Cum să utilizați Numbers pe Mac: tehnici avansate

Acum câteva săptămâni, am acoperit tehnicile de bază pentru utilizarea Numbers pe Mac. În cazul în care ați ratat această postare, am explorat funcțiile Numbers, cum ar fi formule, șabloane, foi și sortare.

Astăzi, vom extinde această postare acoperind tehnici mai avansate. Dacă nu sunteți familiarizat cu subiectele abordate în primul articol, vă sugerez cu tărie să îl citiți înainte de a lucra pe acesta. Totuși, pentru cei care se simt confortabil cu Numbers și doresc să-și extindă cunoștințele de lucru, atunci această postare este pentru tine.

În această postare, ne vom uita la tehnici avansate, cum ar fi crearea de diagrame, tabele pivot, adăugarea de filtrare și formatare condiționată și explorarea posibilităților de a combina Numbers cu AppleScript. Acesta va fi un pic de „nivel mai sus”, așa că pregătiți-vă și să începem!

Cum să utilizați Numbers pe Mac: tehnici avansate

Tabele pivot

Primul lucru pe care îl vom acoperi este o funcție relativ nouă pentru Numbers pe Mac: tabelele pivot. Pe vremuri, aceasta era o caracteristică de care doar utilizatorii Excel se puteau bucura. Dar, în actualizările recente, Apple a adus tabele pivot pe Mac.

Deci, ce sunt tabelele pivot? Pentru cei care nu știu, un tabel pivot este un fel ca un tabel standard de date, cu excepția faptului că este interactiv. Aspectele interactive ale unui tabel pivot vă permit să organizați rapid, să filtrați, să sortați și să înțelegeți mai bine datele din tabel.

De exemplu, într-un tabel obișnuit Numbers, veți vedea mai multe rânduri și coloane de date care, indiferent cât de organizate, este probabil dificil de preluat rapid informații. Astfel, puteți mapa acest tabel de date într-un tabel pivot, care vă va afișa rapid rezumate ale datelor, va afișa relațiile dintre datele dvs. și multe altele.

Pentru a crea un tabel pivot în Numbers, mai întâi veți avea nevoie de un tabel sau un interval de date. Un interval de date este doar un rând sau o coloană de date, în timp ce un tabel este o serie de rânduri și coloane.

Selectați intervalul sau tabelul dvs., apoi faceți clic Masă rotativă în bara de instrumente din partea de sus a ecranului. Vi se va cere să alegeți una dintre aceste patru opțiuni:

• Pe foaie nouă: Aceasta creează o nouă foaie care conține tabelul pivot. Acest lucru separă vizual tabelul și tabelul pivot pentru a menține lucrurile organizate.
• Pe foaia curentă: Acest lucru adaugă tabelul pivot la foaia pe care o utilizați în prezent, permițându-vă să vizualizați tabelul și tabelul pivot în același timp.
• Pentru celulele selectate de pe foaia nouă: Dacă nu doriți să creați un tabel pivot folosind un tabel, puteți selecta un interval. Dacă alegeți această opțiune, veți crea un tabel pivot pentru intervalul dvs. pe o foaie nouă.
• Pentru celulele selectate din foaia curentă: În sfârșit, așa cum era de așteptat, această opțiune preia intervalul de celule selectat și creează un tabel pivot pentru ele în foaia dvs. actuală Numbers.

Cel mai bun mod de a înțelege tabelele pivot este să începeți să creați și să experimentați cu ele. Nu avem timp în această postare să aprofundăm mult mai mult decât aceasta, dar vom face o postare viitoare despre tabelele pivot, explorându-le mai detaliat. Așa că fii atent pentru asta!

Crearea graficelor

Următoarea tehnică avansată pe care veți dori să o învățați când utilizați Numbers pe Mac este crearea de diagrame. Deși diagramele nu sunt strict necesare atunci când utilizați Numbers, ele sunt un instrument excelent de vizualizare.

Pentru cei care nu sunt familiarizați cu diagramele, acestea sunt o modalitate de a prelua datele într-un tabel și de a le afișa într-un mod mai vizual. Acest lucru este excelent pentru a elimina informații rapide, precum și pentru a vă afișa datele persoanelor care nu sunt tehnice. De exemplu, dacă ați urmărit cheltuielile în Numbers și trebuie să afișați aceste cheltuieli în timpul unei conferințe, puteți crea un grafic și îl puteți prezenta într-o prezentare.

Crearea unei diagrame în Numbers este foarte ușoară. Doar alegeți Diagramă din bara de instrumente și alegeți o diagramă 2D, 3D sau interactivă pentru setul dvs. de date. Dacă nu sunteți sigur cu ce să mergeți, atunci probabil că cel mai bine este să rămâneți cu o opțiune 2D.

Din nou, nu avem suficient timp în această postare pentru a aprofunda crearea graficelor. Dar, în general, diagramele circulare și diagramele cu bare sunt o alegere excelentă. Diagramele circulare ajută la afișarea procentelor și cantităților, în timp ce diagramele cu bare sunt mai bune pentru a compara lucrurile într-o ierarhie vizuală.

La fel ca în cazul tabelelor pivot, este util să experimentați cu diferite opțiuni de diagramă. Deci, creați un set de date și începeți să faceți diagrame bazate pe acel set de date.

De asemenea! Un ultim sfat. Când creați o diagramă care are o axa X și Y (diagramele cu bare, de exemplu, au acest lucru), încercați să păstrați numere constante pe axa X și numere variabile pe axa Y. De exemplu, este o practică obișnuită să puneți variabile de timp pe axa X (luni, ani, săptămâni, trimestre etc.) și valori financiare pe axa Y (monede, câștiguri, cheltuieli, pierderi, creștere etc.).

Evidențierea condiționată în Numbers pe Mac

O altă tehnică importantă de stăpânit în Numbers pe Mac este evidențierea condiționată. După cum probabil ați observat până acum, puteți formata conținutul din celule. Puteți schimba culoarea de fundal a unei celule, puteți schimba culoarea și tipul fontului și așa mai departe.

La fel ca diagramele, formatarea poate fi folosită pentru a vă ajuta să vă organizați vizual datele. Prin codificarea culorilor intrărilor de date, puteți distinge rapid între valorile pozitive și negative, date și sume în dolari, clienți și așa mai departe.

Desigur, schimbarea manuală a tuturor formatării poate dura mult timp. Aici intervine evidențierea condiționată. Vă permite să creați reguli automate care modifică instantaneu formatarea celulelor dvs. Deci, dacă aveți clienți A, B și C, puteți crea reguli astfel încât toate intrările A să fie verzi, toate intrările B să fie albastre și toate intrările C să fie roșii.

Pentru a configura reguli de evidențiere condiționată, selectați o celulă, un interval de celule sau o întreagă coloană/rând. Apoi apasa Format în partea din dreapta sus a ecranului Numbers. Acest lucru ar trebui să arate (nu să ascunde) panoul Format din partea dreaptă a ecranului.

În partea de sus a acestui panou, selectați Celulă. Apoi apasa Evidențierea condiționată…

Selectați Adăugați o regulă. Puteți crea apoi o regulă care se bazează pe numere, text, date și așa mai departe. Fiecare tip de regulă are propriii parametri, așa că alege-l pe cel care corespunde cel mai bine nevoilor tale. De exemplu, dacă doriți ca fiecare celulă cu textul „Client A” să fie verde, ați alege Text > Este…

Desigur, puteți modifica aceste reguli pentru a se potrivi nevoilor dvs. Dacă l-ați configurat așa cum am făcut-o eu, atunci de fiecare dată când introduceți „Client A” într-o celulă cu aceste reguli de evidențiere condiționată, culoarea de fundal va deveni instantaneu verde.

Pentru a fi clar, acest lucru nu schimbă neapărat funcția datelor sau a tabelului. Pur și simplu ajută la clarificarea vizuală a lucrurilor și vă economisește timp.

Formatarea numerelor

Similar cu evidențierea condiționată este formatarea numerelor în Numbers pe Mac. În mod implicit, toate numerele pe care le introduceți în Numbers vor arăta relativ similare. Cu toate acestea, nu toate numerele trebuie formatate în același mod. Veți avea date, ore, monede și procente.

Pentru a vă asigura că aceste numere arată așa cum sunt destinate, puteți seta reguli pentru formatarea diferitelor celule și intervale. Pentru a configura acest lucru, va trebui să vă asigurați că Format bara laterală este deschisă și veți dori să alegeți Celulă din nou în această bară laterală.

Veți observa că în partea de sus a acestei secțiuni a barei laterale este un meniu drop-down etichetat Format de date. Când selectați acel meniu drop-down, veți vedea următoarele opțiuni:

Tot ce trebuie să faceți de aici este să alegeți formatarea pe care doriți să o utilizați pentru celulele selectate. De atunci încolo, celulele dvs. vor fi automat formatate corespunzător.

Și dacă alegi Număr din meniul drop-down, puteți chiar să alegeți numărul de zecimale care sunt afișate. Acest lucru poate fi foarte util pentru afișarea informațiilor așa cum doriți să fie afișate.

Filtrare

O altă opțiune de afișare utilă în Numbers pe Mac este filtrarea. Filtrarea, similară tabelelor pivot, vă permite să afișați numai informațiile care sunt relevante pentru dvs. De exemplu, puteți utiliza filtrarea pentru a ascunde cheltuielile pe care nu le puteți permite, pentru a afișa numai clienții pe care îi datorați sau pentru a afișa toate intrările viitoare.

Cu alte cuvinte, vă permite să completați toate datele, apoi să le filtrați în funcție de regulile pe care le alegeți.

Când creați reguli de filtrare, aveți două opțiuni:

• Filtre rapide: Acestea sunt reguli de filtrare generate automat, care apar pe baza datelor pe care le-ați introdus în tabelul dvs. Sunt utile atunci când doriți doar să filtrați rapid anumite informații și nu doriți să vă organizați neapărat setul de date într-un anumit mod.
• Reguli de filtrare: Regulile de filtrare, pe de altă parte, sunt reguli pe care le stabiliți pentru tabelul/setul de date. Sunt mai permanente, mai structurate și pot fi accesate oricând aveți nevoie de ele.

Pentru a utiliza filtre rapide, selectați o coloană de date sau o anumită celulă, plasați cursorul peste litera coloanei corespunzătoare, apoi faceți clic pe săgeata care apare lângă litera coloanei. Aceasta va afișa un meniu derulant, pe care veți găsi Filtru rapid Opțiuni.

Selectați-l, apoi alegeți dintre opțiunile de filtrare disponibile pe care le prezintă pentru a modifica datele vizibile. Datele nu sunt șterse sau modificate, ci doar ascunse pentru vedere.

Pentru regulile de filtrare, selectați coloana, rândul sau celulele pe care doriți să le filtrați. Apoi, faceți clic dreapta pe ele și alegeți Afișați opțiunile de filtrare.

Apoi, în bara laterală (care ar fi trebuit să se schimbe pentru a afișa opțiunile de filtrare), puteți adăuga un filtru la o coloană la alegere. La fel ca în cazul evidențierii condiționate, puteți crea reguli care vă vor permite să afișați/ascundeți datele strategic.

Stăpânește COUNTIF în Numbers pe Mac

Una dintre cele mai puternice funcții din Numbers pe Mac este COUNTIF. Din punct de vedere tehnic, există și alte funcții „IF”, dar odată ce înțelegeți cum funcționează COUNTIF, veți putea să vă dați seama și de restul.

În esență, COUNTIF permite utilizatorilor să aplice o formulă unui interval de numere, dar și să excludă numerele care nu îndeplinesc anumite condiții. Așa că „CONTĂRARE” numerele „DAC” îndeplinesc condițiile tale.

De exemplu, puteți utiliza acest lucru pentru a număra doar vânzările care depășesc 100 USD, ignorați clienții care au cheltuit mai puțin de 10 USD sau priviți doar plățile care nu au fost procesate.

Pentru a utiliza o funcție COUNTIF, faceți clic Introduce în partea de sus a ecranului, atunci Formulă, apoi Formula noua. Aceasta va schimba bara laterală pentru a afișa toate formulele disponibile pentru dvs. În bara de căutare a acestui panou lateral, tastați „IF” și apăsați întoarcere.

Când faceți acest lucru, veți vedea funcții precum IF, SUMIF, AVERAGEIF și, desigur, COUNTIF. Toate acestea sunt funcții care profită de caracteristica IF, așa că alegeți-o pe cea care se aplică nevoilor dvs.

Veți observa că există și funcții „-IFS”. Acestea funcționează mai mult sau mai puțin în același mod, cu excepția faptului că vă permit să verificați mai multe colecții pentru mai multe colecții, mai degrabă decât o singură colecție pentru o singură condiție.

Folosind VLOOKUP

Următorul este VLOOKUP. VLOOKUP este o caracteristică de bază a Excel și este una cu care cei care folosesc Numbers pe Mac vor dori să se familiarizeze. Odată ce sunteți, vă veți găsi folosind această funcție tot timpul.

Pentru cei care nu știu, VLOOKUP este o funcție care vă permite să căutați o anumită bucată de date care corespunde unei alte date. De exemplu, puteți căuta tariful orar (coloana B) perceput de un client (coloana A).

De acolo, puteți utiliza valoarea pe care ați căutat-o ​​într-o altă funcție. Prin urmare, este o modalitate excelentă de a începe să organizați și să transpuneți bucăți de date în jurul setului dvs. de date.

Pentru a utiliza VLOOKUP, veți revizui pașii parcurși în ultima tehnică pe care am tratat-o. Selectați Introduce în partea de sus a ecranului, apoi alegeți Formulă și Formula noua. Acest lucru ar trebui să vă schimbe panoul lateral pentru a afișa panoul de selecție a formulei.

În bara de căutare a acestui panou, tastați „VLOOKUP” și apăsați întoarcere pe tastatura ta. Ar trebui să vedeți CĂUTARE V să apară instantaneu.

Continuați și selectați CĂUTARE V pentru a începe să creați formula într-o celulă pe care o alegeți.

Pentru ca această funcție să funcționeze, va trebui să completați următoarele informații:

• Caută: Aici veți introduce valoarea pe care doriți să o găsiți. Puteți introduce un număr sau un șir REGEX. Dacă nu sunteți familiarizat cu REGEX, acest post te va pune la curent.
• Gama de coloane: Următoarea secțiune este selecția celulelor prin care veți căuta. Deci specificați ce celule doriți să găsiți Caută continut in.
• Coloana de întoarcere: Coloana de returnare este locul în care veți specifica ce parte de date doriți să fie returnată. De exemplu, dacă îl cauți pe al cuiva Plata orară (Coloana A), atunci poate doriți să trageți efectiv valoarea conținută în coloana B, care conține suma în dolari pe care o câștigă. Cu alte cuvinte, aceasta este valoarea care va specifica ce parte de date va returna această funcție.
• Potrivire apropiată: Acest parametru vă permite să alegeți cât de multă libertate le oferiți datelor pe care le găsește formula dvs. VLOOKUP. De exemplu, să presupunem că căutați numărul „5,5”, dar formula găsește în schimb „5,6”. Poți să folosești Potrivire apropiată pentru a decide dacă aceasta ar apărea ca o eroare sau dacă doriți să o considerați suficient de precisă.

Si asta e! CĂUTARE V poate fi puțin dificil de înțeles, dar odată ce o faci, va fi un instrument cu adevărat puternic în arsenalul tău. Așa că petreceți mult timp cu el până când vă simțiți confortabil să îl utilizați. Am descoperit că comunitățile Reddit pentru Excel și Numbers au multe informații despre cum funcționează VLOOKUP, dacă aveți nevoie de câteva lecturi suplimentare.

Colaborați cu colegii de muncă

Una dintre cele mai simple tehnici avansate pe care le vom acoperi în acest tutorial despre Numbers pe Mac este colaborarea. În actualizările recente, Apple a adăugat posibilitatea utilizatorilor de a colabora între ei în Numbers.

A face acest lucru este o modalitate foarte ușoară și excelentă de a vă face pe dvs. și echipa dvs. mai productivi. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Colabora butonul din bara de instrumente și partajați accesul la foaia de calcul cu alte persoane prin e-mail, text sau AirDrop.

Persoanele cu care colaborați vor trebui să aibă un dispozitiv Apple, de preferință un Mac sau iPad, deși un iPhone va funcționa și el.

Când colaborați la un fișier Numbers, veți putea vedea editările și contribuțiile exacte pe care le-au făcut alții. Acest lucru este excelent pentru a partaja documente cu oameni, pentru a lucra la același fișier folosind dispozitive diferite sau în momente diferite și pentru a vă menține echipa de la locul de muncă conectată.

Adăugarea AppleScript la Numbers

Nu în ultimul rând, o tehnică destul de avansată pentru Numbers pe Mac este utilizarea AppleScript cu foile de calcul. Pentru cei care nu știu, AppleScript este un limbaj de scripting de bază de la Apple, care poate fi folosit pentru a automatiza anumite sarcini.

Pentru cei care sunt familiarizați cu Excel, este posibil să aveți experiență cu macrocomenzi. Macro-urile vă permit să automatizați sarcini de bază, cum ar fi introducerea de numere sau actualizarea informațiilor. Este un mare economisire de timp și unul care este încorporat în Excel.

Din păcate, Apple nu a integrat încă o funcție similară cu Numbers. În schimb, va trebui să vă bazați pe AppleScript.

Vestea bună este că AppleScript este destul de simplu. Dacă aveți deja ceva experiență în programare, atunci ar trebui să o puteți prelua destul de repede. Și dacă nu, puteți fie să învățați elementele de bază, fie să copiați codul pe care alții l-au scris online.

La fel ca multe din ceea ce este în acest articol, nu avem timp să facem o scufundare profundă a tuturor lucrurilor pe care le puteți face cu AppleScript în Numbers. Doar știți că, dacă vă aflați că faceți o mulțime de sarcini repetitive în Numbers, puteți utiliza AppleScript pentru a începe să descărcați acele lucrări pe computer.

Numbers pe Mac: a deveni profesionist

Si asta e! Stăpânind tehnicile prezentate în această postare, puteți începe să vă îmbunătățiți abilitățile în Numbers pe Mac și să faceți progrese spre a deveni un adevărat profesionist. În timp ce unele dintre aceste concepte pot fi greu de înțeles la început, șansele sunt bune că veți ajunge să folosiți o mulțime de aceste lucruri zilnic.

Acestea sunt tehnici excelente de învățat dacă doriți să lucrați în Numbers sau Excel pentru a vă câștiga. Și pentru cei care au nevoie doar de Numbers pentru proiecte acasă, acest lucru vă va permite să faceți o mulțime de lucruri noi. Spune-mi în comentariile de mai jos cum intenționezi să folosești aceste diverse tehnici!

Pentru mai multe informații, știri și ghiduri despre toate lucrurile Apple, consultați restul blogului AppleToolBox.

Ne vedem data viitoare!