Quando você está trabalhando em um documento com uma equipe, esse arquivo passa por vários rascunhos. Mas e se você gostou de um rascunho anterior? Se você acabou de substituir o texto antigo por um novo e não salvou um rascunho dessa versão específica, pode considerá-lo perdido. Mas não precisa ser assim, graças ao Google Docs.
Uma das muitas opções úteis do Google Docs é visualizar as diferentes versões do documento. Dessa forma, se você ainda gosta de como um rascunho anterior foi criado, ainda pode recuperá-lo. Aqui estão duas maneiras de ver diferentes versões de seu arquivo do Google Docs.
Como usar o modo de sugestão para ver as edições
Com o Modo de sugestão, você pode ver todas as edições que sua equipe fez em uma cor diferente para que possa notar a diferença com mais facilidade. Você também verá uma versão resumida das modificações ao lado e pode aceitar ou negar uma alteração sugerida.
Para começar, clique no ícone de lápis no canto superior direito e escolha a opção Sugestão.
Depois de escolher essa opção, você verá uma breve mensagem informando que a opção de sugestão foi ativada. Se você quiser mudar para outra opção, clique no lápis verde. Esta opção permite que você faça exatamente isso, sugira. Todo o texto que você adicionar não alterará a versão original. Se você quiser alterar uma sugestão, basta clicar em e o cursor começará a piscar.
Como revisar a sugestão de edição no Google Docs
Quando o fim do dia chegar, é hora de revisar essas sugestões. Clique no Guia Ferramentas no topo e clique em Rever sugestões. Você verá opções para aceitar ou rejeitar as sugestões. Você não verá uma lista de sugestões lá; O Google Docs destacará diretamente no documento onde está a sugestão.
Você pode navegar pela edição sugerida clicando nas setas para cima e para baixo. Você saberá que sim, pois o Google Docs destacará aquele em que você está. Ao escolher Visualizar Aceitar Tudo, você verá todas as edições sugeridas no documento, e tudo o que você precisa fazer para aceitar todas é clicar no grande botão azul Aceitar Tudo.
Ao escolher a opção Visualizar negar tudo, todas as sugestões desaparecerão do documento. Para finalizar, basta clicar no botão Rejeitar tudo. Se você já aceitou ou negou as sugestões, mas se arrependeu, pode voltar clicando na seta para trás para fazer novas alterações.
Histórico da Versão
Você também pode ver diferentes versões do seu arquivo acessando:
- Arquivo
- Histórico da Versão
- Ver o histórico da versão
À direita, você verá todas as diferentes versões do arquivo. Clique nos pontos e você pode nomear essa versão específica ou fazer uma cópia dela. Você também verá itens como a data e hora da última edição. Aqui você encontrará a opção de restaurar esta versão, mas também a verá em um grande botão azul na parte superior.
Você também verá os nomes de todas as pessoas que editaram o arquivo em uma data específica. Ao ativar Mostrar apenas as versões nomeadas, você pode encontrar rapidamente as versões que você nomeou. Todos os outros serão removidos, mas não serão apagados.
Para fazer um comentário sobre uma sugestão que você fez, destaque o texto que deseja comentar e clique na opção Comentário. Será o último da lista. Para faça alterações em seu comentário, clique nos pontos à direita e escolha Editar. Você também pode criar um link para este comentário e excluí-lo se mudar de ideia, desde que esteja lá.
Para responder a um comentário de um colega de equipe, clique no comentário. Digite seu texto e clique no botão Responder ou Resolver. Quando estiver pronto para baixar seu arquivo, vá para Arquivo> Baixar, você pode escolher entre uma grande variedade de formatos.
Você pode escolher entre:
- Palavra
- Formato OpenDocument
- Formato de texto de Rick
- Texto simples
- página da web
- EPUB
Android
Para fazer o mencionado anteriormente, mas em seu dispositivo Android, você precisará acessar diferentes opções. Para sugerir uma edição e ver as duas versões, toque no lápis no canto inferior direito, mas antes de começar a digitar, toque nos pontos no canto superior direito e escolha o Sugira mudanças opção.
Assim como na área de trabalho, tudo que você sugerir terá uma cor diferente.
Como comentar em um arquivo do Google Docs - Android
Se você tem algo a dizer, diga. Você pode comentar no arquivo do Google Docs em seu dispositivo Android pressionando longamente n a palavra ou frase que deseja comentar, seguida dos pontos. Agora você deve ver a opção adicionar comentário.
Você saberá onde está seu comentário, pois ele será destacado. Para veja o seu comentário e outros, toque nele. Escolha Exibir comentário e você deverá ver o que digitou. Você pode editar, excluir ou obter um link compartilhável para o comentário tocando nos pontos. Se o problema por trás do comentário foi resolvido, você pode tocar na opção Resolver para fazê-lo desaparecer.
Se você acidentalmente tocar na opção de resolução, verá (por alguns segundos) a opção de desfazer. Toque nele para reabrir o comentário. Você deverá ver uma mensagem perto do comentário que foi aberto por você. Para ver outros comentários, toque nas setas para ir e voltar.
Certifique-se de ter certeza sobre a sugestão que fará, pois o autor ou autores receberão uma notificação por e-mail para cada sugestão. Mesmo se você mudar de ideia, eles ainda entenderão. Se você é o autor e não deseja receber uma notificação para cada pequena sugestão, pode desativá-lo acessando a configuração do Google Drive ao:
- Acessando as configurações
- Notificações
- Desmarcando a caixa para ambas as opções
Como compartilhar um documento do Google Docs
Você pensou que tinha tudo para editar o documento e lembra que esqueceu de adicionar alguém. Para compartilhar seu arquivo do Google Docs, clique no botão azul Compartilhar no canto superior direito.
Clique onde diz Adicionar pessoas e grupos e adicione seu contato. Lembre-se de dar a esse contato permissões de edição clicando no menu suspenso à direita. Certifique-se de escolher a opção de edição.
Como alterar as permissões de edição no Google Docs
Se alguém ganhou sendo removido de um documento, você pode clicar no botão compartilhar. Abaixo da opção de adicionar alguém, você verá todos os usuários que já adicionou.
À direita, você verá um menu suspenso onde pode escolher outra opção.
Você também terá a opção de um link onde qualquer pessoa com o link pode acessar o arquivo ou apenas as pessoas que você adicionou. Você verá opções para alterar essa configuração ou copiar o link para compartilhar. Ao clicar na engrenagem, você pode alterar configurações como:
- Os editores podem alterar as permissões e compartilhar.
- Os leitores e comentaristas podem ver a opção de baixar, imprimir e copiar.
Conclusão
Ao ver as mudanças, o arquivo vai passando, você pode ver se as mudanças melhoraram o documento. Os comentários também podem ser construtivos para melhorar um arquivo, e agora você sabe como pode adicioná-los ou alterá-los. Você costuma trabalhar com outras pessoas em documentos no Google Docs ou raramente? Compartilhe sua opinião nos comentários abaixo e não se esqueça de compartilhar o artigo com outras pessoas nas redes sociais.