Cu atât de multe informații digitale care intră și ies din dispozitivele dvs., gestionarea fișierelor electronice poate fi o sarcină destul de mare. Aceste fișiere se deplasează dintr-un loc în altul non-stop și adesea în grabă. Este un lucru bun că tehnologia a ajuns din urmă cu aceste probleme.
Organizarea fișierelor 101
Tehnologia face ca partajarea, stocarea și recuperarea să fie eficiente și mai puțin complicate. Accesul fără probleme la fișierele necesare este acum posibil. Acest articol va discuta câteva sfaturi esențiale pentru a vă îmbunătăți eficiența gestionării fișierelor și pentru a vă ghida în sortarea lucrurilor.
1. Improvizați-vă procesul de partajare a fișierelor
Când vorbiți despre organizarea eficientă a fișierelor, nu vorbiți doar despre stocare. Cel mai bine ar fi să abordați modul în care gestionați, trimiteți sau partajați aceste documente cu membrii departamentului.
În primul rând, faxul este o metodă standard de partajare a documentelor pe care toată lumea din lumea corporativă o implementează zilnic. Instituțiile care aparțin finanțelor, dreptului și guvernului tind să folosească acest lucru ca unul dintre instrumentele de comunicare. Ce se întâmplă dacă există o modalitate de a-și maximiza potențialul în timp ce partajarea fișierelor este un proces eficient, cum ar fi fax fără un aparat de fax? Nu te-ar ajuta să organizezi lucrurile în jurul biroului tău?
Dacă procesul de partajare a fișierelor are loc la locul de muncă, puteți stabili un server de fișiere sau o rețea de partajare a fișierelor. Ar ajuta oamenii care au acces să își recupereze fișierele.
2. Păstrați documentele într-un singur loc
Problema organizării fișierelor afectează afacerile de multă vreme. Este o preocupare tot mai mare în rândul companiilor, deoarece multe dintre fișierele lor electronice sunt adesea deplasate în timpul stocării și transferului. Această problemă complică și mai mult situația, deoarece companiile tind să partajeze multe fișiere cu colegii.
Pentru a combate acest lucru, experții sugerează crearea unui singur folder rădăcină pentru a permite accesul ușor la fișierele pe care încercați să le regăsiți. În această metodă, stocați toate fișierele de lucru într-un folder. Pentru utilizatorii de PC, valoarea implicită este Documentele mele.
Într-un mediu partajat, puteți crea și un folder Documente partajate. Ambele procese le permit colegilor să găsească fișiere esențiale chiar de la început. În plus, acest lucru deschide calea pentru backup și arhivare ușoare atunci când spațiile de stocare sunt reduse.
Citește și: 13 cei mai buni manageri de fișiere gratuiti pentru Windows 10 în 2021
3. Evitați stocarea fișierelor pe desktop
Acest subiect este o continuare a celui de-al doilea punct de mai sus. Rețineți că desktopul nu ar trebui să fie spațiul de stocare principal pentru fișierele dvs. În schimb, ar trebui să fie îngrijit și ordonat. Plasarea multor fișiere și lăsarea lor în jur poate face ca întregul spațiu să pară aglomerat.
În plus, poate părea că curățarea spațiului de operare poate fi un efort consumator de timp. Pentru un desktop foarte dezorganizat, este recomandat să utilizați aplicații care vă ajută să vă curățați și să sortați documentele.
4. Urmați regulile stabilite pentru denumirea fișierelor
Înainte de a vă salva munca fișierele din spațiul de stocare în cloud sau folderul rădăcină, încercați să respectați schemele stabilite de denumire a fișierelor. De obicei, companiile vor încerca să rezolve dezbinarea dintre miile de documente care se deplasează în fiecare departament prin stabilirea unor reguli și linii directoare pentru denumirea fișierelor. Rețineți caracterele familiare, cum ar fi liniuțele de subliniere, liniuțele și punctele.
De asemenea, se recomandă utilizarea abrevierilor standard și a numelor descriptive. Nu uitați să adăugați date și să fiți specific dacă este necesar. Scopul denumirii fișierelor este de a spune corect conținutul fără a fi nevoie să le deschideți. Puteți urma câteva convenții standard de denumire, cum ar fi următoarele:
- După data documentului;
- După tipul de document; și
- După departament sau companie.
De exemplu, dacă fișierul este despre o scrisoare întârziată, puteți alege ceva care să corespundă în mod corespunzător cu mesajul dvs. Dacă toate acestea pot părea copleșitoare, rețineți întotdeauna că aceste mici detalii vă vor ajuta la identificarea și recuperarea fișierelor.
Citește și: 11 cel mai bun software de distrugere a fișierelor pentru Mac în 2021
5. Efectuați în mod regulat copii de siguranță ale fișierelor
Efectuarea de copii de siguranță a datelor este o parte esențială a asigurării unui flux fluid al proceselor de afaceri și a continuității. Protejează compania de evenimente nefericite, cum ar fi pierderea de date, care poate fi rezultatul următoarelor:
- Atacul malware;
- Deteriorări ale unităților;
- Unități de stocare furate;
- atac ransomware;
- Hacking de conturi de stocare; și
- Ștergerea fișierului.
Aceste lucruri pot fi evitate dacă stabiliți un protocol de rezervă. Pentru a oferi o protecție suficientă pentru afacerea dvs., trebuie să implementați un sistem cuprinzător de backup a datelor urmând aceste seturi de procese:
- Efectuați în mod regulat copii de siguranță ale datelor;
- Stocați date pe unități și servicii cloud; și
- Aveți o parolă pentru foldere și fișiere
- Păstrați unitățile de stocare într-o locație privată.
Dacă orice pierdere de date ar duce la o interferență în afaceri, faceți o copie de rezervă a documentelor necesare. Fișierele șterse pot fi recuperate daca instalezi software de recuperare. Cu toate acestea, anumite detalii dintr-o tranzacție comercială sunt cel mai probabil irecuperabile dacă fișierele de stocare sunt sparte, deteriorate sau pierdute.
6. Ștergeți fișierele vechi, inutile
Ștergerea fișierelor vechi poate fi un lucru deranjant. Cu toate acestea, trebuie să luați în considerare și aceste documente inutile adaugă dezordine la un sistem de fișiere deja dezordonat. Verificați regulile companiei dvs. despre ștergerea fișierelor și asigurați-vă că nu veți avea nevoie din nou de acele fișiere de afaceri.
Dacă nu sunteți sigur, creați un folder în folderul rădăcină și numiți-l „inactiv” sau „vechi”. Stocați acele fișiere vechi în folder pentru a le păstra până când sunteți sigur că nu va mai fi folosit.
7. Creați comenzi rapide și favorite
Aceste funcții sunt excelente pentru fișierele și folderele pe care le utilizați în fiecare zi. În loc să vă căutați drum prin nenumărate locuri de stocare, încercați să creați acces pentru aceste fișiere. Poate fi în jurul filei Finder pentru utilizatorii de Mac sau în bara laterală File Explorer dacă utilizați un computer. Utilizarea acestor opțiuni ar face căutarea în fișiere ușoară.
Citește și: Cele mai bune 22 de programe gratuite de actualizare a driverelor pentru Windows 10, 8, 7 în 2021 [Actualizat]
Gânduri finale: organizarea este cheia
Este esențial să vă amintiți întotdeauna că cel mai bine este să vă păstrați fișierele actualizate și organizate pentru a menține coeziunea oriunde vă stocați documentele. Scopul dvs. principal aici este să vă garantați că puteți găsi în continuare ceea ce căutați după crearea acestuia într-un sistem de gestionare a fișierelor.
În plus, gestionarea și organizarea corectă a fișierelor electronice sunt, fără îndoială, esențiale într-un mediu de configurare partajat. Dacă colegii tăi nu sunt prin preajmă, poți găsi și accesa rapid fișierele create de ei.
Pe măsură ce vă ocupați de sarcinile zilnice, luați în considerare ideile menționate aici pentru a sorta fișierele pe care le aveți. Pe termen lung, va fi convenabil pentru tine și organizația ta.