Gafele prin e-mail pot avea consecințe jenante și chiar costisitoare. Pentru a vă ajuta să preveniți greșelile de e-mail, Microsoft a implementat Outlook Mail Tips. De exemplu, puteți configura Sfaturi pentru e-mail pentru a declanșa o alertă atunci când dvs apăsați butonul Răspunde tuturor. Cel mai bine este întotdeauna să luați câteva minute și să recitiți e-mailul înainte de a-l trimite la o listă mare de destinatari, mai ales dacă conține informații sensibile.
Dacă nu ați mai folosit MailTips înainte, ați ajuns la locul potrivit. În acest ghid rapid, vă vom arăta cum să utilizați Sfaturi pentru e-mail în Outlook.
Cum configurezi Sfaturi pentru e-mail?
Rețineți că această funcție necesită un cont Microsoft Exchange Server. Cu alte cuvinte, funcția este disponibilă numai pe conturile de e-mail gestionate de o organizație. Administratorul dvs. IT trebuie să activeze Sfaturi pentru e-mail în contul dvs.; în caz contrar, opțiunea nu va fi disponibilă pentru dvs. În același timp, administratorul IT poate aplica setări specifice pentru Sfaturi de e-mail pe conturile utilizatorilor.
Sfaturile de e-mail sunt activate implicit în Outlook. Dacă doriți să dezactivați opțiunea sau să modificați setările, lansați Outlook, accesați Fişier, Selectați Opțiuni, apoi faceți clic pe Poștă.
Mergi la Sfaturi pentru e-mail, și faceți clic pe Opțiuni pentru Sfaturi pentru e-mail. Selectați-vă contul și alegeți ce acțiuni doriți să declanșeze alerte MailTips.
Dacă doriți să dezactivați Sfaturi pentru e-mail, bifați Nu afișa niciodată Sfaturi pentru e-mail Caseta de bifat.
Cum funcționează Sfaturile pentru e-mail
Odată activat Sfaturi de e-mail, Outlook va afișa diverse mesaje în timp ce compuneți mesajul. Exchange analizează conținutul e-mailului pe care îl scrieți. În cazul în care detectează o problemă, Outlook vă va anunța, astfel încât să puteți ajusta mesajul pentru a evita situațiile jenante. De exemplu, dacă destinatarul este în afara biroului și le cereți să răspundă urgent, MailTips vă va anunța că nu pot face acest lucru.
Alte exemple de situații care ar putea declanșa Sfaturi pentru e-mail includ:
- Căsuța poștală a destinatarului este plină.
- Adresa de e-mail a destinatarului a fost dezactivată temporar sau ștearsă definitiv.
- E-mailul dvs. încalcă politicile sau restricțiile organizației dvs.
- Nu aveți permisiunea de a contacta destinatarul sau de a trimite e-mailuri către destinatari externi.
- Cutia poștală a destinatarului este moderată, ceea ce înseamnă că necesită aprobarea mesajului.
Limitări pentru sfaturi de e-mail
- Opțiunea nu este disponibilă în modul Offline.
- Dacă lista dvs. de destinatari are mai mult de 200 de destinatari, Sfaturi pentru e-mail nu va evalua cutiile poștale individuale.
Concluzie
MailTips este o caracteristică utilă de Outlook care vă ajută să evitați situațiile jenante, cum ar fi trimiterea de e-mailuri către destinatarii greșiți. De exemplu, dacă e-mailul dvs. încalcă politicile organizației dvs., Sfaturi pentru e-mail vă va avertiza cu privire la problemă. Intenționați să utilizați Sfaturi pentru e-mail pe Outlook? Spune-ne în comentariile de mai jos.