Cum să arhivați și să faceți backup pentru e-mailurile pe Mac

Nimănui nu-i place o căsuță de e-mail aglomerată. Dar nu este nevoie să păstrați e-mailurile vechi în căsuța de e-mail doar pentru că vă este frică să le ștergeți. Aplicația Mail de pe Mac - ca și cele mai populare aplicații de e-mail - vă permite să arhivați e-mailurile, pentru a le ascunde din căsuța de e-mail fără a le pierde pentru totdeauna.

Dacă căsuța dvs. de e-mail are nevoie de o curățare de primăvară și vă faceți griji să ștergeți ceva important, aflați mai jos cum să vă arhivați e-mailurile. De asemenea, vă vom arăta cum să faceți copii de rezervă pentru e-mailuri la nivel local, astfel încât să nu le pierdeți chiar dacă vă ștergeți contul de e-mail.

Legate de:

• E-mailul nu funcționează în macOS Catalina, cum se remediază
• Aplicația Mail se descarcă întotdeauna pe Mac? Cum se remediază
• Unde sunt stocate mesajele arhivate în Mail pe macOS?
• 21 de sfaturi și trucuri Apple Mail pe care este posibil să nu le fi cunoscut pentru iOS și macOS

Ce înseamnă arhivarea în aplicația Mail?

Știm cu toții ce se întâmplă când ștergeți un e-mail: acel mesaj este mutat în dosarul de gunoi înainte de a dispărea pentru totdeauna puțin mai târziu.

În schimb, atunci când arhivezi un e-mail pe Mac, acesta se mută într-un folder separat, dar nu este șters niciodată. Puteți vizualiza toate e-mailurile arhivate în orice moment, răsfoind folderul arhivă. Ei rămân în acel dosar până când alegeți să le ștergeți.

Și mai convenabil, poți căutați mesaje în aplicația Mail și caută automat în e-mailurile arhivate, precum și în căsuța de e-mail.

Gândiți-vă la arhivarea unui e-mail ca și cum ar fi să-l stocați într-un dulap de dosare. Nu trebuie să te mai uiți niciodată la el, dar știi că îl ai dacă ai nevoie.

Este o idee bună să arhivați facturile, confirmările rezervării, e-mailurile de asistență pentru clienți și orice alte documente oficiale la care ați putea avea nevoie să vă referiți din nou în viitor.

Cum să arhivezi e-mailurile în aplicația Mail

Arhivarea e-mailurilor în aplicația macOS Mail este ușoară. Doar selectați un e-mail din căsuța de e-mail și faceți clic pe Arhiva pictograma de deasupra previzualizării mesajului, arată ca o cutie de depozitare.

Dacă Mac-ul dvs. are o bară tactilă deasupra tastaturii, puteți, de asemenea, să atingeți Arhiva pictograma care apare pe Touch Bar când selectați un e-mail.

Alternativ, faceți control-clic pe un e-mail și selectați Arhiva din meniul pop-up.

De asemenea, puteți selecta un e-mail și accesați Mesaj > Arhivă din bara de meniu.

Sau, pentru utilizatorii puternici, selectați un e-mail și apăsați Ctrl + Cmd + A pentru a-l arhiva instantaneu.

Arhivați mesajele în mod implicit

Dacă doriți să treceți peste mesaje pentru a le arhiva, trebuie să setați aceasta ca acțiune implicită pentru eliminarea e-mailurilor. Pentru a face acest lucru, lansați Poștă aplicație și accesați Mail > Preferințe din bara de meniu. Du-te la Vizionare fila, apoi setați Mutați mesajele aruncate linie către Arhiva.

Acum puteți glisa spre stânga cu două degete peste e-mailuri pentru a le arhiva rapid.

Setarea Arhivare ca acțiune implicită înseamnă, de asemenea, că puteți arhiva e-mailurile direct dintr-o notificare pe Mac. Pentru a face acest lucru, faceți clic Opțiuni > Arhivă când apare o alertă Mail în colțul din dreapta sus.

Dacă nu vedeți această opțiune, accesați Preferințe de sistem > Notificări si asigura-te Alerte sunt pornite pentru Poștă.

Cum să găsiți e-mailuri arhivate în aplicația Mail

Principalul beneficiu al arhivării e-mailurilor, mai degrabă decât al ștergerii lor, este că sunt ușor de găsit dacă aveți nevoie vreodată de ele în viitor. Există mai multe moduri de a găsiți e-mailuri arhivate pe Mac-ul dvs daca ai nevoie de ele.

Când arhivați un e-mail în macOS, aplicația Mail creează un dosar Arhivat în contul dvs. de e-mail. Toate celelalte e-mailuri pe care alegeți să le arhivați din acel cont intră, de asemenea, în acest dosar.

Mail creează foldere Arhivă separate pentru fiecare dintre conturile dvs. de e-mail. Dar, de asemenea, puteți vizualiza toate e-mailurile arhivate din fiecare cont în același timp în folderul Toate arhivele.

Cea mai rapidă modalitate de a găsi un e-mail arhivat este să-l căutați folosind lupă pictograma din colțul din dreapta sus al aplicației Mail.

Lista de rezultate arată unde se află fiecare e-mail și include e-mailuri din folderele dvs. Arhivă dacă oricare dintre ele corespunde termenilor de căutare.

Alternativ, puteți adăuga folderele Arhivă în bara laterală și le puteți derula manual pentru a găsi un e-mail.

Dacă nu puteți vedea un dosar Arhivă în bara laterală, faceți clic pe Adăuga butonul de lângă Favorite. Apoi alegeți să adăugați Toate arhiva din lista de cutii poștale din meniul derulant și faceți clic Bine.

Acum faceți clic Toate arhiva în bara laterală pentru a vedea toate e-mailurile arhivate.

Dacă nu vedeți bara laterală deloc, apăsați Shift + Cmd + M să o dezvăluie.

Cum să faceți backup pentru e-mailurile dvs. pe un Mac

Când utilizați Mail pentru a arhiva e-mailurile pe Mac, acele e-mailuri sunt încă salvate pe serverele furnizorului dvs. de e-mail. Aceasta înseamnă că veți pierde toate e-mailurile arhivate dacă ștergeți contul de e-mail sau uitați parola.

Desigur, acest lucru nu se întâmplă foarte des. Dar dacă doriți să vă asigurați că nu vă pierdeți niciodată e-mailurile arhivate, ar trebui să creați și o copie de rezervă locală a acestora.

Acest lucru este ușor de realizat prin exportarea căsuței poștale Arhive din aplicația Mail.

Pentru a face acest lucru, deschideți Poștă și control-clic pe Arhiva sau Toate arhiva căsuța poștală din bara laterală, apoi alegeți Export cutie poștală.

Alegeți o destinație în care să salvați e-mailurile de arhivă exportate. În funcție de numărul de e-mailuri pe care le-ați arhivat de-a lungul anilor – și de câte atașamente mari există – căsuța poștală exportată ar putea ocupa destul de mult spațiu pe Mac.

Exportarea unei căsuțe poștale în acest fel nu șterge niciun mesaj din contul dvs. de e-mail, ci creează doar o copie locală a acelor e-mailuri pe Mac.

Ar trebui să exportați cutia poștală în mod regulat pentru a păstra o copie de rezervă actualizată a e-mailurilor arhivate.

Aflați și mai multe sfaturi pentru utilizarea e-mailului pe un Mac

Arhivarea e-mailurilor pe Mac este o modalitate excelentă de a vă dezordine căsuța de e-mail fără a pierde accesul la mesajele importante. Dar arhivarea e-mailurilor este doar o modalitate de a îmbunătăți modul în care utilizați Mail pe Mac.

Consultați lista noastră de Sfaturi și trucuri prin e-mail pentru a afla lucruri mai utile, cum ar fi cum să personalizați bara de instrumente, să reduceți numărul de notificări pe care le primiți sau să introduceți reguli inteligente pentru a vă organiza căsuța poștală.