Cum să imprimați etichete din Excel utilizând combinarea corespondenței

Când aveți nevoie să imprimați etichete pentru a trimite felicitări de Crăciun, nuntă și alte invitații la evenimente acasă? Doriți să imprimați adrese de expediere în vrac pentru site-ul dvs. de cumpărături online? Citiți acest articol pentru a afla cum să imprimați etichete din Excel utilizând funcția de îmbinare a corespondenței din Microsoft Word.

Microsoft Excel este o aplicație excelentă pentru a crea baze de date mari pentru contacte de afaceri sau personale. Cu toate acestea, nu este atât de ușor de utilizat atunci când vine vorba de tipărirea expedierii sau a altor etichete pe hârtie de etichetă.

Puteți crea manual celule asemănătoare etichetelor în Excel și puteți scrie manual conținut în el. Puteți face acest lucru manual pentru câteva etichete, dar atunci când trebuie să trimiteți carduri, invitații și mărfuri către sute de destinatari, munca manuală nu este o opțiune.

Prin urmare, trebuie să învățați cum să imprimați etichete din Excel folosind funcția de îmbinare prin corespondență a Microsoft Word citind acest articol până la sfârșit. De asemenea, veți explora câteva sfaturi inteligente la sfârșit!

Procesul de imprimare a etichetelor de adresă din Excel sau de tipărire a etichetelor de corespondență din Excel implică compatibilitatea încrucișată a fișierelor Excel cu Word. Prin urmare, trebuie să faceți următoarele ajustări în Word dacă imprimați etichete în Word folosind liste de contacte Excel:

• Deschideți aplicația Microsoft Word pe computer sau mac.
• Clic Fişier și apoi selectați Opțiuni.
• Clic Avansat în fereastra Opțiuni Word.
• Derulați în jos până când vedeți General secțiune.

• Acolo, bifați caseta de selectare de lângă Confirmați conversia formatului de fișier la deschidere.
• presa Bine pentru a salva modificările și a ieși din fereastra Opțiuni Word.

Înainte de a putea imprima etichetele, trebuie să verificați dacă funcția Word Mail Merge acceptă sau nu eticheta. Microsoft a compilat specificațiile autocolantelor de la cei mai buni furnizori din aplicație. Iată cum puteți vedea lista și codul documentului pentru etichetele autocolante:

• Apasă pe Trimiteri din meniul panglică Word.
• Alege Porniți fuziunea corespondenței și apoi selectați Etichete de la lista verticală.
• Acum va apărea caseta de dialog Opțiuni etichetă.

• Sub Informații de etichetă secțiunea, ar trebui să vedeți Etichetați vânzătorii și Numerele produselor listă.
• Selectați numele furnizorului de hârtie de etichetă și codul produsului. Veți găsi detalii pe ambalajul hârtiei de etichetă pe care le-ați cumpărat.
• Clic Bine pentru a aplica modificările acestui proiect de imprimare a etichetelor.

Dacă nu vedeți numele furnizorului de etichete în lista de mai sus, puteți introduce manual specificațiile acestuia. Astfel, Word se va sincroniza cu imprimanta în mod corespunzător, astfel încât să puteți imprima etichetele de adrese, etichetele de corespondență și etichetele de expediere fără efort.

Pentru a crea o nouă configurație de etichetă, urmați acești pași:

• Clic Etichetă nouă pe Opțiuni de etichetă căsuță de dialog.

• Acum, tastați un nume pentru noul fișier de configurare.
• Apoi, ajustați parametrii precum marginea superioară, marginea laterală, înălțimea etichetei, lățimea etichetei, dimensiunea paginii etc.
• Clic Bine pentru a salva modificările.

Asta este! Nu uitați să salvați documentul Word Merge prin corespondență, astfel încât să îl puteți utiliza mai târziu sau să-l recuperați dacă se întrerupe alimentarea în timpul lucrului.

Acum, trebuie să creați o bază de date din care instrumentul Word Mail Merge poate extrage numele, adresa destinatarului și alte detalii. Urmați acești pași pentru a crea și salva lista de contacte Excel pentru acest proiect:

• Deschideți o nouă foaie de lucru goală în Excel.
• Salvați-l ca Etichete de expediere Lista de contacte sau orice alt nume care îți place.
• Începeți să populați datele din colțul de sus al foii de lucru fără a lăsa celule goale, fie pe rânduri, fie pe coloane.

• Introduceți anteturile de coloană pe care instrumentul de îmbinare prin corespondență al Word le va detecta și utiliza în opțiunea Match Fields.
• Sub acest antet de coloană, tastați datele corespunzătoare.
• Cel mai bine este să importați un fișier CSV (valori separate prin virgulă) din orice aplicație de contact și apoi să îl formatați în Excel adăugând antetele coloanei.
• Faceți dublu clic pe fila foii de lucru din partea de jos a aplicației Excel și redenumiți-o în Lista de contacte sau orice alt nume de care vă veți aminti.
• Odata facut, Salvați din nou întregul fișier Excel.

Odată ce baza de date Excel pentru adresele de expediere este gata, accesați fișierul Word unde ați salvat un format de etichetă care se potrivește cu hârtia fizică pe care veți imprima adresele poștale. Acum că fișierul de etichete Mail Merge este deschis, urmați acești pași:

• În Porniți fuziunea corespondenței secțiunea Îmbinare corespondență filă, alegeți Selectați Destinatari.
• Selectează Utilizați o listă existentă opțiunea din lista derulantă.
• The Selectați Sursa de date se va deschide fereastra de dialog pop-up.
• Navigați la fișierul Excel în care ați salvat lista de contacte.

• Selectați fișierul și apoi faceți clic Deschis.
• Acum, trebuie să-l vezi Selectați fereastra Tabel.
• Această fereastră arată toate foile de lucru disponibile în fișierul Excel pe care tocmai l-ați importat.
• Selectați foaia de lucru în care ați creat lista de contacte.
• În acest tutorial, este Listă de contacte fisa de lucru. Clic Bine a continua.
• Acum, ar trebui să vedeți etichetele autocolante ca Următoarea înregistrare.

• Prima etichetă autocolantă va fi goală. Este în regulă.

Acum că ați populat rândurile și coloanele de etichetă în Word Mail Merge, sarcina dvs. este să importați date reale din baza de date a listei de contacte pe Excel. Pentru a îndeplini această sarcină, încercați acești pași din partea dvs.:

• Având în vedere că vă aflați în fila Mailings, faceți clic Editați lista de destinatari.

• Consultați tabelul de contacte și adresele acestora. Vezi dacă există probleme.
• Dacă totul arată bine în tabelul de mai sus, faceți clic Bine.

• Acum, faceți clic pe Inserați câmpul de îmbinare în Scrieți și introduceți câmpuri meniul de Îmbinare corespondență instrument.
• Va apărea o listă derulantă cu toate anteturile de coloană care se află în baza de date a listei de contacte a fișierului Excel pe care l-ați importat.
• Clic Titlu.
• presa Schimb + introduce.
• Apoi dați clic din nou Inserați câmpul de îmbinare și selectați Nume.
• presa Schimb + introduce și repetați pașii de mai sus până când aveți toate anteturile coloanelor în colțul din stânga sus.
• Puteți personaliza diverse componente ale instrumentului de autocolant pentru etichete.
• Du-te la Acasă fila și selectați textul sau textele de pe etichetă pentru a aplica opțiuni de formatare precum tipul fontului, dimensiunea fontului, culoarea, culoarea evidențierii și așa mai departe.
• Odată ce toate lucrurile arată bine, întoarceți-vă la Poștă fila.

• Acum faceți clic pe Actualizați etichetele buton.
• Aceasta va popula datele pentru toate etichetele de pe pagină.

• Acum, pur și simplu faceți clic Previzualizează rezultatele pentru a afișa datele reale pe etichete.

Când creați adrese de e-mail sau etichete de expediere pe Mail Merge folosind liste de contacte din Excel, nu importați prea multe componente în etichete. Va aglomera etichetele. Alegeți componente care sunt absolut necesare pentru a livra cu succes un pachet.

Până acum, ați creat etichetele cu succes pe un document de îmbinare prin corespondență. Acum, este timpul să-l imprimați urmând acești pași:

• Scoateți toate hârtiile din imprimantă.
• Introduceți hârtie autocolantă pentru etichete fizice în alimentatorul de hârtie al imprimantei.
• Reveniți la pagina de etichete din Word și apăsați Ctrl + P. Aceasta este comanda de imprimare.
• Acum, ajustați setările de imprimare din panoul de navigare din stânga.
• Trebuie să vă asigurați că setările de imprimare reflectă condițiile de imprimare adecvate, cum ar fi imprimanta, setările, dimensiunea hârtiei, marginile etc.
• Faceți clic pe print pentru a începe tipărirea etichetelor pe hârtie de imprimare a etichetelor.

Minunat! Tocmai ați imprimat niște adrese de expediere sau etichete poștale frumoase pentru uz personal sau profesional.

Există o modalitate de a imprima etichetele de adresă din Excel?

Da! Puteți crea o bază de date cu liste de contacte în Excel. Puteți crea coloane precum Nume, Adresă, Cod poștal, Țară, Număr de telefon, Stat etc., apoi puteți completa datele sub aceste anteturi de coloană.

După ce ați terminat, puteți importa această bază de date în Word Mail Merge pentru a crea etichete de adrese utilizând instrumentul de creare a etichetelor din Mail Merge. Urmați pașii menționați mai sus în acest articol pentru a descoperi mișcările exacte.

Cum creez etichete din Excel în Word?

Puteți utiliza funcția de îmbinare a corespondenței din Word pentru a importa datele listei de contacte dintr-o foaie Excel. Apoi, puteți utiliza expertul pentru crearea etichetelor din fila Mailings din Word pentru a crea etichete și a completa datele din Excel. Comanda Insert Merge Field vă va ajuta să adăugați câmpuri în etichetă.

Cum imprim mai multe etichete pe o singură pagină?

Imprimarea etichetelor de corespondență din Excel folosind funcția de îmbinare prin corespondență a Word vă va permite întotdeauna să imprimați etichete în numere precum 10, 20, 30 etc., pe pagină. Tot ce trebuie să faceți este să alegeți numerele de produs adecvate și furnizorii de etichete în caseta de dialog Informații etichete.

Deci, acum știți cum să imprimați etichete din Excel utilizând caracteristica Word Merge.

Partea critică a acestui proces este folosirea paginii de etichete adecvate înainte de a completa datele de etichetă în Combinarea corespondenței. Dacă selectați hârtia greșită, este posibil să pierdeți hârtia fizică prin imprimarea etichetelor nealiniate.

Când nu sunteți sigur de furnizorul de hârtie și codul produsului, creați întotdeauna o nouă hârtie de etichetă înainte de a urma întregul proces.

Cred că am ratat orice altă modalitate de a imprima etichetele de adresă din Excel, menționați metoda și procesul acesteia în caseta de comentarii de mai jos.

Urmatorul, cum să combinați două coloane în Excel.