Когда на ваши устройства поступает так много цифровой информации, управление электронными файлами может оказаться непростой задачей. Эти файлы перемещаются из одного места в другое безостановочно и часто в спешке. Хорошо, что технологии решили эти проблемы.
Файловая организация 101
Технологии делают совместное использование, хранение и извлечение эффективными и менее хлопотными. Теперь возможен беспрепятственный доступ к необходимым файлам. В этой статье мы обсудим некоторые важные советы, которые помогут повысить эффективность управления файлами и помогут вам разобраться в этом.
1. Импровизируйте свой процесс обмена файлами
Когда вы говорите об эффективной организации файлов, вы говорите не только о хранилище. Лучше всего обсудить, как вы обрабатываете, отправляете или делитесь этими документами с сотрудниками отдела.
Во-первых, факс - это стандартный метод обмена документами, который каждый в корпоративном мире применяет ежедневно. Учреждения, относящиеся к финансам, юриспруденции и правительству, как правило, используют это как один из инструментов для общения. Что, если есть способ максимально раскрыть его потенциал, сделав совместное использование файлов таким эффективным, как факс без факсимильного аппарата? Разве это не поможет организовать вещи в вашем офисе?
Если процесс обмена файлами происходит на рабочем месте, вы можете создать файловый сервер или сеть обмена файлами. Это поможет людям, у которых есть доступ, получить свои файлы.
2. Храните документы в одном месте
Проблема организации файлов уже давно преследует бизнес. Это вызывает растущее беспокойство среди компаний, потому что многие их электронные файлы часто теряются во время хранения и передачи. Эта проблема еще больше усложняет ситуацию, потому что компании, как правило, делятся множеством файлов с коллегами.
Чтобы бороться с этим, эксперты предлагают создать единую корневую папку, чтобы обеспечить легкий доступ к файлам, которые вы пытаетесь получить. В этом методе сохраните все ваши рабочие файлы в папке. Для пользователей ПК по умолчанию - Мои документы.
В общей среде вы также можете создать папку «Общие документы». Оба процесса позволяют вашим коллегам с самого начала находить важные файлы. Кроме того, это открывает путь к простому резервному копированию и архивированию при нехватке места для хранения.
Читайте также: 13 лучших бесплатных файловых менеджеров для Windows 10 в 2021 году
3. Избегайте хранения файлов на рабочем столе
Эта тема является продолжением второго пункта выше. Помните, что ваш рабочий стол не должен быть основным местом для хранения ваших файлов. Вместо этого он должен быть аккуратным. Размещение большого количества файлов и их отключение может сделать все пространство загроможденным.
Кроме того, может показаться, что очистка рабочего пространства может занять много времени. Для сильно дезорганизованного рабочего стола рекомендуется использовать приложения, помогающие очищать и сортировать ваши документы.
4. Следуйте установленным правилам именования файлов
Перед сохранением вашей работы файлы в вашем облачном хранилище или корневую папку, постарайтесь соблюдать их установленные схемы именования файлов. Обычно компании пытаются решить проблему разногласий между тысячами документов, перемещающихся по каждому отделу, устанавливая правила и инструкции для именования файлов. Обратите внимание на знакомые символы, такие как подчеркивание, тире и точки.
Также рекомендуется использовать стандартные сокращения и описательные названия. Не забудьте указать даты и при необходимости указать конкретные даты. Цель именования файлов - правильно указать содержимое без необходимости их открывать. Вы можете следовать некоторым стандартным соглашениям об именах, например следующим:
- По дате документа;
- По типу документа; и
- По отделу или компании.
Например, если файл касается просроченного письма, вы можете указать что-нибудь, что будет соответствующим образом соответствовать вашему сообщению. Если все это может показаться сложным, всегда помните, что эти мелкие детали помогут вам в идентификации и поиске файлов.
Читайте также: 11 лучших программ для удаления файлов для Mac в 2021 году
5. Регулярно выполняйте резервное копирование файлов
Резервное копирование данных - важная часть обеспечения бесперебойной работы и непрерывности бизнес-процессов. Он защищает компанию от неприятных событий, таких как потеря данных, которая может быть результатом следующего:
- Атака вредоносного ПО;
- Повреждение приводов;
- Украденные накопители;
- Атака программ-вымогателей;
- Взлом учетных записей хранения; и
- Удаление файла.
Этого можно избежать, если установить протокол резервного копирования. Чтобы обеспечить достаточную защиту вашего бизнеса, вам необходимо внедрить комплексную систему резервного копирования данных в соответствии со следующими наборами процессов:
- Регулярно выполняйте резервное копирование данных;
- Хранить данные на дисках и в облачных сервисах; и
- Иметь пароль для папок и файлов
- Храните накопители в частном месте.
Если какая-либо потеря данных приведет к вмешательству в бизнес, сделайте резервную копию необходимых документов. Удаленные файлы можно восстановить если вы установите программное обеспечение для восстановления. Однако некоторые детали бизнес-операции, скорее всего, невозможно будет восстановить, если файлы хранилища взломаны, повреждены или потеряны.
6. Удалить старые ненужные файлы
Удаление старых файлов может быть очень нервным занятием. Однако вы также должны учитывать, что эти ненужные документы добавляют беспорядок в и без того запутанную файловую систему. Ознакомьтесь с правилами вашей компании по удалению файлов и убедитесь, что эти бизнес-файлы вам больше не понадобятся.
Если вы не уверены, создайте папку в корневой папке и назовите ее «неактивной» или «старой». Храните эти старые файлы в папке для безопасного хранения, пока вы не будете уверены, что она больше не будет использоваться.
7. Создавайте ярлыки и избранное
Эти функции отлично подходят для файлов и папок, которые вы используете каждый день. Вместо того, чтобы копаться в бесчисленных хранилищах, попробуйте создать доступ для этих файлов. Это может быть вкладка Finder для пользователей Mac или боковая панель проводника, если вы используете ПК. Использование этих параметров упростит поиск файлов.
Читайте также: 22 лучших бесплатных средства обновления драйверов для Windows 10, 8, 7 в 2021 году [обновлено]
Заключительные мысли: организация - ключ к успеху
Важно всегда помнить, что лучше всего обновлять и организовывать файлы, чтобы сохранять целостность везде, где вы храните документы. Ваша основная цель - гарантировать, что вы по-прежнему сможете найти то, что ищете, после его создания в системе управления файлами.
Более того, правильное управление и организация электронных файлов, несомненно, имеют решающее значение при настройке общей среды. Если ваших коллег нет рядом, вы можете быстро найти файлы, созданные ими, и получить к ним доступ.
Выполняя повседневные задачи, подумайте об упомянутых здесь идеях для сортировки файлов, которые у вас есть. В конечном итоге это будет удобно для вас и вашей организации.