Tipos de fluxo de trabalho do Automator: Compreendendo as diferenças

Bem-vindo de volta a outra edição de nossa série de automação em andamento. Nas últimas semanas, tenho escrito sobre o aplicativo Shortcuts no iPhone e o aplicativo Automator no Mac. Hoje, vou desenvolver essa série dividindo os diferentes tipos de fluxo de trabalho do Automator.

Curiosamente, este é o primeiro post que escrevi até agora em que a pesquisa não ajudou muito. Não consigo encontrar nada sobre esse assunto, nem mesmo da Apple. Mais uma razão para escrever isso, no entanto, para que você tenha as informações à mão!

Compreender os vários tipos de documentos disponíveis para você no Automator é muito importante. Afinal, a primeira coisa que o Automator exige que você faça ao criar um fluxo de trabalho é escolher o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar. Se você não entende as diferenças entre eles, terá dificuldade em fazer fluxos de trabalho que funcionem como você espera!

Esta será uma postagem bastante direta. Vou começar explicando o que quero dizer com "tipos de fluxo de trabalho do Automator", então vou apenas passar por cada uma das opções disponíveis. Vou explicar o que cada tipo é e quando você deve usá-lo.

Você pode pensar nesta postagem mais como uma folha de dicas do que como um artigo típico. Apenas marque esta postagem e volte quando precisar.

Tudo bem, vamos começar!

Quais são os diferentes tipos de fluxo de trabalho do Automator?

Se você é novo no Automator, pode não saber que existem diferentes tipos de fluxo de trabalho, ou mesmo o que estou referenciando. Sempre que você abrir o Automator pela primeira vez para criar um novo fluxo de trabalho (não editar um existente), você verá a seguinte tela:

Como você pode ver na imagem acima, existem oito opções para escolher:

• Fluxo de Trabalho
• Aplicativo
• Ação rápida
• Plugin de impressão
• Ação da pasta
• Alarme de calendário
• Plug-in de captura de imagem
• Comandos de ditado

Cada um cria um tipo diferente de rotina do Automator. Provavelmente, você está mais familiarizado com o tipo de aplicativo. No entanto, cada um tem uma função que provavelmente será útil em algum momento.

Entender para que serve cada um não é apenas importante para escolher entre eles, mas também pode ampliar o que você pensava que o Automator era capaz. Por exemplo, você pode não saber que pode mapear as rotinas do Automator para comandos de voz. Eu estarei cobrindo como isso funciona mais tarde neste artigo!

Por enquanto, vamos entrar no primeiro dos tipos de fluxo de trabalho do Automator - Fluxos de trabalho!

Tipos de fluxo de trabalho do Automator: Fluxos de trabalho

O primeiro dos tipos de fluxo de trabalho do Automator é, apropriadamente, o fluxo de trabalho.

Fluxos de trabalho são o tipo de arquivo mais básico que você pode criar no Automator. Tudo o que eles fazem é manter um conjunto de ações. Você só pode executar um fluxo de trabalho de dentro do Automator. Portanto, é um conjunto independente de ações.

Você pode pensar nisso como um arquivo do Photoshop. Você pode exportar um arquivo do Photoshop para vários tipos de imagens diferentes e pode usar esses tipos de imagens de todas as maneiras. Você também pode salvar sua imagem como um arquivo do Photoshop, mas se fizer isso, só poderá usar esse arquivo dentro do Photoshop.

Em outras palavras, os fluxos de trabalho são os mais limitados dos tipos de fluxo de trabalho. Mas isso não significa que eles sejam inúteis.

Longe disso, na verdade! Os fluxos de trabalho podem ser usados ​​para organizar e criar subconjuntos de ações. Por exemplo, se você criar uma sequência inteligente de etapas, poderá salvá-los como um fluxo de trabalho e usá-los em outras rotinas do Automator.

Parte do que torna os fluxos de trabalho úteis é que eles são o único tipo de fluxo de trabalho que pode ser colocado no meio de outra rotina do Automator como uma ação. Você pode salvar um fluxo de trabalho, criar uma nova rotina e arrastar e soltar o arquivo de fluxo de trabalho original no meio da nova rotina.

Quando usar fluxos de trabalho no Automator

Embora os fluxos de trabalho sejam um tipo de fluxo de trabalho básico e flexível, você poderá usá-los apenas em raras ocasiões.

Isso ocorre porque os fluxos de trabalho se tornam significativamente menos úteis pelo poder que os outros tipos de fluxo de trabalho do Automator trazem. Enquanto os outros tipos podem ser executados em determinadas situações, a partir de menus de contexto ou até mesmo por sua voz, os fluxos de trabalho são limitados ao aplicativo Automator.

Mesmo que o aplicativo Automator seja ótimo (é por isso que estou escrevendo sobre ele), o objetivo é gastar o mínimo de tempo possível usando o aplicativo Automator para que ele possa fazer todo o trabalho para você. Só por esse motivo, você provavelmente evitará fazer fluxos de trabalho na maior parte do tempo no Automator.

Na minha opinião, existem dois momentos para usar Workflows.

O primeiro é querer adicionar uma ação personalizada ao Automator. Por exemplo, digamos que você tenha ideias para várias rotinas do Automator que precisarão obter uma cópia de cada número de telefone em sua lista de contatos. Isso pode exigir um pouco de script, bem como algumas ações.

Em vez de criar esse conjunto de ações repetidamente, você pode apenas criar um único fluxo de trabalho e arrastá-lo para seus fluxos de trabalho futuros. Isso pode economizar muito tempo e também pode tornar o Automator um aplicativo mais poderoso.

O segundo cenário em que vejo os fluxos de trabalho sendo úteis é quando você deseja criar rotinas que o ajudarão durante o uso do aplicativo Automator. Por exemplo, se você deseja obter nomes de arquivos enquanto usa o Automator, executar um fluxo de trabalho no aplicativo Automator será menos incômodo.

Tipos de fluxo de trabalho do Automator: Aplicativos

O próximo na lista de tipos de fluxo de trabalho do Automator são Aplicativos. Embora não haja evidências sobre isso, até onde eu sei, eu presumo que este seja o tipo de fluxo de trabalho mais popular. Pense em aplicativos como seu pão com manteiga no Automator.

Os aplicativos fornecem um ícone de aplicativo no qual você pode clicar duas vezes para executá-lo. Você pode colocar esses ícones no Finder, na sua área de trabalho ou até mesmo no seu Dock.

Você pode até arrastar e soltar arquivos / pastas nesses ícones para usá-los como entrada para esse fluxo de trabalho.

Por exemplo, a rotina na imagem acima leva arquivos como entrada. Em seguida, ele anexa esses arquivos a um e-mail e os envia a um cliente de minha escolha.

Quando usar aplicativos

Acho que você deve usar aplicativos o tempo todo no Automator. Se você não sabe que tipo escolher, escolha Aplicativos na lista de tipos de fluxo de trabalho do Automator.

Eles são versáteis, diretos e fáceis de controlar. Se você decidir que não os quer mais, pode arrastá-los para a lixeira. Se quiser editá-los, você pode abri-los no Automator.

Você pode colocar os fluxos de trabalho do aplicativo ao lado do conteúdo relevante. Por exemplo, meu aplicativo de faturas está na pasta onde guardo minhas faturas. Fácil!

Você também pode copiar e colar fluxos de trabalho de aplicativos onde desejar. Então, se eu quisesse, poderia usar pastas de faturas diferentes para cada um dos meus clientes e apenas copiar / colar o ícone do aplicativo em cada uma dessas pastas.

A única desvantagem dos aplicativos é que eles não são tão específicos quanto outros tipos de fluxo de trabalho. Você não pode acessá-los com o menu do botão direito do mouse, eles não podem ser executados por conta própria, não podem ser sincronizados com sua agenda, etc. Portanto, eu os evitaria quando houver outro tipo que atenderá melhor às suas necessidades.

Caso contrário, eles são um grande padrão!

Tipos de fluxo de trabalho do Automator: Ações rápidas

O terceiro tipo de fluxo de trabalho que vamos abordar são as ações rápidas. Ações rápidas eram meus tipos favoritos de fluxo de trabalho do Automator e ainda estão no topo. Provavelmente criei mais ações rápidas do que qualquer outro tipo de fluxo de trabalho.

Ações rápidas são fluxos de trabalho que podem ser executados a partir do menu do botão direito. Eles aparecem sempre que você clica com o botão direito em um arquivo, pasta, imagem ou seleção de texto.

Geralmente, eles usarão tudo o que você clicou com o botão direito como entrada para o fluxo de trabalho. Portanto, se você clicar com o botão direito do mouse em uma imagem, essa imagem será passada para a Ação Rápida. Você pode criar Ações rápidas que não fazem isso, embora esse recurso seja parte do que torna as Ações rápidas tão poderosas.

Embora as ações rápidas possam ser um pouco mais limitadas do que alguns dos outros tipos, elas são incrivelmente convenientes. Em vez de automatizar processos no seu Mac, penso nas Ações rápidas como uma forma de adicionar novos recursos ao seu Mac.

Gostaria de poder clicar com o botão direito do mouse em uma imagem e reduzi-la em 50%? Agora você pode!

Quer converter entre tipos de arquivo sem precisar abrir nenhum aplicativo? Basta usar uma ação rápida!

Quer mudar entre papéis de parede sem vasculhar suas configurações? Basta clicar com o botão direito em qualquer lugar!

Quando usar ações rápidas

Como acabei de explorar brevemente, você vai querer usar Quick Actions em situações contextuais. Com isso, quero dizer que esses tipos de fluxo de trabalho do Automator funcionam melhor quando aplicados situacionalmente.

Essas são rotinas que você não usará o tempo todo. Mas quando você deseja usá-los, você os quer prontamente disponíveis.

Isso ocorre porque as Ações rápidas são acessadas por meio do menu do botão direito. E como tudo o mais no menu do botão direito, eles devem ser implementados com o contexto em mente. Afinal, o nome secundário do menu do botão direito é o “menu de contexto”.

Você pode pensar em Ações rápidas como "fazer algo" com arquivos e pastas em seu computador. Quer mudar esse tipo de arquivo? Ou modificar esse documento? Ou reorganizar essa pasta? Então você provavelmente desejará fazer isso clicando com o botão direito em vez de procurar um ícone para clicar duas vezes.

Você pode pensar que mapear todos os seus fluxos de trabalho para Ações rápidas é o caminho a percorrer. Eu posso ver por que seu cérebro pode ir para lá. No entanto, isso pode levar a um menu de clique com o botão direito desordenado e confuso.

Além disso, as ações rápidas são mais difíceis de editar e excluir do que os aplicativos ou fluxos de trabalho. Isso ocorre porque você não terá um arquivo ou ícone que possa localizar e ajustar facilmente. Os arquivos para Ações rápidas estão enterrados em pastas ocultas no seu Mac. Você não deve editá-los e ajustá-los depois de criados.

Por todos esses motivos, as Ações rápidas são mais adequadas apenas para isso: Ações rápidas! Rotinas curtas de uma ou duas etapas às quais você deseja acesso fácil. E é isso!

Tipos de fluxo de trabalho do Automator: plug-ins de impressão

O próximo item em nossa lista de tipos de fluxo de trabalho do Automator é um que eu reconheço não usei antes. Não imprimo coisas com muita frequência e nem tenho uma impressora. Eles são muito incômodos! Portanto, as informações a seguir serão uma experiência de segunda mão.

Plug-ins de impressão são fluxos de trabalho executados na caixa de diálogo de impressão. Essa é a caixa que aparece sempre que você tenta imprimir um documento. Tem opções como escolher quantas cópias imprimir e escolher entre preto e branco ou colorido.

Se isso parece um pouco inútil, é porque meio que é. Na minha opinião, pelo menos. A menos que você trabalhe em um escritório onde imprime coisas o dia todo, essa parece uma escolha estranha para o Automator.

Ainda assim, você terá acesso a toda a gama de ações do Automator. Você pode fazer coisas que não estão relacionadas à impressão, se desejar. E você também não tem acesso a nenhuma opção especial específica para impressão.

O único recurso exclusivo dos plug-ins de impressão é que eles passam os documentos da caixa de diálogo de impressão para o Automator como uma entrada PDF.

Então, se você quiser fazer algo como salvar todos os seus documentos impressos em uma pasta específica em seu Mac, convertê-los em imagens ou adicionar uma página extra ao final de um documento antes de imprimi-lo, isso é para tu.

Quando usar plug-ins de impressão

Os plug-ins de impressão são, em minha opinião, os mais limitados dos tipos de fluxo de trabalho do Automator. Se você não imprime coisas com muita frequência, provavelmente nunca precisará ou desejará criar um fluxo de trabalho com esse tipo. Portanto, se você tem dificuldade em pensar por que deseja usar esse tipo, provavelmente não precisa usá-lo.

Por outro lado, se você já está tendo algumas ideias para esse tipo de fluxo de trabalho, provavelmente é o usuário-alvo.

Especificamente, acho que o usuário-alvo para este tipo de fluxo de trabalho é alguém que imprime documentos com frequência. E se você for essa pessoa, provavelmente terá várias tarefas de impressão repetitivas que pode automatizar. Afinal, a impressão já é um processo bastante tedioso e quase autônomo.

Não há muito mais a dizer aqui! Use plug-ins de impressão sempre que desejar criar fluxos de trabalho relacionados à impressão. Caso contrário, escolha qualquer outra coisa.

Tipos de fluxo de trabalho do Automator: Ações de pasta

Plug-ins de impressão contrastantes é um dos tipos de fluxo de trabalho do Automator que eu mais uso. Ações de pasta são muito úteis para todos os tipos de coisas, embora tenha demorado um pouco para descobri-las.

Este tipo de fluxo de trabalho é verdadeiramente automatizado. Ele é executado em segundo plano, portanto, você nunca o executa manualmente.

Em vez disso, você anexa Ações de pasta a uma pasta de sua escolha. Sempre que novas pastas ou arquivos forem adicionados a essa pasta, as Ações de pasta anexadas serão executadas.

Isso não apenas fará com que as Ações de pasta sejam executadas, mas também usarão os arquivos / pastas adicionados como entrada.

Por exemplo, eu tenho uma ação de pasta que reduzirá automaticamente qualquer imagem na minha área de trabalho com mais de 5 MB. Portanto, sempre que adiciono à minha área de trabalho imagens maiores do que o tamanho do arquivo, elas são automaticamente reduzidas. Eu não tenho que fazer nada para que isso aconteça.

Quando usar ações de pasta

Existem duas situações em que Ações de pasta são a melhor escolha entre os tipos de fluxo de trabalho do Automator.

O primeiro é mais óbvio. Se você deseja automatizar certas ações em uma pasta, use Ações de pasta! Isso inclui coisas como:

• Renomeando automaticamente os arquivos dentro de uma determinada pasta
• Criação de uma nova pasta dentro de outra pasta todos os meses
• Alterar todos os arquivos dentro de uma pasta que atendam a certos critérios
• Exclusão de arquivos dentro de uma pasta após dois meses
• etc.

O segundo cenário é um pouco indireto. É para quando você deseja criar uma rotina totalmente automatizada.

Ações de pasta são únicas porque são um dos únicos fluxos de trabalho do Automator que são verdadeiramente autônomos. Eles não precisam de você para fazê-los correr. Você não precisa se lembrar ou fazer nada. Eles simplesmente funcionam.

Isso permite que você crie alguns fluxos de trabalho do Automator bastante complexos que são executados em segundo plano em sua máquina. Vai exigir um pouco de criatividade, mas existem possibilidades exclusivas para este tipo de fluxo de trabalho.

Tipos de fluxo de trabalho do Automator: Alarmes de calendário

Isso nos leva aos alarmes do calendário. Alarmes de calendário são fluxos de trabalho adicionados ao calendário da Apple.

Levei um tempo para descobrir exatamente como isso funcionava. Eu não tinha certeza se eles eram anexados aos seus eventos da agenda, eram ações que você poderia realizar nos eventos da agenda ou se eram executadas no horário de sua escolha.

A resposta acabou sendo a última opção! Sempre que você cria um alarme do calendário, ele é adicionado ao seu calendário no momento em que você o criou. Para visualizá-lo, você precisará abrir o aplicativo Agenda no Mac.

Depois de decidir o que esse alarme da agenda fará, você pode decidir quando fará isso. Você pode fazer isso manipulando-o como faria com qualquer outro evento do calendário. Arraste-o, altere a data e a hora, escolha quanto tempo vai durar, defina a frequência com que deseja que ele se repita (se quiser que ele se repita) e muito mais.

Quando usar alarmes de calendário

Os alarmes de calendário são ótimos para quando você deseja criar rotinas que serão executadas todos os dias, semanas, meses ou anos.

Voltando ao meu exemplo de fatura, eu poderia criar um alarme de calendário que envia minhas faturas para mim todas as semanas. Eu poderia criar outro alarme de calendário que gera uma nova fatura para mim no início de cada semana, também, se eu soubesse como escrever o script para ele.

Você também pode usar os alarmes do calendário para fazer coisas como fechar e abrir certos aplicativos em horários específicos. Por exemplo, você pode abrir o Slack enquanto está trabalhando e fechá-lo quando terminar, sem precisar interagir com ele.

Outra situação em que os alarmes do calendário se tornam úteis é quando você deseja definir automações em torno de eventos do calendário que não se repetem. Talvez você tenha um compromisso chegando, uma apresentação no trabalho ou planos para o próximo fim de semana. Você pode criar uma automação que enviará a você e aos participantes do evento uma notificação, adicionará algo às suas notas e assim por diante.

Tipos de fluxo de trabalho do Automator: Plug-ins de captura de imagem

Nos três anos que tenho sido um usuário e escritor de Mac, nunca encontrei o Image Capture, muito menos os plug-ins de captura de imagem. Então, para este também, quero deixar claro que não tive muita experiência com esse tipo de fluxo de trabalho.

Para aqueles que (como eu) não conhecem o Image Capture, é um recurso do Mac que aparece sempre que você está movendo imagens de um dispositivo para o Mac. Isso significa que você conectou uma câmera diretamente ao seu Mac e está movendo arquivos dela para o seu Mac. Pode ser uma câmera literal, assim como um iPhone ou iPad.

Semelhante aos plug-ins de impressão, os plug-ins de captura de imagem são automações que estão disponíveis apenas na caixa de diálogo Captura de imagem. Eles são muito específicos.

No entanto, se você importa imagens para o seu Mac com frequência, provavelmente vai se lamentar por não saber disso.

Você pode usar Plug-ins de Captura de Imagens para renomear automaticamente as imagens conforme você as importa, convertendo-as em um tipo de imagem diferente, recorte-as, redimensione-as, aplique filtros a elas, mova-as para pastas específicas e muito mais mais.

Apesar de ser tão específico, posso ver que os plug-ins de captura de imagens são um dos tipos de fluxo de trabalho do Automator mais úteis. Para os fotógrafos, isso pode ser uma dádiva de Deus.

Quando usar plug-ins de captura de imagem

Novamente, não há muito a dizer aqui. É muito claro quando usar plug-ins de captura de imagem em vez de outros tipos de fluxo de trabalho do Automator.

O melhor momento para usar o Image Capture Plugins é quando você deseja automatizar parte de sua rotina ao usar o Image Capture. Se você se pega renomeando arquivos constantemente, cortando certas imagens o tempo todo ou organizando os arquivos que está importando, provavelmente pode acelerar tudo isso com Plug-ins de Captura de Imagens.

Caso contrário, você não deve usar plug-ins de captura de imagem!

Tipos de fluxo de trabalho do Automator: comandos de ditado

O último dos tipos de fluxo de trabalho do Automator são os comandos de ditado. Temos feito referência a eles ao longo desta postagem e finalmente chegamos a eles.

Comandos de ditado são fluxos de trabalho executados sempre que você diz sua frase-chave no recurso de ditado do Mac. Para ativar este recurso, pressione o fn chave duas vezes. Aprove as caixas de diálogo que aparecem e fale com o seu Mac.

Ao criar um Comando de ditado, você pode escolher uma frase-chave na parte superior do editor.

Falar aquela frase-chave após ativar o Ditado acionará o fluxo de trabalho que você anexou a essa frase.

Além disso, não há diferença entre os comandos de ditado e outros tipos de fluxo de trabalho do Automator. É a ativação que é distinta.

Quando usar comandos de ditado

Existem alguns motivos pelos quais você pode querer usar comandos de ditado no lugar de tipos de fluxo de trabalho do Automator mais comuns, como ações rápidas e aplicativos.

O primeiro é o fator legal. Você pode configurar um comando de ditado divertido e executá-lo mais tarde na frente de seus amigos para impressioná-los.

Por exemplo, você pode mapear este comando de terminal, que reproduz Star Wars no aplicativo Terminal, para um Comando de Ditado. Então, para impressionar seus amigos, você pode dizer, “Computador, jogue Star Wars Episódio IV”.

Você também pode usar este comando de terminal para ter uma conversa com seu Mac. Basta definir uma frase-chave como "Como você está no computador?" Em seguida, tenha uma resposta automática dizendo: "Tudo bem, e você, usuário?"

Se você está se perguntando: "Por que alguém iria querer fazer isso?" você pode estar no blog errado.

Outro uso para os comandos de ditado é adicionar comandos de voz que o Siri ainda não possui. Para ser claro, você não pode executar comandos de ditado no Siri. Mas, como Siri e Dictation são ativados de maneiras semelhantes, você pode abordar os Comandos de Ditado a partir de uma mentalidade semelhante.

Por último, os comandos de ditado podem ser usados ​​para fins de acessibilidade. Se você ou alguém que você conhece depende de comandos de voz para usar o Mac, isso pode ser extremamente poderoso para essa pessoa.

Use os tipos de fluxo de trabalho do Automator para mudar a maneira como você usa o seu Mac

E é isso! Esses são os oito tipos diferentes de fluxo de trabalho do Automator e as várias situações em que são mais bem usados. Ao escolher e combiná-los de maneiras criativas, você pode maximizar sua produtividade no Mac.

Conforme mencionado, estive cobrindo e continuarei a cobrir mais dicas, truques e guias sobre o uso dos aplicativos Automator e Shortcuts no Mac e iPhone nas próximas semanas. Portanto, certifique-se de sintonizar o blog AppleToolBox para essas postagens!

Além disso, estamos nos aproximando de agosto e setembro, o que significa que rumores sobre o iPhone 13 estão prestes a começar a surgir. Certifique-se de assinar nosso boletim informativo para receber as últimas notícias sobre tudo isso!

Vejo você então!