Rastreie e classifique e-mails não respondidos em seu Mac e aumente a produtividade

Se você não apenas recebe toneladas de e-mails todos os dias, mas também responde, encaminha e envia ainda mais, então pode ser realmente difícil acompanhar. Inspirado por um discussão no fórum de suporte da Apple, decidimos ajudar quem se encontra nesta situação.

Ao controlar os e-mails que ainda precisa responder e ser capaz de classificá-los facilmente, você pode aumentar sua produtividade em duas vezes. E com a flexibilidade que vamos mostrar, você pode encontrar os e-mails que aguardam suas respostas rapidamente.

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Crie uma caixa de correio inteligente

As caixas de correio inteligentes são ferramentas úteis para mover mensagens automaticamente. Embora os emails permaneçam em seus locais originais, eles também são exibidos em uma caixa de correio específica que você cria usando critérios; mais ou menos como Regras de correio.

Para ver quais e-mails você não respondeu, tudo em um só lugar, veja como configurar essa caixa de correio inteligente no aplicativo Mail em seu Mac.

1. Clique Caixa de correio > Nova caixa de correio inteligente na barra de menu.
2. Na janela pop-up, nomeie sua caixa de correio com algo como “E-mails não respondidos” ou o que você quiser.
3. Para o Contém mensagens que correspondem a [qualquer / todas] as seguintes condições, escolha tudo.
4. Na seção de critérios, clique na primeira caixa suspensa e selecione A mensagem não foi respondida.
5. Opcionalmente, marque as caixas para Incluir mensagens da lixeira e de enviado.
6. Clique OK.

Você pode testar isso se quiser. Envie um e-mail para si mesmo e ele deve aparecer na sua nova caixa de correio inteligente. Responda a ele e ele deve desaparecer da caixa de correio. (Pode ser necessário aguardar alguns segundos para que desapareça.)

Classifique e-mails em sua caixa de correio inteligente

As caixas de correio inteligentes funcionam como as outras que você usa no aplicativo Mail. Portanto, se você usar o layout clássico para Mail, poderá classificar usando as colunas. Isso torna mais fácil classificar clicando no data recebida cabeçalho e ver os e-mails mais atuais na parte superior.

Se você usar o layout padrão no aplicativo Mail, ainda poderá classificar rapidamente usando alguns métodos.

Primeiro e mais fácil, clique no cabeçalho da coluna de sua lista de mensagens e escolha Encontro e Mensagem mais recente no topo. Alternativamente, você pode clicar Visualizar > Ordenar por e escolher Encontro e Mensagem mais recente no topo de lá.

Edite sua caixa de correio inteligente

Mais uma dica que você pode usar com a caixa de correio inteligente criada é torná-la ainda mais inteligente! Talvez você queira ver todos os e-mails não respondidos de hoje, ontem ou esta semana. Leva apenas um minuto para editar sua caixa de correio inteligente.

1. Selecione sua caixa de correio inteligente e clique em Caixa de correio > Editar caixa de correio inteligente da barra de menu ou clique com o botão direito e escolha Editar caixa de correio inteligente no menu de contexto.
2. Na caixa de critérios, clique no botão de sinal de mais todo o caminho para a direita para adicionar outro filtro.
3. Para a primeira caixa suspensa, escolha Data recebida e para o segundo, escolha o data ou intervalo que você gostaria de usar. Você pode escolher opções como hoje ou esta semana, é exatamente ou está entre, e é antes ou depois da data. Essas seleções oferecem grande flexibilidade.
4. Quando terminar, clique OK.

Como quando você inicialmente cria a Caixa de Correio Inteligente com as etapas acima, você pode executar um teste rápido.

Você pode criar ou editar caixas de correio inteligentes para incluir todos os tipos de critérios como este. Portanto, se você tiver uma chance, examine as opções caso veja filtros adicionais a serem incluídos. E, se possível, execute um teste e corresponda a esses critérios para ver se tudo funciona conforme o esperado.

Você está pronto para aumentar sua produtividade?

Deixar que e-mails sem resposta fiquem sem resposta pode causar muitos problemas, especialmente para o seu trabalho. Portanto, se você achar este tutorial útil e algo que vai usar, informe-nos nos comentários abaixo!