Există întotdeauna un motiv pentru a trimite e-mailuri către diverse persoane. Iată cum puteți crea o listă de distribuție în Outlook.
În calitate de utilizator Outlook, poate fi necesar să trimiteți e-mailuri oficiale sau personale importante către mai multe persoane. În astfel de situații, trimiterea de e-mailuri individual va necesita mai mult timp și efort.
Puteți configura o listă de distribuție în Outlook și puteți elimina bătălia de a adăuga mai multe adrese de e-mail în câmpul Către.
Dar mai întâi, să aflăm mai multe despre lista de distribuție și importanța acesteia.
Ce este o listă de distribuție în Outlook?
Lista de distribuție este o listă de contacte sau adrese de e-mail care pot fi folosite pentru a distribui sau trimite e-mailuri către toți.
Deci, este un grup de adrese de e-mail pe care le puteți folosi pentru a trimite un e-mail. Aceste liste sunt, de asemenea, menționate în diferite versiuni de Outlook ca Listă de contacte și Grupul de contact.
Dacă aveți o listă de distribuție, aceasta va apărea în lista dvs. de contacte și agenda.
De ce aveți nevoie de o listă de distribuție în Outlook?
Trimiterea unui e-mail către diverse persoane poate fi dificilă, mai ales dacă faci parte dintr-o organizație cu sute sau mii de angajați.
Lista de distribuție automatizează această sarcină banală și repetitivă de a adăuga adrese de e-mail individual ori de câte ori doriți să trimiteți un e-mail unui grup de persoane.
Puteți crea lista o dată și o puteți folosi ani de zile, cu excepția cazului în care unii angajați se alătură sau părăsesc organizația sau echipa.
În acest caz, puteți edita fără probleme lista de distribuție pentru a o menține la zi. Mai mult, o listă de distribuție vă ajută să evitați să adăugați accidental pe cineva ca destinatar al e-mailului.
Diferența dintre lista de distribuție, grupul de distribuție și grupul de contact
Veți descoperi că termeni precum lista de distribuție și grupul de contacte sunt folosiți interschimbabil în ecosistemul Microsoft sau Outlook.
Deși acestea înseamnă același lucru, lista de distribuție este utilizată în versiunile mai vechi ale aplicației Outlook.
Unele persoane pot folosi, de asemenea, termeni precum grup de distribuție și lista de contacte pentru a se referi la lista de distribuție.
În cazul abonamentelor Office 365, listele de distribuție sunt destinate întregii organizații.
Pe lângă faptul că sunt gestionate centralizat, aceste liste primesc e-mailuri de la e-mailul organizațional în loc de adresa de e-mail personală.
În schimb, grupurile de contacte pot fi create pe un cont personal de e-mail Outlook.
Crearea unei liste de distribuție în Outlook din aplicația web
În timp ce accesați Outlook din aplicația web, puteți urma acești pași pentru a adăuga o listă de contacte sau o listă de distribuție:
- Deschis Outlook în browserul web și faceți clic pe oameni pictograma.
- Faceți clic pe săgeată derulantă lângă Contact nou pentru a selecta Listă nouă de contacte.
- Pe ecran va apărea un pop-up.
- Trebuie să introduceți un nume pentru listă.
- Adăugați adresele de e-mail ale tuturor persoanelor pe care doriți să le includeți în această listă de distribuție.
- Dacă doriți, puteți adăuga și o descriere.
- Clic Terminat, și tocmai ați creat un Lista de distribuție Outlook.
- Când trimiteți un e-mail grupului, adăugați numele grupului în La camp.
Cum se creează o listă de distribuție în Outlook Desktop
Chiar dacă aveți o aplicație Outlook pe Windows, puteți crea cu ușurință o listă de distribuție cunoscută sub numele de Grup de contact. Iată pașii rapidi pentru a crea o listă de distribuție Outlook acolo:
- Deschide aplicația Outlook și selectați oameni fila.
- Faceți clic pe Contact nou săgeată derulantă.
- Alege Grup de contact.
- Veți vedea o nouă fereastră pentru acel grup sau listă.
- În Câmp de nume, adăugați numele listei.
- Click pe Adăugați membru buton.
- Alege de unde (Contacte Outlook, Agendă de adrese, Contact e-mail) doriți să adăugați persoane în acest grup.
- Selectați pe cineva și faceți clic pe Membrii butonul pentru a le adăuga la listă.
- Pentru a selecta mai multe persoane simultan, apăsați tasta Ctrl tasta în timp ce selectați toate numele.
- Când ați terminat, faceți clic Bine a reveni la Grup de contact fereastră.
- Clic Salvați și închideți pentru a aplica modificări.
Cum se creează o listă de distribuție în Outlook pentru Mac
Funcția de listă de distribuție Outlook este disponibilă și pentru utilizatorii de Mac. Deci, puteți crea o listă de distribuție în Outlook Mac cu acești pași:
- Deschis Outlook pentru Mac și selectați oameni.
- Alege Noua listă de contacte sub Acasă fila.
- Atribuiți un nume listei.
- Click pe Adăuga butonul și tastați primele litere ale numelui contactului pe care doriți să îl includeți.
- Selectați acel nume pentru a-l adăuga.
- Introdu adresa de e-mail pentru a adăuga pe cineva care nu se află în lista de contacte.
- Apasă pe Salvați și închideți când toate numele sunt adăugate cu succes.
Concluzie
Acum că știți cum să creați o listă de distribuție în Outlook, puteți trimite fără probleme e-mailurile multor persoane.
Indiferent dacă utilizați Windows sau Mac, urmând pașii noștri vă va ajuta să creați o listă de distribuție Outlook.
Puteți comenta pentru a vă împărtăși experiența cu configurarea unei liste de distribuție în Outlook. După ce ați creat o listă, poate doriți partajați lista de contacte cu alt utilizator Outlook.