Cum să utilizați automatorul pentru a efectua sarcini obișnuite fără intervenție

Deși aproape toată lumea știe despre aplicațiile de bază ușor de utilizat ale Mac OS X, mulți oameni nu cunosc unul dintre cele mai mari atuuri ale acestuia: Automator. Aplicația a fost introdusă de Apple în 2005 ca parte a sistemului său de operare Mac OS X 10.4 „Tiger”, conceput pentru a aduce o interfață de tip point-and-click pentru automatizarea sarcinilor de rutină. Fie că este vorba despre organizarea fișierelor, punerea imaginilor în anumite albume, conectarea în anumite zone ale operațiunii sistem, sau cu totul altceva, diferitele panouri și controale din Automator pot face acest lucru în doar câteva secunde.

Pentru cei care sunt începători cu Mac OS X, sau cei pur și simplu începători în modul în care funcționează Automator, acest lucru se poate face urmând câțiva pași simpli. Acești pași vor produce ceea ce este cunoscut în Mac OS X ca „flux de lucru”, capabil să efectueze aceeași lucrare identic de fiecare dată.

Pasul 1: Deschideți aplicația Automator și începeți

Pentru a începe să creați o nouă rutină Automator, deschideți aplicația Automator fie navigând la ea în folderul „Aplicații” din Finder, fie efectuând o căutare Spotlight pentru aplicație.

De îndată ce Automator se deschide, prezintă un dialog care permite utilizatorilor să aleagă tipul de document pe care încearcă să îl creeze.

În acest caz, utilizatorii vor trebui să selecteze opțiunea „flux de lucru”. Acest lucru va crea un script simplu care efectuează o sarcină de rutină. Alte opțiuni, cum ar fi crearea unei aplicații sau chiar a unui serviciu Mac OS X, pot fi efectuate cu Automator, dar vor fi tratate într-un tutorial diferit.

Selectarea opțiunii de a crea un flux de lucru va elimina caseta de dialog și va dezvălui ceea ce este în esență o pânză goală plină de acțiuni și proceduri disponibile. Acest lucru creează punctul de plecare pentru crearea fluxului de lucru.

Pasul 2: Stabiliți ce trebuie automatizat

Înainte de a intra în crearea propriu-zisă a unui flux de lucru, este important ca utilizatorii să determine exact ce doresc ca fluxul de lucru să facă de fiecare dată când este invocat. Pentru unii oameni, aceasta poate consta în etichetarea melodiilor iTunes cu un an, gen sau nume de artist. Pentru alții, ar putea implica mărirea fotografiilor în sus sau în jos, iar pentru alții, ar putea implica trimiterea unui e-mail, ajustarea unei setări de sistem sau o altă activitate de rutină.

Pentru a începe, faceți o listă simplă a acțiunii dorite și a eventualelor rezultate. În acest caz, vom crea un e-mail cu destinatarii preselectați și un mesaj pre-scris care este trimis automat la inițierea fluxului de lucru. Aceasta este o opțiune excelentă pentru proprietarii de afaceri mici care trimit în mod regulat e-mailuri către clienți pentru a le reaminti termenele limită viitoare, plățile datorate sau alte informații. Seria noastră pas cu pas de obiective ar arăta cam ca următorul exemplu:

1. Deschideți aplicația Mail
2. Creați un e-mail cu conținut pre-scris
3. Atașați imagini specifice zilei de naștere
4. Trimiteți conținutul persoanelor de contact care sărbătoresc o zi de naștere

Acest lucru ar putea părea destul de avansat, dar, datorită acțiunilor preselectate de Automator, este de fapt extrem de ușor să ajuți automat contactele de afaceri își sărbătoresc ziua de naștere cu un salut din partea companiei care folosește un șablon de e-mail și include un special promovare. Cu obiectivele enumerate de la început, crearea unei astfel de rutine va fi o briză.

Pasul 3: Începeți asamblarea rutinei bucată cu bucată

Folosind bara laterală Automator, răsfoiți biblioteca de acțiuni predeterminate selectând opțiunea „Poștă” (alegeți mai întâi opțiunea Flux de lucru).

Aceasta va dezvălui o listă de proceduri de automatizare disponibile deja definite de Apple sau de alți dezvoltatori de software pentru utilizare cu Automator. Cei care au instalat un alt program de e-mail, cum ar fi Entourage sau Outlook, vor observa acțiuni speciale pentru acei aplicanți indicați de pictograma aplicației. În acest caz, ne vom menține strict la acțiunile care funcționează cu Mail.app. Din acest motiv, toate acțiunile selectate ar trebui să prezinte pictograma Apple Mail chiar în partea stângă a etichetei.

Prima acțiune pe care o vom selecta este etichetată „New Mail Message” începând cu OS X 10.8 „Mountain Lion”.

Această opțiune va dezvălui ceea ce arată ca un formular tipic de compunere a mesajului. Utilizatorii vor observa câmpurile tipice folosite pentru a adresa un mesaj, precum și câmpurile de subiect și de corp.

Deoarece acest mesaj va fi trimis persoanelor de contact care sărbătoresc o zi de naștere, în ziua nașterii lor, acțiunea se bazează pe faptul că ziua de naștere a fiecărui contact a fost definită în Contacts.app (Adresă Carte). Dacă a fost, adăugați fiecare contact cu o zi de naștere definită în câmpul „BCC” al e-mailului. Acest lucru se va asigura că orice mesaj trimis către mai multe persoane de contact nu va sacrifica confidențialitatea adresei de e-mail a fiecărei persoane de contact. De asemenea, asigură că e-mailul de naștere va fi trimis numai persoanelor de contact selectate, ceea ce ar putea fi grozav pentru segmentarea contactelor de afaceri și personale, după cum este necesar.

Cu contactele listate în câmpul „BCC”, continuați și scrieți un subiect de e-mail în câmpul corespunzător. Lăsați necompletat zona „Mesaj”, deoarece aceasta va fi rezolvată într-o etapă ulterioară a procesului. Selectați contul din care ar trebui să fie trimis mesajul, asigurându-vă că e-mailul de afaceri este trimis dintr-un cont de e-mail de afaceri și așa mai departe.

Rutina poate fi acum extinsă în direcții noi, inclusiv adăugarea de felicitări de ziua de naștere și un atașament specific. În bara laterală, faceți clic pe „Trimiteți felicitări de naștere” și trageți-l în zona de lucru. Aceasta va adăuga o nouă casetă cu imagini specifice zilei de naștere și o zonă pentru a scrie un mesaj. Selectați o anumită imagine sau solicitați o imagine aleatorie pentru fiecare destinatar, apoi scrieți o felicitare de ziua de naștere în caseta prezentată. Asigurați-vă că e-mailul conține un cod promoțional special sau o reducere pentru a sărbători ocazia.

Pasul 4 (Opțional): Înregistrați acțiunile pe ecran pentru o automatizare mai avansată

Observatorii astuți ai interfeței Automator vor observa un buton mare „Înregistrare” în bara de instrumente a aplicației. Aceasta este în esență o aplicație de înregistrare a ecranului care sapă puțin mai adânc sub capotă. Când este inițiat, va urmări ceea ce face utilizatorul și îl va replica exact ca flux de lucru Automator. Aceasta este o opțiune grozavă dacă, în acest exemplu, șablonul de naștere oferit de Apple pur și simplu nu l-a tăiat. Ce se întâmplă dacă utilizatorul ar dori să atașeze o imagine proprie, cu teme de branding al companiei și un design puțin mai centrat pe marketing?

Acest lucru se poate face cu ușurință apăsând pe înregistrare și apoi lansând Mail. În timp ce înregistrarea se desfășoară, utilizatorii vor compune un nou mesaj, vor crea conținutul său cu tematica zilei de naștere, ar atașa imagini de naștere și apoi vor opri înregistrarea. Mesajul de naștere va fi ajustat în consecință, produs la fel ca înregistrarea de pe ecran urmărită în timp ce utilizatorul își face e-mailul personalizat.

Acest lucru funcționează foarte bine și pentru a înregistra lucruri precum filtrele de aplicații, redimensionarea imaginilor, filtrarea PDF, și o serie întreagă de alte sarcini care ar putea fi realizate mai ușor decât dictate folosind drag-and-drop elemente.

Pasul 5: Salvarea documentului și rularea lui atunci când este necesar

Fluxul de lucru care tocmai a fost creat poate fi salvat în general într-una din cele două forme. Dacă utilizatorii aleg să-l salveze pur și simplu ca flux de lucru, vor trebui să facă dublu clic pe pictograma acestuia, să deschidă fluxul de lucru și să apese butonul „Run” de fiecare dată când doresc să efectueze acțiunile acestuia. În acest caz, acești pași vor fi efectuati de fiecare dată când este ziua de naștere a cuiva.

O altă opțiune este să o salvați ca aplicație, eliminând în întregime butonul „Run” din ecuație. Dacă utilizatorii aleg să salveze fluxul de lucru ca aplicație, făcând dublu clic pe pictograma acesteia și deschiderea aplicației respective vor efectua toate acțiunile imediat și fără alte introduceri.

În cazul unui e-mail de naștere sau a unei sarcini de filtrare, ar putea fi de fapt grozav idee de a salva fluxul de lucru ca aplicație și apoi de a-l adăuga ca element de pornire în sistem Preferințe. Aceasta ar rula aplicația de fiecare dată când computerul pornește, verificând automat condițiile specificate în fluxul de lucru și efectuând acțiunile solicitate dacă este necesar. Cu documentul salvat fie ca flux de lucru, fie ca aplicație, utilizatorii sunt liberi să creeze o altă sarcină automată sau pur și simplu să se bucure de roadele muncii lor. Nu ar putea fi mai ușor să faci Mac OS X să realizeze un număr mare de sarcini în fundal, toate cu o intervenție minimă a utilizatorului și, adesea, fără nicio acțiune suplimentară necesară.

În concluzie, iată cum puteți crea cu ușurință felicitări automate de ziua de naștere:

1. Configurați agenda dvs. de adrese. Deschideți simplu Agendă de adrese și accesați Preferințe și faceți clic pe Șablon > Adăugați câmp și selectați Ziua de naștere.

Sau De asemenea, puteți adăuga o zi de naștere la un anumit contact. Pur și simplu, lansați Agendă de adrese și accesați o persoană de contact la care doriți să adăugați o zi de naștere. Faceți clic pe meniul Card și alegeți Zi de naștere din opțiunea Adăugare câmp.

2. Deschideți Automator, selectați Aplicație și faceți clic pe Alegeți.

3. Faceți clic pe Contacte și găsiți persoane cu zile de naștere

4. Acum faceți clic pe E-mail și trimiteți felicitări de ziua de naștere. Rețineți că două acțiuni din fluxul de lucru (vezi mai jos) sunt legate între ele.

5. Salvați fluxul de lucru alegând Fișier > Salvare...

6. Acum, pentru a utiliza acest flux de lucru, faceți clic pe pictograma „ziua de naștere” (pe care tocmai ați salvat-o). Automator va găsi persoanele cu zile de naștere și vă va permite să vă trimiteți un salut.

Legate de:

Depanare și ajutor pentru Mac

Mac OS X Gone Maverick

Mac OS X: Dictarea nu funcționează; cum se remediază