Tipuri de flux de lucru Automator: înțelegerea diferențelor

Bine ați revenit la o altă ediție a seriei noastre de automatizări în curs. În ultimele săptămâni, am scris despre aplicația Shortcuts pe iPhone și despre aplicația Automator pe Mac. Astăzi, voi construi pe acea serie prin defalcarea diferitelor tipuri de flux de lucru Automator.

Destul de ciudat, acesta este primul post pe care l-am scris până acum în care cercetarea nu a fost de mare ajutor. Nu găsesc nimic pe acest subiect, nici măcar de la Apple. Cu atât mai mult motiv să scrii asta, totuși, ca să ai informațiile la îndemână!

Înțelegerea diferitelor tipuri de documente disponibile în Automator este foarte importantă. La urma urmei, primul lucru pe care îl face Automator atunci când creați un flux de lucru este să alegeți tipul de flux de lucru pe care doriți să îl creați. Dacă nu înțelegeți diferențele dintre ele, atunci vă va fi greu să creați fluxuri de lucru care să ruleze așa cum vă așteptați!

Aceasta va fi o postare destul de simplă. Voi începe prin a explica ce vreau să spun prin „Tipuri de flux de lucru automate”, apoi voi trece doar prin fiecare dintre opțiunile disponibile. Îți voi explica ce este fiecare tip și când ar trebui să-l folosești.

Vă puteți gândi la această postare mai mult ca o foaie de cheat decât un articol obișnuit. Doar marcați această postare și reveniți la ea după cum aveți nevoie.

Bine, să începem!

Care sunt diferitele tipuri de flux de lucru Automator?

Dacă sunteți nou la Automator, este posibil să nu știți că există diferite tipuri de flux de lucru sau chiar la ce mă refer. Ori de câte ori deschideți Automator pentru a crea un nou flux de lucru (nu editați unul existent), vi se va afișa următorul ecran:

După cum puteți vedea în imaginea de mai sus, există opt opțiuni din care să alegeți:

• Fluxul de lucru
• Aplicație
• Actiune rapida
• Print Plugin
• Folder Action
• Alarmă calendaristică
• Image Capture Plugin
• Comenzi de dictare

Fiecare creează un tip diferit de rutină Automator. Cel cu care sunteți probabil cel mai familiar este tipul de aplicație. Cu toate acestea, fiecare are un rol care, cel mai probabil, va fi util la un moment dat.

Înțelegerea pentru ce este fiecare dintre ele nu este importantă doar pentru a alege între ele, dar poate și extinde ceea ce credeai că este capabil Automator. De exemplu, este posibil să nu fi știut că puteți mapa rutinele Automator la comenzi vocale. Voi acoperi cum funcționează asta mai târziu în acest articol!

Deocamdată, să intrăm în primul dintre tipurile de flux de lucru Automator - Fluxuri de lucru!

Tipuri de flux de lucru Automator: fluxuri de lucru

Primul dintre tipurile de flux de lucru Automator este, în mod corespunzător, Fluxul de lucru.

Fluxurile de lucru sunt cel mai elementar tip de fișier pe care îl puteți crea în Automator. Tot ce fac ei este să țină un set de acțiuni. Puteți rula un flux de lucru numai din Automator. Deci este un set autonom de acțiuni.

Vă puteți gândi la asta ca la un fișier Photoshop. Puteți exporta un fișier Photoshop într-o mulțime de tipuri diferite de imagini și puteți utiliza acele tipuri de imagini în tot felul de moduri. De asemenea, vă puteți salva imaginea ca fișier Photoshop, dar dacă faceți asta, puteți utiliza acel fișier numai în interiorul Photoshop.

Cu alte cuvinte, fluxurile de lucru sunt cele mai limitate dintre tipurile de fluxuri de lucru. Dar asta nu înseamnă că sunt inutile.

Departe de asta, de fapt! Fluxurile de lucru pot fi folosite pentru a organiza și crea subseturi de acțiuni. De exemplu, dacă creați o secvență inteligentă de pași, le puteți salva ca flux de lucru și apoi le puteți utiliza în alte rutine Automator.

O parte din ceea ce face ca fluxurile de lucru să fie utile este că sunt singurul tip de flux de lucru care poate fi plasat în mijlocul unei alte rutine Automator ca acțiune. Puteți salva un flux de lucru, apoi puteți crea o rutină nouă, apoi glisați și plasați fișierul original de flux de lucru în mijlocul noii rutine.

Când să utilizați fluxurile de lucru în Automator

Deși fluxurile de lucru sunt un tip de flux de lucru de bază și flexibil, s-ar putea să vă aflați că le utilizați doar în rare ocazii.

Acest lucru se datorează faptului că fluxurile de lucru sunt semnificativ mai puțin utile datorită puterii pe care o aduc celelalte tipuri de fluxuri de lucru Automator. În timp ce celelalte tipuri pot fi rulate în anumite situații, din meniurile contextuale sau chiar prin voce, fluxurile de lucru sunt limitate la aplicația Automator.

Chiar dacă aplicația Automator este grozavă (de aceea scriu despre ea), scopul este să petreci cât mai puțin timp folosind aplicația Automator, astfel încât să poată face toată munca pentru tine. Numai din acest motiv, probabil că veți evita să faceți fluxuri de lucru pentru cea mai mare parte a timpului în Automator.

După părerea mea, există două ori pentru a utiliza Workflows.

Prima este să adăugați o acțiune personalizată la Automator. De exemplu, să presupunem că aveți idei pentru mai multe rutine Automator care vor trebui să obțineți o copie a fiecărui număr de telefon din lista de contacte. Acest lucru ar putea necesita puțin scripting, precum și unele acțiuni.

În loc să creați acest set de acțiuni din nou și din nou, puteți doar să creați un singur flux de lucru și să-l trageți în fluxurile de lucru viitoare. Acest lucru vă poate economisi mult timp și, de asemenea, poate face din Automator o aplicație mai puternică.

Al doilea scenariu în care văd că fluxurile de lucru sunt utile este atunci când doriți să creați rutine care vă vor ajuta în timp ce utilizați aplicația Automator. De exemplu, dacă doriți să obțineți nume de fișiere în timp ce utilizați Automator, rularea unui flux de lucru din aplicația Automator va fi mai puțin enervant.

Tipuri de flux de lucru Automator: Aplicații

Următorul pe lista tipurilor de flux de lucru Automator este Aplicații. Deși nu există dovezi în acest sens, din câte știu eu, aș presupune că acesta este cel mai popular tip de flux de lucru. Gândiți-vă la aplicații ca la paine și unt în Automator.

Aplicațiile vă oferă o pictogramă de aplicație pe care puteți da dublu clic pentru ao rula. Puteți plasa aceste pictograme în Finder, pe desktop sau chiar în Dock.

Puteți chiar să trageți și să plasați fișiere/dosare pe aceste pictograme pentru a le folosi ca intrare pentru acel flux de lucru.

De exemplu, rutina din captura de ecran de mai sus preia fișiere ca intrare. Apoi atașează acele fișiere la un e-mail și le trimite unui client ales de mine.

Când să utilizați aplicațiile

Cred că ar trebui să folosești aplicații tot timpul în Automator. Dacă nu știți ce tip să alegeți, alegeți Aplicații din lista de tipuri de flux de lucru Automator.

Sunt versatile, directe și ușor de urmărit. Dacă decideți că nu le mai doriți, le puteți trage în coșul de gunoi. Dacă doriți să le editați, le puteți deschide în Automator.

Puteți plasa fluxurile de lucru ale aplicației lângă conținut relevant. De exemplu, aplicația mea pentru facturi se află în folderul în care îmi păstrez facturile. Uşor!

De asemenea, puteți copia și lipi fluxurile de lucru ale aplicației oriunde doriți. Așa că, dacă aș dori, aș putea folosi diferite foldere de facturi pentru fiecare dintre clienții mei și doar să copiez/lipsez pictograma aplicației în fiecare dintre acele foldere.

Singurul dezavantaj al aplicațiilor este că nu sunt la fel de specifice ca alte tipuri de flux de lucru. Nu le puteți accesa din meniul cu clic dreapta, nu pot rula singure, nu se pot sincroniza cu calendarul dvs. etc. Așa că le-aș evita atunci când există un alt tip care se va potrivi mai bine nevoilor dvs.

În caz contrar, sunt o valoare implicită excelentă!

Tipuri de flux de lucru Automator: Acțiuni rapide

Al treilea tip de flux de lucru pe care îl vom acoperi este Acțiuni rapide. Acțiunile rapide au fost preferatele mele dintre tipurile de flux de lucru Automator și sunt încă sus. Probabil că am creat mai multe acțiuni rapide decât orice alt tip de flux de lucru.

Acțiunile rapide sunt fluxuri de lucru care pot fi rulate din meniul cu clic dreapta. Acestea apar ori de câte ori faceți clic dreapta pe un fișier, folder, imagine sau selecție de text.

În general, vor folosi orice ați făcut clic dreapta ca intrare pentru fluxul de lucru. Deci, dacă faceți clic dreapta pe o imagine, atunci acea imagine va fi trecută în Acțiunea rapidă. Puteți crea acțiuni rapide care nu fac acest lucru, deși această caracteristică face parte din ceea ce face ca acțiunile rapide să fie atât de puternice.

În timp ce acțiunile rapide pot fi puțin mai limitate decât unele dintre celelalte tipuri, sunt incredibil de convenabile. În loc să automatizez procesele pe Mac, mă gândesc la Acțiuni rapide ca o modalitate de a adăuga noi funcții la Mac.

Ați vrea să faceți clic dreapta pe o imagine și să o reduceți cu 50%? Acum poti!

Doriți să convertiți între tipuri de fișiere fără a fi nevoie să deschideți aplicații? Folosește doar o acțiune rapidă!

Doriți să schimbați între imaginile de fundal fără a căuta setările dvs.? Doar faceți clic dreapta oriunde!

Când să utilizați Acțiuni rapide

După cum tocmai am explorat pe scurt, veți dori să utilizați Acțiuni rapide în situații contextuale. Prin aceasta, vreau să spun că aceste tipuri de flux de lucru Automator funcționează cel mai bine atunci când sunt aplicate situațional.

Acestea sunt rutine pe care nu le vei folosi tot timpul. Dar atunci când doriți să le utilizați, doriți ca acestea să fie ușor disponibile.

Acest lucru se datorează faptului că Acțiunile rapide sunt accesate prin meniul de clic dreapta. Și ca orice altceva din meniul cu clic dreapta, acestea ar trebui implementate ținând cont de context. La urma urmei, numele secundar al meniului cu clic dreapta este „meniul contextual”.

Vă puteți gândi la Acțiuni rapide ca „a face ceva” cu fișierele și folderele de pe computer. Doriți să schimbați acel tip de fișier? Sau modifici acel document? Sau reorganizez acel folder? Atunci probabil că veți dori să faceți acest lucru făcând clic dreapta, în loc să căutați o pictogramă pe care să faceți dublu clic.

S-ar putea să credeți că maparea tuturor fluxurilor dvs. de lucru la Acțiuni rapide este calea de urmat. Pot să văd de ce creierul tău ar putea merge acolo. Cu toate acestea, acest lucru poate duce la un meniu de clic dreapta aglomerat și confuz.

De asemenea, acțiunile rapide sunt mai dificil de editat și de șters decât aplicațiile sau fluxurile de lucru. Asta pentru că nu veți avea un fișier sau pictogramă pe care să le găsiți și să le modificați cu ușurință. Fișierele pentru Acțiuni rapide sunt îngropate în foldere ascunse de pe Mac. Nu sunteți menit să le editați și să le modificați după ce au fost create.

Din toate aceste motive, Acțiunile rapide sunt cele mai potrivite pentru doar asta: Acțiunile rapide! Rutine scurte în unul sau doi pași la care doriți să aveți acces ușor. Si asta e!

Tipuri de flux de lucru Automator: Print Plugins

Următorul articol din lista noastră de tipuri de flux de lucru Automator este unul pe care, desigur, nu l-am folosit până acum. Nu imprim lucruri foarte des și nici măcar nu dețin o imprimantă. Sunt prea multe bătăi de cap! Deci, următoarele informații vor fi o experiență la mâna a doua.

Pluginurile de imprimare sunt fluxuri de lucru pe care le rulați din caseta de dialog de imprimare. Aceasta este caseta care apare ori de câte ori încercați să imprimați un document. Are opțiuni precum alegerea numărului de copii de imprimat și alegerea între alb-negru sau color.

Dacă asta sună puțin inutil, este pentru că așa este. În opinia mea, oricum. Dacă nu lucrați într-un birou în care imprimați lucruri toată ziua, aceasta pare o alegere ciudată pentru Automator.

Totuși, veți avea acces la întreaga gamă de acțiuni Automator. Dacă doriți, puteți face lucruri care nu au nicio legătură cu imprimarea. Și nici nu aveți acces la nicio opțiune specială specifică tipăririi.

Singura caracteristică unică pe care o au Pluginurile de imprimare este că trimit documentele din caseta de dialog de tipărire către Automator ca intrare PDF.

Deci, dacă doriți să faceți ceva precum salvarea tuturor documentelor imprimate într-un anumit folder de pe Mac, convertiți-le în imagini sau adăugați o pagină suplimentară la sfârșitul unui document înainte de a-l imprima, acesta este pentru tu.

Când să utilizați pluginurile de imprimare

Pluginurile de imprimare sunt, în opinia mea, cele mai limitate dintre tipurile de flux de lucru Automator. Dacă nu imprimați lucruri foarte des, probabil că nu veți avea nevoie sau nu veți dori niciodată să creați un flux de lucru cu acest tip. Deci, dacă vă este greu să vă gândiți de ce ați dori să utilizați acest tip, atunci probabil că nu trebuie să îl utilizați.

Pe de altă parte, dacă sunteți cineva care primește deja câteva idei pentru acest tip de flux de lucru, atunci probabil că sunteți utilizatorul țintă.

Mai exact, cred că utilizatorul țintă pentru acest tip de flux de lucru este cineva care tipărește documente frecvent. Și dacă ești acea persoană, atunci probabil că ai mai multe sarcini de imprimare repetitive pe care le poți automatiza. La urma urmei, imprimarea este deja un proces destul de obositor și aproape autonom.

Nu mai sunt multe de spus aici! Utilizați pluginuri de imprimare oricând doriți să creați fluxuri de lucru legate de imprimare. În caz contrar, alege orice altceva.

Tipuri de flux de lucru Automator: Folder Actions

Contrasting Print Plugins este unul dintre tipurile de flux de lucru Automator pe care le folosesc cel mai mult. Acțiunile folderului sunt foarte utile pentru tot felul de lucruri, deși mi-a luat ceva timp să le rezolv.

Acest tip de flux de lucru este cu adevărat automatizat. Se rulează în fundal, așa că nu îl rulați niciodată manual.

În schimb, atașați Folder Actions la un folder pe care îl alegeți. Ori de câte ori foldere sau fișiere noi sunt adăugate în acel folder, se vor rula acțiunile folderului atașat.

Acest lucru nu numai că va determina rularea Folder Actions, dar vor folosi și fișierele/folderele adăugate ca intrare.

De exemplu, am o acțiune de folder care va reduce automat toate imaginile de pe desktop care sunt mai mari de 5 MB. Deci, ori de câte ori adaug pe desktop imagini mai mari decât acea dimensiune a fișierului, acestea sunt micșorate automat. Nu trebuie să fac nimic pentru ca acest lucru să se întâmple.

Când să utilizați Folder Actions

Există două situații în care acțiunile folderului sunt cea mai bună alegere dintre tipurile de flux de lucru Automator.

Prima este mai evidentă. Dacă doriți să automatizați anumite acțiuni într-un folder, atunci veți dori să utilizați Folder Actions! Aceasta include lucruri precum:

• Redenumirea automată a fișierelor dintr-un anumit folder
• Crearea unui folder nou într-un alt folder în fiecare lună
• Modificarea tuturor fișierelor dintr-un folder care îndeplinesc anumite criterii
• Ștergerea fișierelor dintr-un folder după două luni
• etc.

Al doilea scenariu este puțin indirect. Este pentru atunci când doriți să creați o rutină complet automatizată.

Acțiunile folderului sunt unice prin faptul că sunt unul dintre singurele fluxuri de lucru Automator care sunt cu adevărat autonome. Nu au nevoie de tine pentru a-i face să alerge. Nu trebuie să vă amintiți sau să faceți nimic. Ei doar lucrează.

Acest lucru vă permite să creați niște fluxuri de lucru Automator destul de complexe care rulează în fundalul mașinii dvs. Va fi nevoie de ceva creativitate, dar există posibilități unice pentru acest tip de flux de lucru.

Tipuri de flux de lucru Automator: Alarme calendaristice

Asta ne duce la Alarme calendaristice. Alarmele din calendar sunt fluxuri de lucru care sunt adăugate calendarului dvs. Apple.

Mi-a luat ceva timp să-mi dau seama exact cum funcționează acestea. Nu eram sigur dacă s-au atașat la Evenimentele dvs. din calendar, sunt acțiuni pe care le puteți efectua în Evenimentele din calendar sau dacă s-au desfășurat la timpul pe care l-ați ales.

Răspunsul a ajuns să fie ultima opțiune! Ori de câte ori creați o alarmă de calendar, aceasta este adăugată la calendarul dvs. în momentul în care ați creat-o. Pentru a-l vizualiza, va trebui să deschideți aplicația Calendar pe Mac.

Odată ce ați decis ce va face această alarmă de calendar, puteți decide atunci când o va face. Puteți face acest lucru manipulându-l la fel ca orice alt eveniment din calendar. Trageți-l, schimbați data și ora, alegeți cât timp va dura, setați cât de des doriți să se repete (dacă doriți să se repete) și multe altele.

Când să utilizați alarmele din calendar

Alarmele din calendar sunt excelente atunci când doriți să creați rutine care vor rula în fiecare zi, săptămână, lună sau an.

Revenind la exemplul meu de factură, aș putea crea o alarmă de calendar care să-mi trimită facturile pentru mine în fiecare săptămână. Aș putea crea o altă alarmă de calendar care să facă o nouă factură pentru mine la începutul fiecărei săptămâni, dacă aș ști cum să scriu scriptul pentru ea.

De asemenea, puteți utiliza Alarmele din calendar pentru a face lucruri precum închiderea și deschiderea anumitor aplicații la anumite ore. De exemplu, puteți deschide Slack în timp ce lucrați și îl puteți închide când ați terminat, fără a fi nevoie să interacționați cu el.

O altă situație în care Alarmele din calendar devin utile este atunci când doriți să setați automatizări în jurul evenimentelor din calendar care nu se repetă. Poate că urmează o întâlnire, o prezentare la serviciu sau planuri pentru weekendul viitor. Puteți crea o automatizare care vă va trimite dvs. și participanților la eveniment o notificare, să adăugați ceva la notele dvs. și așa mai departe.

Tipuri de flux de lucru Automator: Pluginuri de captură de imagini

În cei trei ani în care am fost utilizator și scriitor de Mac, nu am întâlnit niciodată Image Capture, darămite pluginuri Image Capture. Deci și pentru acesta, vreau să fiu clar că nu am avut prea multă experiență cu acest tip de flux de lucru.

Pentru cei care (ca mine) nu sunt conștienți de Image Capture, este o funcție pe Mac care apare de fiecare dată când mutați imagini pe Mac de pe un dispozitiv. Aceasta înseamnă că ați conectat o cameră direct la Mac și mutați fișiere de pe aceasta pe Mac. Aceasta poate fi o cameră literală, precum și un iPhone sau iPad.

Similar cu Plugin-urile de imprimare, Plugin-urile Captură imagine sunt automatizări care sunt disponibile numai în caseta de dialog Captură imagine. Sunt foarte specifice.

Cu toate acestea, dacă importați des imagini pe Mac, atunci probabil vă veți da din cap că nu știați despre asta.

Puteți folosi Image Capture Plugins pentru a redenumi automat imaginile pe măsură ce le importați, pentru a le converti în a diferite tipuri de imagini, decupați-le, redimensionați-le, aplicați-le filtre, mutați-le în anumite foldere și multe altele Mai Mult.

În ciuda faptului că sunt atât de nișă, pot vedea că pluginurile de captură de imagini sunt unul dintre cele mai utile tipuri de flux de lucru Automator. Pentru fotografi, aceasta ar putea fi o mană cerească.

Când să utilizați pluginuri de captură de imagini

Din nou, nu sunt multe de spus aici. Este destul de clar când să utilizați pluginuri de captură de imagini peste alte tipuri de flux de lucru Automator.

Cel mai bun moment pentru a utiliza Image Capture Plugins este atunci când doriți să automatizați o parte din rutina dvs. când utilizați Image Capture. Dacă redenumiți în mod constant fișierele, tăiați anumite imagini tot timpul sau organizați fișierele pe care le importați, probabil că puteți accelera toate acestea cu ajutorul pluginurilor Image Capture.

În caz contrar, nu ar trebui să utilizați pluginuri de captură de imagini!

Tipuri de flux de lucru Automator: Comenzi de dictare

Ultimul dintre tipurile de flux de lucru Automator este Dictation Commands. Ne-am referit la acestea de-a lungul acestei postări și am ajuns în sfârșit la ele.

Comenzile de dictare sunt fluxuri de lucru care rulează ori de câte ori rostiți fraza lor cheie în funcția de dictare a Mac-ului dvs. Pentru a activa această funcție, apăsați tasta fn cheie de două ori. Aprobați casetele de dialog care apar, apoi vorbiți cu Mac-ul dvs.

Când creați o comandă de dictare, puteți alege o expresie cheie în partea de sus a editorului.

Rostirea acelei fraze cheie după activarea Dictării va declanșa fluxul de lucru pe care îl atașați acelei fraze.

Dincolo de asta, nu există nicio diferență între Comenzile de dictare și alte tipuri de flux de lucru Automator. Activarea este cea care este distinctă.

Când să folosiți comenzile de dictare

Există câteva motive pentru care ați putea dori să utilizați Comenzile de dictare în locul unor tipuri mai comune de flux de lucru Automator, cum ar fi Acțiuni rapide și Aplicații.

Primul este factorul cool. Poți configura o comandă de dictare distractivă și apoi o poți rula mai târziu în fața prietenilor tăi pentru a-i impresiona.

De exemplu, ați putea face o hartă această comandă Terminal, care joacă Star Wars în aplicația Terminal, la o comandă de dictare. Apoi, pentru a-ți impresiona prietenii, poți spune „Computer, joacă Star Wars Episode IV”.

Ai putea folosi, de asemenea această comandă Terminal pentru a avea o conversație cu Mac-ul tău. Doar setați o expresie cheie de genul „Ce mai faceți Computer?” Apoi, un răspuns automat spune: „În regulă, și tu utilizator?”

Dacă te întrebi: „De ce ar vrea cineva să facă asta?” este posibil să fii pe blogul greșit.

O altă utilizare a comenzilor de dictare este adăugarea de comenzi vocale pe care Siri nu le are încă. Pentru a fi clar, nu puteți rula Comenzi de dictare de la Siri. Dar, deoarece Siri și Dictarea sunt activate în moduri similare, puteți aborda Comenzile de Dictare dintr-o mentalitate similară.

În cele din urmă, Comenzile de dictare pot fi folosite în scopuri de accesibilitate. Dacă tu sau cineva pe care îl cunoști te bazează pe comenzile vocale pentru a-și folosi Mac-ul, acest lucru poate fi extrem de puternic pentru acea persoană.

Utilizați tipurile de flux de lucru Automator pentru a schimba modul în care utilizați Mac-ul

Si asta e! Acestea sunt cele opt tipuri diferite de flux de lucru Automator și diferitele situații în care sunt cel mai bine utilizate. Alegându-le și combinându-le în moduri creative, îți poți maximiza productivitatea pe Mac.

După cum am menționat, am acoperit și voi continua să acopăr mai multe sfaturi, trucuri și ghiduri despre utilizarea aplicațiilor Automator și Comenzi rapide pe Mac și iPhone în următoarele câteva săptămâni. Așa că asigurați-vă că vă acordați blogul AppleToolBox pentru acele postari!

De asemenea, ne apropiem de august și septembrie, ceea ce înseamnă că zvonurile despre iPhone 13 sunt pe cale să înceapă să apară. Asigurați-vă că vă abonați la newsletter-ul nostru pentru a primi cele mai recente știri despre toate acestea!

Ne vedem atunci!