Cum să îmbinați prin corespondență din Excel în Word în 2 moduri

Dacă vă străduiți să trimiteți e-mailuri sau e-mailuri în bloc clienților și clienților prin personalizarea conținutului fiecărui document, îmbinarea corespondenței vă poate ajuta. Pentru îmbinarea corespondenței, cea mai bună combinație este Excel și Word. Găsiți aici cum să îmbinați corespondența din Excel în Word în două metode simple.

Combinarea corespondenței este cea mai accesibilă formă de automatizare a muncii de birou pe computere desktop și laptop. Trebuie doar să configurați aplicația Microsoft Word pentru a prelua date pentru textele substituent dintr-o bază de date, cum ar fi un fișier Excel pentru un document.

Odată setat, puteți crea scrisori personalizate, plicuri, e-mailuri, directoare, etichete de adrese și așa mai departe cu un singur clic. Dacă înveți cum să faci o îmbinare prin corespondență din Excel în Word, poți crea facturi, facturi lunare, detalii de abonament și multe alte documente oficiale pentru sute și mii de clienți în câteva clicuri.

Învățând cum să faceți o îmbinare a corespondenței în Word din Excel, puteți crea e-mailuri și e-mailuri bogate în date și puteți evita erorile umane care reprezintă un risc atunci când creați astfel de documente manual. Deci, să începem cu metodele de a face o îmbinare prin corespondență din Excel în Word.

Există două moduri de a face o îmbinare prin corespondență din Excel în Word. Prima este metoda manuală în care adăugați singur textele substituent pentru un document, iar Word face restul pentru restul e-mailurilor sau e-mailurilor. Aflați pașii pentru îmbinarea manuală a corespondenței aici:

În primul rând, trebuie să creați o bază de date din care MS Word va prelua date în câmpurile de îmbinare prin corespondență din șablonul de e-mail, e-mail, factură etc. Trebuie să creați baza de date Excel în așa fel încât toate datele referitoare la un destinatar să fie disponibile într-un singur rând.

Puteți separa diferite date într-un singur rând sub diferite anteturi de coloană. Aceste anteturi de coloană vor funcționa ca contrapartidă pentru câmpurile de îmbinare prin corespondență în Word. Puteți crea antetul coloanei după cum doriți acum. Dar mai târziu, trebuie să faceți modificări minore în anteturile coloanelor pentru a se potrivi câmpurilor din Word.

Găsiți mai jos pașii de bază pentru a crea o bază de date pentru îmbinarea corespondenței în Excel. Acest tutorial va crea o factură pentru o afacere mică sau acasă unde puteți trimite facturi în vrac și facturi lunare către mii de clienți la un preț accesibil, fără a vă baza pe soluții online costisitoare sau pe terțe părți agentii:

• Creați un fișier Excel gol și redenumiți numele foii în Facturi.
• Trebuie să completați toate datele pentru îmbinare prin corespondență din această foaie de lucru.
• Acum creați elementele pe care doriți să le includeți în documentul de îmbinare prin corespondență ca antete de coloană. Acestea vor funcționa ca Câmpuri de îmbinare prin corespondență în cuvânt.
• Introduceți un nume de client și toate celelalte informații asociate sub antetul coloanei respective din același rând. Dacă schimbați rândurile pentru același client, Word nu va putea completa informațiile corecte în documentul îmbinat.

• Pe măsură ce baza dvs. de clienți crește, puteți începe să adăugați nume de clienți noi sub Antetul coloanei client.
• De asemenea, puteți adăuga date noi pentru clienții existenți sau noi sub anteturile de coloană specifice.
• De fiecare dată când actualizați această bază de date, combinarea prin corespondență Word va crea automat un nou document pentru client pentru a fi adăugat clienți, omiteți clienți dacă ștergeți unii și, de asemenea, actualizați cifrele din document conform informațiilor din Excel Bază de date.
• Combinația de corespondență Word nu va importa formatarea numerelor din Excel. Pentru a păstra elemente de formatare a numerelor, cum ar fi zecimale, simboluri valutare etc., trebuie să inserați un cod scurt în anumite câmpuri de îmbinare prin corespondență. Voi menționa codul și trucul pentru a-l folosi mai târziu în acest tutorial.

Asta este! Ați creat cu succes baza de date Excel pentru proiectul de îmbinare a corespondenței. Buna treaba! Să începem să creăm șablonul de îmbinare a corespondenței în Microsoft Word.

În primul rând, trebuie să redactați factura de e-mail sau e-mail pe care doriți să le trimiteți clienților și clienților dvs. Scrisoarea trebuie să conțină câteva informații de bază despre dvs., așa cum se arată mai jos. Acestea sunt statice pentru toate e-mailurile și e-mailurile.

• Numele dumneavoastră
• Numele companiei dvs
• Adresa companiei dvs
• Sigla companiei (dacă există)
• O linie de semnătură

Acum că ați creat șablonul Word pe care veți adăuga câmpuri de îmbinare a corespondenței, să vedem pașii de mai jos:

• Faceți clic pe fila Mailings din panglica Word și apoi selectați Porniți fuziunea corespondenței.

• De la lista verticală, alege tipul de document pe care vrei să-l faci. Să selectăm Mesaje de e-mail.
• Acum, dă clic din nou Trimiteri dar de data asta alege Selectați Destinatari.
• Deoarece doriți să efectuați o îmbinare prin corespondență din Excel în Word, selectați Utilizați o listă existentă opțiune.

• Acum, localizați baza de date de îmbinare a corespondenței creată mai devreme pe Excel și selectați Facturi fișa de lucru în Selectați Tabel căsuță de dialog.
• Acum, ar trebui să vedeți că Scrieți și introduceți câmpuri grupul de comenzi devine activat în meniul panglică Word > Trimiteri.

Până acum, ați conectat baza de date Excel pentru îmbinare corespondență la Word. În continuare, vom învăța cum să completăm câmpurile necesare în documentul șablon de îmbinare a corespondenței de mai jos:

• Apasă pe Linia de salutare opțiunea din fila Mailings și creați linia de salut pe care doriți să o adăugați. The „GreetingLine” va apărea textul substituent.

• Acum, puteți scrie o declarație menționând plata facturii. Aceasta va fi o declarație statică care va ajunge la toți destinatarii.
• Sub linia de salut, puteți adăuga alte câmpuri de îmbinare a corespondenței, cum ar fi E-mailul utilizatorului„E-mail_client”; Numărul facturii: «Invoice_Number»; Data facturii: «Invoice_Date», etc.

• Apoi, faceți clic pe Inserați câmpul de îmbinare opțiunea de a începe adăugarea componentelor dinamice ale proiectului de îmbinare a corespondenței.
• Comanda Inserare câmp de îmbinare va afișa toate anteturile de coloană disponibile în baza de date Excel pe care ați adăugat-o în documentul de îmbinare prin corespondență. Faceți-vă timp pentru a adăuga câmpurile dorite.

• De exemplu, puteți adăuga aceste câmpuri de îmbinare: «Servicii_Linia_1»; „Date_Line_1”; „Amount_Line_1”; «Servicii_Linia_2»; „Date_Line_2”; „Amount_Line_2”; „Suma_Total_”.

• Acum că ați adăugat toate câmpurile dinamice, vă puteți închide e-mailul adăugând o observație de închidere și o linie de semnătură. Din nou, aceasta ar fi o componentă statică.
• Acum puteți face clic pe Previzualizează rezultatele butonul de sub fila Mailings pentru a vizualiza primul document îmbinat.

După cum puteți vedea în previzualizare, suma facturii nu arată moneda sau punctele zecimale. Pentru a rezolva acest lucru, urmați pașii descriși aici:

• Faceți clic dreapta pe „Amount_Line_1” câmpul de îmbinare a corespondenței și faceți clic Comutați codurile de câmp.

• Acum, ar trebui să vedeți MERGEFIELD și apoi câmpul.
• Introdu următorul cod așa cum se arată în imaginea de mai sus:

#$0.00

• Acum, selectați câmpul din nou, faceți clic dreapta și Comutați codurile de câmp.

• Apoi, consultați previzualizarea pentru a confirma dacă îmbinare prin corespondență importă sau nu formatarea numărului.
• Acum puteți introduce codul de mai sus în alte câmpuri de îmbinare a corespondenței cu numere precum „Amount_Line_2” și «Suma_Total_».

Puteți evidenția datele importante în șablonul de e-mail acum. Combinația de corespondență Word va include formatarea în toate celelalte documente pe care le creați în acest proiect de îmbinare a corespondenței.

Odată gata, faceți clic Terminați și îmbinați > Editați documente individuale > Toate în Îmbina înregistrările căsuță de dialog. Clic Bine pentru a crea toate documentele îmbinate pentru fiecare client în baza de date Excel.

Combinația de corespondență Word va crea un document nou cu e-mailurile îmbinate. Deci, trebuie să salvați fișierul separat sau să trimiteți e-mailuri imediat.

A doua modalitate de a face o îmbinare a corespondenței este prin utilizarea vrăjitorului de îmbinare a corespondenței din Microsoft Word. Cu toate acestea, aceasta este o metodă dificilă. Trebuie să modificați baza de date sursă în Excel în funcție de câmpurile de îmbinare prin corespondență disponibile în Word. Iată ce trebuie să faceți pentru a încerca îmbinarea automată a corespondenței în Word:

• Creați șablonul de document Word și apoi faceți clic Trimiteri > Porniți fuziunea corespondenței > tipul de document pe care doriți să îl produceți.

• Apoi apasa Porniți fuziunea corespondenței din nou și apoi selectați Expert de îmbinare corespondență pas cu pas.

• Instrucțiunile vor apărea în șase pași în panoul de navigare din dreapta al Word.
• Trebuie să efectuați sarcina afișată la primul pas și apoi să faceți clic pe Următorul: document de pornire pentru a urma expertul.

Puteți îmbina automat datele în Word din Excel utilizând caracteristica de îmbinare a corespondenței Word. Pentru aceasta, trebuie să aveți cu dvs. fișierul Excel. Apoi, creați un nou document Word și începeți să vă scrieți e-mailul sau e-mailul. În locurile în care trebuie să importați valori din Excel, faceți clic pe câmpul Insert Mail Merge și adăugați valoarea necesară.

Înainte de a face acest lucru, trebuie să adăugați baza de date Excel mergând la Mailings > Select Recipients > Use an Existing List și alegeți fișierul Excel. Odată ce creați manual documentul șablon, finalizați îmbinarea corespondenței și Word va crea automat toate celelalte e-mailuri sau e-mailuri pentru destinatarii respectivi.

Puteți crea o îmbinare prin corespondență din datele Excel așa cum faceți de obicei pentru o nouă listă de contacte sau contacte din Outlook. Dar, pentru a utiliza datele dintr-o foaie de lucru Excel, urmați acești pași:

• Salvați fișierul Excel și șablonul de îmbinare a corespondenței Word pe stocarea locală.
• Deschideți fișierul Word și faceți clic pe Mailings.
• Acum, alegeți opțiunea Selectați destinatari și faceți clic pe Utilizați o listă existentă.
• Acum navigați la unitatea în care există fișierul Excel, selectați-l și apoi faceți clic pe Deschidere.
• Asta este! Ați conectat cu succes fișierul Excel pentru îmbinare prin corespondență.

Conform Expertului de îmbinare a corespondenței pas cu pas, următorii sunt cei șase pași pentru îmbinarea corespondenței în Word:

• Selectați tipul de document, cum ar fi scrisori, plicuri, directoare etc.
• Selectați documentul de pornire, cum ar fi documentul curent sau documentul existent
• Selectați destinatari dintr-o listă existentă (Excel), contacte Outlook sau o listă nouă
• Scrie-ți scrisoarea
• Previzualizează-ți scrisorile
• Finalizați îmbinarea

Acum știți cum să combinați corespondența din Excel în Word, urmând fie metoda manuală, fie vrăjitorul Word Mail Merge. Încercați oricare dintre metode, în funcție de documentul de îmbinare a corespondenței, de baza de date și de gradul de personalizare de care aveți nevoie.

Nu uitați să comentați mai jos dacă cunoașteți alte metode fără efort despre cum să faceți o îmbinare a corespondenței în Word din Excel. De asemenea, s-ar putea să-ți placă să știi cum să imprimați etichete din Excel utilizând combinarea corespondenței MS Word și îmbinați comentariile și modificările din mai multe documente.