Dacă filtrezi și organizezi cu atenție fișierele, vei găsi rapid documentele pe care le cauți. Un alt avantaj este că îți vei păstra folderele fără dezordine.
Dacă ați primit sute de fișiere prin Microsoft Teams și nu ați avut un plan clar în vigoare de la bun început, lucrurile pot părea puțin dezorganizate acum. Utilizatorii se simt adesea copleșiți de sarcina de a-și organiza fișierele, așa că preferă să o amâne din nou și din nou. Într-adevăr, organizarea fișierelor este o sarcină care necesită timp, dar avantajele pe care le aduce merită efortul.
Pentru a vă ușura întregul proces, am creat acest ghid. Vă vom împărtăși o serie de sfaturi și trucuri utile pentru a vă ajuta să vă organizați mai bine fișierele MS Teams.
Cele mai bune practici pentru organizarea fișierelor în MS Teams
Selectați serviciul principal de stocare în cloud
Microsoft Teams utilizează diferite servicii de stocare pentru a vă stoca fișierele și documentele. În mod implicit, fișierele dvs. sunt stocate pe OneDrive și SharePoint. Fișierele pe care le-ați partajat în firele de echipă sunt stocate în SharePoint. Toate fișierele pe care le schimbați în chat-uri sunt stocate în OneDrive.
Dar puteți adăuga și manual un serviciu de stocare în cloud cu care sunteți deja familiarizat. 
Sincronizați fișierele cu OneDrive
Vă sugerăm să utilizați serviciul de stocare în cloud al Microsoft pentru a stoca fișierele Teams. Ambele servicii au fost dezvoltate de Microsoft și nu există probleme de integrare sau compatibilitate între ele.
Prin sincronizarea fișierelor Teams cu OneDrive, le puteți accesa direct din File Explorer. Cu alte cuvinte, nu mai trebuie să deschideți Teams pentru a vedea acele fișiere.
Creați foldere specifice
Indiferent de serviciul de stocare în cloud pe care îl utilizați pentru a vă stoca fișierele Teams, este important să creați anumite foldere. Apoi adăugați toate fișierele în folderele corespunzătoare. Cel mai important lucru este să decideți asupra unei structuri și să rămâneți la ea.
De exemplu, puteți crea un dosar individual pentru fiecare persoană cu care interacționați des. Și salvați fișierele pe care le-ați primit de la ei în folderul respectiv. Sau puteți utiliza nume descriptive pentru fișierele dvs., cum ar fi rapoarte, contracte, misiuni, marketing, financiar, prezentări etc.
De asemenea, vă puteți organiza dosarele după proiect, client, dată, termen limită etc.
Utilizați nume de canale clare și specifice
Toate fișierele legate de echipe sunt stocate în SharePoint. De fiecare dată când creați o echipă nouă în Microsoft Teams, un nou site de echipă SharePoint este creat automat. Când creați un canal, SharePoint creează automat o nouă bibliotecă de documente pentru canalul respectiv.
Biblioteca este numită după numele canalului. Așadar, asigurați-vă că alegeți anumite nume de canale pentru a evita ambiguitatea.
Utilizați filtrele de fișiere
Microsoft Teams are o serie de filtre pe care le puteți utiliza pentru a vă lista fișierele într-o anumită ordine. De exemplu, puteți lista fișierele în ordine cronologică. Sau le puteți filtra după numele persoanei care le-a modificat.
Fixați în partea de sus
De asemenea, puteți fixa un fișier în partea de sus. Această caracteristică vă permite să marcați fișierele care sunt fie foarte importante, fie urgente. În acest fel, veți ști exact unde să găsiți acel fișier.
Mai întâi, trebuie să marcați fișierul și apoi să faceți clic pe Fixați sus opțiune.
Sfaturi rapide pentru a vă organiza cu succes fișierele
- Nu stocați fișierele pe desktop. Un desktop aglomerat arată confuz și creează zgomot vizual.
- Stocați fișierele imediat ce le primiți. Nu așteptați până când obțineți 5o fișiere pentru a începe să le organizați. Puneți-le în folderul potrivit imediat după ce le-ați primit.
- Folosiți nume clare și descriptive pentru fișierele dvs. Folosirea numelor generice precum „Fișiere”, „Documente”, „Lucruri” nu ajută deloc.
Ce sfaturi și trucuri folosiți pentru a vă organiza fișierele Microsoft Teams? Distribuiți-le în comentariile de mai jos.