha postagem completa sobre o assunto aqui!

Comece a usar as melhores rotinas do Automator hoje

Obrigado por verificar este post sobre as melhores rotinas do Automator para Mac. Tenho poupado cada vez mais tempo à medida que exploro o Automator de novas maneiras. Esperançosamente, este post não só deu a você alguns fluxos de trabalho que você pode usar, mas também a inspiração para começar a criar o seu próprio.

Para obter mais guias, dicas e notícias sobre todas as coisas da Apple, verifique o resto do blog AppleToolBox. Eu estarei cobrindo mais tutoriais e guias para Automator, bem como atalhos, então fique atento!