Microsoft Excel este un instrument excelent pentru stocarea informațiilor de contact și adrese ale clienților, ceea ce îl face o alegere ideală pentru crearea și organizarea unei liste de adrese de corespondență a persoanelor de contact. Cu toate acestea, dacă doriți să imprimați etichete pentru plicuri, felicitări etc., dintr-o listă de adrese creată de dvs. în Microsoft Excel, trebuie să utilizați funcția „Mail Merge” din Microsoft Word.
Mai precis, Microsoft Word oferă funcția puternică numită „Imbinare corespondență” care facilitează crearea și imprimarea etichetelor dintr-o foaie de lucru Excel.
În acest ghid, vă vom arăta pas cu pas cum să creați o listă de adrese de corespondență în Microsoft Excel și cum să imprimați etichete din această listă folosind funcția „Mail Merge” din Microsoft Word.
Cum să imprimați etichete dintr-un fișier Excel cu listă de adrese folosind Word Mail Merge.
Pasul 1. Pregătiți lista de corespondență în Excel pentru imprimarea etichetelor.
Înainte de a crea și imprima etichete de corespondență, trebuie să configurați corect lista de adrese în Excel. Aceasta implică introducerea anteturilor de coloană pentru fiecare element de cerință pe care doriți să-l adăugați la etichete, cum ar fi numele, prenumele, adresa, codul poștal etc.
Să vedem cum să facem o listă de adrese în Excel pentru tipărirea etichetelor de corespondență:
1. Deschideți Microsoft Excel și creați un nou registru de lucru.
2. Introduceți următoarele antete de coloană pentru fiecare articol pe care adresa destinatarului ar trebui să-l includă:
- Nume
- Nume
- Adresă
- Oraș
- Stat
- Cod poștal
3. Acum completați informațiile respective sub fiecare antet de coloană.
4. Când ați terminat, asigurați-vă că nu există rânduri sau coloane goale și salvați foaia de lucru.
Pasul 2. Denumiți lista de corespondență (Opțional).
După ce ți-ai creat lista de corespondență în Excel, este util să îi dai un nume. Prin denumirea setului de date, vă puteți referi cu ușurință la acesta atunci când îl conectați la documentul Word pentru îmbinarea corespondenței.
1. Pentru a denumi lista de corespondență, selectați lista de adrese, inclusiv anteturile.
2. Du-te la Formule filă și faceți clic pe Definiți Numele din grupul Nume definite.
3. Introduceți un nume pentru tabel în Nume casetă și faceți clic Bine.*
* Notă: Dacă un nume constă din mai multe cuvinte, utilizați o liniuță de subliniere „_” între ele și evitați să folosiți spații sau cratime.
4. Salvați și închide Microsoft Excel.
Pasul 3. Configurați un document de îmbinare prin corespondență în Word.
Acum este timpul să configurați un document de îmbinare prin corespondență în Microsoft Word, pentru a vă imprima etichetele.
1. Deschideți un document Word gol.
2. De la Trimiteri filă, faceți clic Porniți fuziunea corespondenței și selectați Etichete opțiunea din meniul derulant.
3. Alegeți furnizorul dvs. de etichetă și numărul produsului în Opțiuni de etichetă fereastra de dialog.
4. Apoi, faceți clic pe Detalii butonul din colțul din stânga jos al ferestrei.
5. Continuați să ajustați marginile etichetei, înălțimea, lățimea, pasul și dimensiunea dacă este necesar și faceți clic Bine.
6. După aceea, faceți clic Bine în caseta de dialog Opțiuni etichetă pentru a salva modificările.
Pasul 4. Activați conversia formatului de fișier între Excel și Word.
Pentru a conecta documentul Word la foaia de lucru Excel cu lista de adrese, trebuie să vă asigurați că este activată conversia formatului de fișier între cele două programe Microsoft.
1. În Word, faceți clic pe Fişier fila, apoi selectați Opțiuni în partea de jos a barei laterale din stânga.
2. În fereastra Opțiuni Word, selectați Avansat în panoul din stânga.
3. Acum, derulați în jos la Genl secțiunea, verificați Confirmați conversia formatului de fișier la deschidere opțiunea și faceți clic Bine.
Pasul 5. Selectați lista de adrese Excel pentru etichetele dvs.
Acum continuați să „legați” documentul Word cu lista de adrese Excel.
1. În documentul Word, accesați Trimiteri filă din nou, faceți clic Selectați Destinatari si apoi alege Utilizați o listă existentă din meniul derulant.
2. Găsiți și selectați fișierul Excel care conține lista de corespondență și apoi faceți clic Deschis.
3. În caseta de dialog Confirmare sursa de date, selectați Fișierele bazei de date OLE DB și faceți clic BINE.
4. Apoi, selectați lista de corespondență numită sau foaia de lucru care conține lista de adrese și faceți clic Bine.
5. Documentul Word este acum populat cu etichete de adresă care indică „Următoarea înregistrare".
Pasul 6. Editați lista de destinatari pentru îmbinare prin corespondență.
Odată ce documentul Word a fost conectat la lista de corespondență Excel, treceți la revizuirea și editarea, dacă este necesar, a listei de destinatari înainte de îmbinarea finală.
1. În Trimiteri filă, faceți clic Editați lista de destinatari.
2. Fereastra „Destinatari de îmbinare a corespondenței” va afișa toți destinatarii din lista de adrese. Continuați să sortați, să filtrați sau să eliminați destinatarii, dacă este necesar, debifând caseta de selectare de lângă orice destinatar pe care nu doriți să-l includeți. Apoi apasa Bine a confirma.
Pasul 7. Personalizați câmpurile de îmbinare a corespondenței (articole de etichetare)
Acum, continuați să personalizați elementele de etichetă și aspectul lor în funcție de nevoile dvs.
1. Faceți clic pe Bloc de adrese opțiunea în Trimiteri grupul „Scrieți și inserați câmpuri” din filă.
2. Continuați și specificați formatul numelui destinatarului, alegându-l pe cel dorit din lista de opțiuni disponibile sub „Inserați numele destinatarului în acest format”.
3. Apoi, faceți clic pe Câmpuri de potrivire butonul pentru a potrivi câmpurile corecte din lista de adrese Excel.
4. În fereastra „Potriviți câmpuri”, asigurați-vă că câmpurile necesare pentru etichete sunt mapate corect la câmpurile corespunzătoare (anteturi de coloane) din lista de adrese Excel.
Dacă nu se potrivesc, utilizați butonul drop-down de lângă fiecare câmp și selectați titlul corect de coloană din lista de adrese Excel. Apoi apasa Bine pentru a confirma potrivirile.
5. Apoi apasa Bine din nou pentru a aplica modificările.
6. Acum „AddressBlock” substituentul va apărea pe prima etichetă.
7. Clic Actualizați etichetele (pe Trimiteri fila) pentru a actualiza toate celelalte etichete din documentul Word.
Pasul 8. Previzualizați etichetele și finalizați îmbinarea corespondenței.
Acum, să vedem cum vor arăta etichetele odată imprimate.
1. În fila Mailing, faceți clic pe Previzualizează rezultatele buton.
2. Acum uitați-vă cum vor apărea etichetele dacă sunt imprimate. Dacă doriți să schimbați aspectul acestora, selectați prima etichetă și utilizați instrumentele Format text în Acasă fila. Când ați terminat, faceți clic Actualizați etichetele în Trimiteri pentru a aplica formatarea tuturor etichetelor.
3. Dacă totul arată Bine, du-te la Trimiteri fila, faceți clic pe Terminați și îmbinați opțiunea și selectați Editați documente individuale din meniul derulant.
4. În fereastra Merge to New Document, selectați Toate sub Îmbina înregistrările și faceți clic Bine.
5. Va apărea un nou document cu etichetele de corespondență generate din lista dvs. de adrese Excel și puteți edita, formata, tipări și salva acest document așa cum ați face cu orice alt document Word.
Pasul 9.Sfat bonus: adăugați chenaruri la etichete. (Opțional)
Pentru a ușura tăierea etichetelor (dacă nu sunt deja tăiate), adăugați chenaruri la ele.
1. Apasă pe plus (+) pictograma din partea stângă sus a documentului pentru a selecta toate etichetele.
2. Apoi, faceți clic pe Frontieră pictograma din meniul plutitor și alegeți Toate Granițele din optiuni.
3. Vor fi adăugate chenaruri între fiecare etichetă, făcându-le ușor de tăiat.
4. Acum, etichetele dvs. sunt gata pentru imprimare.
Asta este! Spune-mi dacă acest ghid te-a ajutat lăsând comentariul tău despre experiența ta. Vă rugăm să dați like și distribuiți acest ghid pentru a-i ajuta pe alții.